Un système ne fonctionne que si ton équipe l'utilise aussi. Beaucoup d'entrepreneurs choisissent une application ou un système, mais oublient d'impliquer leurs collaborateurs dans le processus. Le résultat : de la résistance, des saisies incorrectes, ou le système n'est tout simplement pas utilisé. Dans cet article, tu apprendras comment recueillir et traiter les retours de ton équipe, afin que votre système fonctionne vraiment en pratique.
Pourquoi les retours des collaborateurs sont cruciaux
Toi en tant que propriétaire, tu vois les chiffres et les rapports. Mais ton chef, ton sous-chef et tes collaborateurs de cuisine l'utilisent au quotidien. Ils voient directement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas :
- Quelles étapes prennent trop de temps
- Où les erreurs sont commises
- Quelles informations manquent
- Quels processus ne sont pas clairs
Sans leurs retours, tu continues à te battre avec un système qui est parfait en théorie, mais qui ne fonctionne pas en pratique.
⚠️ Attention :
Les collaborateurs qui ne sont pas impliqués dans le choix d'un système vont souvent le saboter. Pas consciemment, mais en l'utilisant « mal » ou en le contournant.
Crée une culture de retour sécurisée
Ton équipe doit oser dire ce qui ne fonctionne pas, sans craindre les critiques. Rends clair que les retours sont les bienvenus :
- « Le système est là pour vous, pas l'inverse »
- « Si quelque chose ne fonctionne pas, je veux le savoir »
- « Votre expérience compte plus que ma théorie »
Organise une brève réunion hebdomadaire (10-15 minutes) où chacun peut dire ce qui fonctionne bien et ce qui pourrait s'améliorer.
💡 Exemple :
Un restaurant a implémenté un système HACCP numérique. Après 2 semaines, les collaborateurs de cuisine se plaignaient :
- « Saisir la température prend trop de temps pendant le service »
- « L'application plante si mes mains sont mouillées »
- « J'oublie parce que je ne reçois pas de rappel »
Solution : définir des horaires fixes (pas pendant le service), acheter une tablette étanche, et activer les rappels quotidiens.
Recueille des retours spécifiques
Ne demande pas « Comment ça va ? », mais pose des questions concrètes :
- « Quelle étape te prend le plus de temps ? »
- « Où fais-tu le plus d'erreurs ? »
- « Qu'aimerais-tu pouvoir sauter ? »
- « Quelles informations te manquent ? »
- « Quand n'utilises-tu pas le système ? »
Note ces retours et prends-les au sérieux. Un système qui coûte 5 minutes supplémentaires par jour te coûte plus de 30 heures de temps de travail par an.
💡 Exemple de session de retour :
Vérification hebdomadaire avec l'équipe sur la nouvelle application de coût alimentaire :
- Chef : « La saisie des recettes fonctionne bien, mais je veux pouvoir chercher plus vite »
- Sous-chef : « Ajuster la taille des portions n'est pas clair »
- Collaborateur de cuisine : « Je ne comprends pas les icônes d'allergènes »
Action : expliquer la fonction de recherche, créer un guide pour les portions, planifier une formation sur les allergènes.
Implémente les améliorations étape par étape
N'essaie pas de tout résoudre à la fois. Attaque-toi d'abord aux plus grandes frustrations :
- Semaine 1 : Résous le plus gros problème
- Semaine 2 : Réentraîne les fonctions peu claires
- Semaine 3 : Adapte les processus qui prennent trop de temps
- Semaine 4 : Évalue si ça fonctionne mieux
Communique ce que tu fais avec les retours. Montre que tu écoutes.
Fais du système une partie de la routine
Un système ne fonctionne que s'il devient automatique. Intègre-le dans les routines existantes :
- Associe-le aux tâches quotidiennes (mise en place, nettoyage)
- Fais-en partie de la passation de service
- Récompense l'utilisation correcte (ne punis pas les erreurs)
- Laisse les collaborateurs expérimentés former les nouveaux
💡 Exemple de routine :
Une bistro a intégré la mesure de température à la routine d'ouverture :
- 07:30 - Allumer les lumières, préparer le café
- 07:35 - Vérifier les températures et les saisir dans l'application
- 07:40 - Vérifier la mise en place
Après 3 semaines, tout le monde le faisait automatiquement, sans y penser.
Continue à évaluer le système
Un système n'est jamais terminé. Continues à vérifier régulièrement s'il fonctionne toujours :
- Évaluation mensuelle avec l'équipe
- Vérifie que les nouveaux collaborateurs comprennent
- Adapte-toi si les processus de cuisine changent
- Compare les chiffres : le système fonctionne-t-il comme prévu ?
Une application comme KitchenNmbrs peut être adaptée à ta façon de travailler. Mais seulement si tu sais ce qui pourrait s'améliorer.
Comment recueillir des retours utiles de ton équipe ?
Organise des sessions de retour hebdomadaires
Prévois chaque semaine 10-15 minutes avec ton équipe pour discuter de ce qui fonctionne bien et de ce qui pourrait s'améliorer. Rends-le sûr de signaler les problèmes sans conséquences.
Pose des questions spécifiques
Ne demande pas « comment ça va ? », mais « quelle étape te prend le plus de temps ? » et « où fais-tu des erreurs ? ». Note les réponses et prends-les au sérieux.
Implémente une amélioration par semaine
Attaque-toi d'abord au plus gros problème. Communique ce que tu fais avec les retours, afin que ton équipe voie que l'écoute paie. Évalue après une semaine si ça fonctionne mieux.
✨ Pro tip
Récompense les collaborateurs qui donnent des retours constructifs, par exemple en les impliquant dans la recherche de solutions. Ils se sentiront alors propriétaires du système plutôt que victimes.
Calculer vous-même ?
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Questions fréquentes
Et si mon équipe ne fait que se plaindre du nouveau système ?
C'est normal dans les premières semaines. Écoute les plaintes et cherche la vraie cause. Souvent, il s'agit d'un manque de clarté ou de temps supplémentaire, pas du système lui-même.
Comment empêcher les collaborateurs de contourner le système ?
Rends le système plus facile que l'ancienne méthode. Si la saisie est plus rapide que l'écriture sur papier, ils le feront d'eux-mêmes. Et explique pourquoi c'est important pour l'entreprise.
Dois-je suivre chaque suggestion de mon équipe ?
Non, mais prends chaque suggestion au sérieux. Explique pourquoi tu fais ou ne fais pas certaines choses. Il s'agit de faire sentir qu'on les écoute, pas de céder sur tout.
À quelle fréquence dois-je évaluer le système avec mon équipe ?
Hebdomadairement le premier mois, puis mensuellement. En cas de grands changements (nouveau menu, nouveaux collaborateurs), plus souvent. Ça prend peu de temps mais évite beaucoup de frustration.
Et si les nouveaux collaborateurs ne comprennent pas le système ?
Laisse les collègues expérimentés faire la formation, pas toi. Ils savent quels sont les pièges et peuvent l'expliquer de façon plus pratique. Crée une courte checklist pour les nouveaux.
⚠️ Règlement UE 1169/2011 — Information sur les allergènes — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Les informations relatives aux allergènes sur cette page sont basées sur le Règlement UE 1169/2011. Les recettes et ingrédients peuvent varier selon le fournisseur. Vérifiez toujours les informations actuelles sur les allergènes auprès de votre fournisseur et communiquez-les correctement à vos clients. KitchenNmbrs n'est pas responsable des réactions allergiques.
En France, la DGCCRF contrôle la réglementation sur les allergènes.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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