Muchos propietarios de restaurantes creen que tener beneficios es lo mismo que tener dinero en el banco. Este error de concepto ha hundido a incontables negocios de hostelería. Una previsión de cashflow te muestra la realidad: cuándo entra y cuándo sale el dinero durante tus primeros seis meses, que son los más críticos.
Por qué una previsión de cashflow no es opcional
Una previsión de cashflow no es un trámite contable. Es una herramienta de supervivencia. La diferencia entre beneficio y liquidez puede destruir tu negocio. Puedes tener beneficios sobre el papel y no tener dinero para pagar el alquiler.
💡 Ejemplo:
Facturas en enero 25.000 €, pero cobras en febrero porque el cliente es un servicio de catering. Mientras tanto, tienes que pagar nóminas y comprar materias primas.
Beneficio en papel: 5.000 €. Dinero en cuenta: 0 €.
La estructura básica de tu previsión
Una previsión de cashflow tiene tres bloques: ingresos, gastos y el saldo neto mensual. Crea una tabla con seis columnas —enero a junio— y organiza las partidas por categorías.
- Ingresos: Todo el dinero que entra (ventas, préstamos, aportación propia)
- Costes fijos: Alquiler, seguros, suscripciones, nóminas
- Costes variables: Materias primas, energía, limpieza
- Costes puntuales: Equipamiento, obras, licencias
Cómo hacer una previsión de ventas realista
La pregunta más difícil: ¿cuánto vas a vender? Empieza siendo conservador y trabaja con distintos escenarios. Mira, la mayoría de restaurantes que empiezan sobreestiman sus ventas entre un 30 y un 50% — un patrón que se repite constantemente en las finanzas de restauración.
💡 Ejemplo de cálculo para el mes 1:
- Plazas: 40
- Días abiertos: 25
- Ocupación: 30% (fase de arranque)
- Ticket medio: 28 €
- Ventas: 40 × 0,30 × 25 × 28 € = 8.400 €
Sube gradualmente: mes 2 (40%), mes 3 (50%), etc.
⚠️ Ojo:
Trabaja siempre con importes sin IVA para comparar con tus costes. El IVA que cobras al cliente no es tuyo — tienes que ingresarlo a Hacienda.
Identificar todos los costes fijos
Los costes fijos son predecibles y se repiten cada mes. Haz una lista de todos los gastos obligatorios, independientemente de lo que vendas.
- Alquiler: Incluidas cargas de comunidad y posibles actualizaciones
- Personal: Salarios brutos más cuotas a la Seguridad Social (aproximadamente un 30% adicional)
- Seguros: Responsabilidad civil, defensa jurídica, contenido
- Energía: Estimada según negocios similares de tu zona
- Suscripciones: Software, teléfono, internet, gestión de residuos
Estimar los costes variables
Los costes variables crecen con tus ventas. Trabaja con porcentajes sobre la facturación para que el cálculo sea realista.
💡 Porcentajes habituales:
- Materias primas (coste de alimentos): 28-35% sobre ventas
- Personal extra (días de alta ocupación): 5-10% sobre ventas
- Marketing: 2-5% sobre ventas
- Mantenimiento y reparaciones: 1-3% sobre ventas
Tener en cuenta la estacionalidad
No todos los meses son iguales. En hostelería hay épocas flojas y épocas de pico. Ajusta tu previsión según el tipo de negocio que tienes.
- Restaurantes de mediodía: Caída en vacaciones de verano
- Fine dining: Lleno en Navidad, flojo en enero
- Terrazas: Dependientes del tiempo, verano es temporada alta
Reserva para imprevistos
Siempre se rompe algo, los proveedores suben precios o necesitas más personal del previsto. Añade un 10-15% de margen sobre tus gastos estimados.
⚠️ Ojo:
Guarda como mínimo dos meses de costes fijos como reserva de emergencia. Los problemas de liquidez son la principal causa de cierre en restaurantes.
Revisar y ajustar cada mes
Una previsión de cashflow es un documento vivo. Compara cada mes tus cifras reales con lo que habías previsto y corrige donde haga falta. Según KitchenNmbrs, los restaurantes que hacen este seguimiento mensual detectan desviaciones críticas con semanas de antelación. A ver, cuanto antes lo veas, más margen tienes para reaccionar.
Con una calculadora de coste de alimentos puedes llevar el control de tu coste real y compararlo con tu previsión. Así sabes en todo momento si estás dentro del presupuesto.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto capital de trabajo necesito además de la inversión inicial?
¿Qué hago si mis ventas reales son menores que la previsión?
¿Debo incluir el IVA en la previsión de cashflow?
¿Con qué frecuencia debo actualizar la previsión?
¿Es normal tener cashflow negativo los primeros meses?
¿Qué herramientas puedo usar para hacer la previsión?
⚠️ Reglamento UE 1169/2011 — Información sobre alérgenos — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
La información sobre alérgenos en esta página se basa en el Reglamento UE 1169/2011. Las recetas e ingredientes pueden variar según el proveedor. Verifique siempre la información actualizada sobre alérgenos con su proveedor y comuníquela correctamente a sus clientes. KitchenNmbrs no es responsable de reacciones alérgicas.
En España, la AESAN supervisa la normativa de alérgenos.
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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