Eine Cashflow-Prognose zeigt, wie viel Geld jeden Monat in dein Restaurant fließt und abfließt. Ohne Prognose weißt du nicht, ob du genug Geld hast, um Lieferanten zu bezahlen oder wann du Gewinn machst. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine realistische Cashflow-Prognose für deine ersten sechs Monate erstellst.
Warum eine Cashflow-Prognose essentiell ist
Eine Cashflow-Prognose ist keine buchhalterische Verpflichtung, sondern ein Überlebenswerkzeug. Der Unterschied zwischen Gewinn und Cashflow kann dein Geschäft machen oder brechen. Du kannst nämlich auf dem Papier Gewinn machen, aber trotzdem kein Geld haben, um deine Miete zu bezahlen.
💡 Beispiel:
Du verkaufst im Januar für €25.000, bekommst aber erst im Februar Zahlungen von deinen Catering-Aufträgen. Inzwischen musst du dein Personal bezahlen und Zutaten einkaufen.
Gewinn auf dem Papier: €5.000. Geld auf dem Konto: €0.
Die Grundstruktur deiner Cashflow-Prognose
Eine Cashflow-Prognose besteht aus drei Teilen: Einnahmen, Ausgaben und die Differenz pro Monat. Erstelle eine Tabelle mit sechs Spalten (Januar bis Juni) und unterteile deine Positionen in Kategorien.
- Einnahmen: Alles Geld, das hereinkommt (Umsatz, eventuelles Darlehen, Eigenkapital)
- Fixkosten: Miete, Versicherungen, Abos, Löhne
- Variable Kosten: Zutaten, Energie, Reinigung
- Einmalige Kosten: Inventar, Renovierung, Genehmigungen
Realistische Umsatzprognose erstellen
Die schwierigste Frage: Wie viel wirst du verkaufen? Beginne vorsichtig und rechne mit verschiedenen Szenarien. Viele Startup-Restaurants überschätzen ihren Umsatz um 30-50%.
💡 Beispielberechnung Monat 1:
- Sitzplätze: 40
- Öffnungstage: 25
- Auslastung: 30% (Aufbauphase)
- Durchschnittliche Rechnung: €28
- Umsatz: 40 × 0,30 × 25 × €28 = €8.400
Baue langsam auf: Monat 2 (40%), Monat 3 (50%), usw.
⚠️ Achtung:
Rechne mit Umsatz ohne MwSt. für deinen Kostenvergleich. Du musst 19% MwSt. an das Finanzamt abführen.
Fixkosten erfassen
Fixkosten sind vorhersehbar und fallen jeden Monat an. Erstelle eine Liste aller obligatorischen Ausgaben, die du hast, unabhängig davon, wie viel du verkaufst.
- Miete: Inklusive Nebenkosten und eventueller Indexierung
- Personal: Bruttolöhne + Arbeitgeberanteile (etwa 25% zusätzlich)
- Versicherungen: Haftpflicht, Rechtsschutz, Inventar
- Energie: Geschätzt basierend auf vergleichbaren Betrieben
- Abos: Software, Telefon, Internet, Abfallwirtschaft
Variable Kosten schätzen
Variable Kosten steigen mit deinem Umsatz. Rechne mit Prozentsätzen deines Umsatzes, um es realistisch zu halten.
💡 Übliche Prozentsätze:
- Zutaten (Foodcost): 28-35% des Umsatzes
- Zusätzliches Personal (Stoßzeiten): 5-10% des Umsatzes
- Marketing: 2-5% des Umsatzes
- Wartung und Reparaturen: 1-3% des Umsatzes
Saisonschwankungen berücksichtigen
Nicht jeder Monat ist gleich. Restaurants haben oft eine ruhige Phase im Januar-Februar und Hochbetrieb um die Feiertage. Passe deine Prognose basierend auf deinen Betriebstyp an.
- Lunch-Restaurants: Ruhig in den Sommerferien
- Fine Dining: Voll zu Weihnachten, ruhig im Januar
- Terrasse: Wetterabhängig, Sommer = Hochsaison
Puffer für unerwartete Kosten
Es geht immer etwas kaputt, Lieferanten erhöhen Preise oder du brauchst mehr Personal als gedacht. Rechne mit 10-15% Puffer zusätzlich zu deinen Ausgaben.
⚠️ Achtung:
Halte mindestens zwei Monate Fixkosten als Notreserve bereit. Cashflow-Probleme sind der Hauptgrund, warum Restaurants Insolvenz anmelden.
Monatlich überprüfen und anpassen
Eine Cashflow-Prognose ist ein lebendes Dokument. Vergleiche jeden Monat deine tatsächlichen Zahlen mit deiner Prognose und passe an, wo nötig. So lernst du, immer besser einzuschätzen, was realistisch ist.
Mit einer App wie KitchenNmbrs kannst du deinen tatsächlichen Foodcost verfolgen und mit deiner Prognose vergleichen. So siehst du sofort, ob du im Budget bleibst.
Wie erstellst du eine Cashflow-Prognose? (Schritt für Schritt)
Erstelle eine Tabelle mit 6 Monaten
Setze die Monate Januar bis Juni in Spalten und erstelle Zeilen für Einnahmen, Fixkosten, variable Kosten und Summe. Beginne mit einer einfachen Excel-Datei oder nutze Google Sheets.
Schätze deinen Umsatz vorsichtig ein
Berechne: Sitzplätze × Auslastungsgrad × Öffnungstage × durchschnittliche Rechnung. Beginne mit niedriger Auslastung (30%) und baue langsam auf. Rechne alles ohne MwSt.
Liste alle Fixkosten auf
Notiere Miete, Löhne, Versicherungen, Energie und Abos. Diese Kosten hast du jeden Monat, unabhängig von deinem Umsatz. Vergesse nicht die Arbeitgeberanteile (25% zusätzlich zum Bruttolohn).
Berechne variable Kosten als Prozentsatz
Rechne Zutaten mit 30-35% des Umsatzes, zusätzliches Personal mit 5-10% und Marketing mit 2-5%. So steigen diese Kosten automatisch mit deinem Verkauf.
Füge einen Puffer von 15% hinzu
Addiere 15% zu deinen Gesamtausgaben für unerwartete Kosten. Es geht immer etwas kaputt oder Lieferanten erhöhen Preise. Besser zu vorsichtig als überrascht zu werden.
Überprüfe deinen Endsaldo pro Monat
Ziehe Ausgaben von Einnahmen pro Monat ab. Negativ = Geldmangel. Stelle sicher, dass du genug Startkapital für die ersten Monate mit Verlust hast.
✨ Pro tip
Erstelle drei Szenarien: pessimistisch (70% des erwarteten Umsatzes), realistisch (100%) und optimistisch (130%). So bist du auf verschiedene Ergebnisse vorbereitet und kannst schneller reagieren.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Startkapital brauche ich zusätzlich zu meiner Investition?
Rechne mit mindestens 3-6 Monaten Fixkosten als Betriebskapital. Die meisten Restaurants machen erst nach 6-12 Monaten Gewinn, also brauchst du einen Puffer, um Verluste aufzufangen.
Was ist, wenn mein tatsächlicher Umsatz niedriger ist als meine Prognose?
Passe deine Prognose sofort an und schaue, wo du Kosten senken kannst. Variable Kosten sinken mit dem Umsatz, aber Fixkosten bleiben. Konzentriere dich auf Marketing und Kundenakquise.
Muss ich MwSt. in meine Cashflow-Prognose einbeziehen?
Ja, aber separat berechnen. Du erhebst 19% MwSt. von Gästen, führst dies aber an das Finanzamt ab. Es ist nicht dein Geld, also rechne es nicht als Gewinn ein.
Wie oft sollte ich meine Cashflow-Prognose aktualisieren?
Jeden Monat mit der Realität vergleichen und für die kommenden Monate anpassen. Im ersten Jahr wöchentlich überprüfen, ob du noch im Plan mit deinen Ausgaben bist.
Was ist, wenn ich in den ersten Monaten einen negativen Cashflow habe?
Das ist normal für Startup-Restaurants. Stelle sicher, dass du genug Eigenkapital oder Kreditlinien hast, um dies aufzufangen. Plane im Voraus, wann du die Gewinnschwelle erreichst.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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