Eine Betriebskalkulation zeigt, ob dein Restaurant rentabel wird, bevor du startest. Viele Unternehmer unterschätzen Kosten und überschätzen Umsatz, wodurch sie nach einem Jahr in den roten Zahlen stehen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine realistische Betriebskalkulation erstellst.
Was ist eine Betriebskalkulation?
Eine Betriebskalkulation ist eine Übersicht aller erwarteten Einnahmen und Ausgaben deines Restaurants für das kommende Jahr. Sie zeigt, ob du Gewinn oder Verlust machen wirst.
Der Unterschied zu einem normalen Budget: Eine Betriebskalkulation konzentriert sich speziell auf die operativen Kosten und Umsatz, nicht auf Investitionen oder Darlehen.
💡 Beispiel:
Restaurant mit 50 Plätzen, 6 Tage offen:
- Erwarteter Umsatz: €450.000
- Food cost (30%): €135.000
- Personalkosten (35%): €157.500
- Sonstige Kosten: €120.000
Erwarteter Gewinn: €37.500
Einnahmen berechnen
Starten Sie mit einer realistischen Umsatzprognose. Viele angehende Unternehmer schätzen dies zu hoch ein.
So berechnen Sie:
- Anzahl der Plätze × Auslastungsgrad × durchschnittliche Rechnung × Anzahl der Öffnungstage
- Auslastungsgrad im ersten Jahr: oft 40-60% (nicht 80%!)
- Durchschnittliche Rechnung: Überprüfen Sie vergleichbare Restaurants in der Nähe
💡 Beispielberechnung:
Bistro mit 40 Plätzen:
- Auslastungsgrad: 50% = 20 Gäste/Tag durchschnittlich
- Durchschnittliche Rechnung: €35
- Offen 6 Tage/Woche = 312 Tage/Jahr
Umsatz: 20 × €35 × 312 = €218.400/Jahr
⚠️ Achtung:
Rechnen Sie mit Saisonschwankungen. Dezember ist oft 30% höher, August 20% niedriger als der Durchschnitt.
Fixkosten erfassen
Fixkosten zahlen Sie jeden Monat, unabhängig von Ihrem Umsatz. Diese sind oft am leichtesten vorherzusagen.
Wichtigste Fixkosten:
- Miete (einschließlich Nebenkosten)
- Versicherungen (Haftpflicht, Inventar, Rechtsschutz)
- Telefon, Internet, Alarmsystem
- Buchhalter, Verwaltung
- Abschreibungen Inventar (Küche, Möbel)
- Lizenzen (Musik, Software)
💡 Fixkosten Beispiel:
- Miete: €3.500/Monat
- Versicherungen: €400/Monat
- Energie (Grundverbrauch): €600/Monat
- Telefon/Internet: €150/Monat
- Buchhalter: €200/Monat
- Abschreibungen: €800/Monat
Gesamt fix: €5.650/Monat = €67.800/Jahr
Variable Kosten berechnen
Variable Kosten steigen mit Ihrem Umsatz. Je mehr Sie verkaufen, desto höher sind diese Kosten.
Food cost (Zutaten):
- Restaurants: 28-35% des Umsatzes
- Cafés: 25-30% des Umsatzes
- Fine Dining: 30-38% des Umsatzes
Personalkosten:
- Einschließlich Arbeitgeberabgaben: Lohn × 1,3
- Restaurants: 30-40% des Umsatzes
- Saisonarbeit: Rechnen Sie mit durchschnittlicher Stundenanzahl
💡 Personalkosten Beispiel:
Bei €218.400 Umsatz, 35% Personalkosten:
- Küchenchef: €2.800 brutto + 30% = €3.640/Monat
- Bedienung (2 × Teilzeit): €3.200 + 30% = €4.160/Monat
- Sie selbst: €2.000 + 30% = €2.600/Monat
Gesamt: €10.400/Monat = €124.800/Jahr (57% des Umsatzes)
⚠️ Achtung:
Personalkosten sind oft höher als erwartet wegen Krankheitsausfällen, Urlaubsgeld und Arbeitgeberabgaben. Rechnen Sie immer 30% extra auf den Bruttolohn.
Break-Even-Punkt bestimmen
Ihr Break-Even-Punkt ist der Moment, in dem Ihre Einnahmen gleich Ihren Ausgaben sind. Darunter machen Sie Verlust, darüber Gewinn.
Formel:
Break-Even-Umsatz = Fixkosten / (1 - Variable Kosten %)
💡 Break-Even-Berechnung:
- Fixkosten: €67.800/Jahr
- Variable Kosten: 65% (30% Lebensmittel + 35% Personal)
Break-Even: €67.800 / (1 - 0,65) = €193.714
Sie müssen mindestens €193.714 Umsatz machen, um die Gewinnschwelle zu erreichen.
Cashflow und Saisonen
Eine Betriebskalkulation zeigt das ganze Jahr, aber Ihr Cashflow variiert monatlich. Planen Sie für schwache Monate.
- Dezember: oft 130% des durchschnittlichen Umsatzes
- Januar/Februar: oft 70% des durchschnittlichen Umsatzes
- Sommermonate: abhängig von Lage und Konzept
Stellen Sie sicher, dass Sie genug Puffer für die ersten Monate haben. Viele Restaurants erreichen erst nach 6-12 Monaten ihr normales Umsatzniveau.
Wie erstelle ich eine Betriebskalkulation? (Schritt für Schritt)
Berechnen Sie Ihren erwarteten Umsatz
Multiplizieren Sie Plätze × Auslastungsgrad × durchschnittliche Rechnung × Öffnungstage pro Jahr. Seien Sie realistisch: Im ersten Jahr oft 40-60% Auslastung, nicht 80%.
Erstellen Sie eine Liste aller Fixkosten
Addieren Sie: Miete, Versicherungen, Energie (Grundverbrauch), Telefon, Buchhalter, Abschreibungen. Dies zahlen Sie jeden Monat, unabhängig vom Umsatz.
Berechnen Sie variable Kosten als Prozentsatz
Food cost 28-35% des Umsatzes, Personalkosten 30-40% des Umsatzes. Rechnen Sie bei Personal immer 30% Arbeitgeberabgaben hinzu.
Bestimmen Sie Ihren Break-Even-Punkt
Teilen Sie Fixkosten durch (100% - variable Kosten %). Dies ist Ihr Mindestumsatz, um die Gewinnschwelle zu erreichen.
Planen Sie Cashflow pro Monat
Verteilen Sie den Jahresumsatz auf 12 Monate, unter Berücksichtigung der Saisonen. Sorgen Sie für Puffer in den ersten 6 Monaten.
✨ Pro tip
Starten Sie mit einer Break-Even-Kalkulation: Was brauchen Sie mindestens zum Überleben? Bauen Sie darauf Ihre Gewinnmarge auf. So vermeiden Sie zu optimistische Rechnungen.
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Wie realistisch sollte ich meinen Umsatz schätzen?
Seien Sie konservativ. Neue Restaurants erreichen oft erst nach einem Jahr ihr volles Potenzial. Rechnen Sie im ersten Jahr mit 60-70% Ihrer maximalen Kapazität.
Welche Kosten vergesse ich oft?
Arbeitgeberabgaben (30% extra auf Bruttolohn), Ersatzkosten bei Krankheit, Saisonschwankungen bei Energie und Marketing für die Eröffnung.
Wie oft sollte ich meine Kalkulation aktualisieren?
Alle 3 Monate in den ersten 2 Jahren. Vergleichen Sie tatsächliche Zahlen mit Ihrer Prognose und passen Sie bei großen Abweichungen Ihre Erwartungen an.
Was ist, wenn mein Break-Even zu hoch liegt?
Suchen Sie nach niedrigeren Fixkosten (günstigere Lage) oder höherer Marge (bessere Einkäufe, effizientere Küche). Ein Break-Even über 80% des realistischen Umsatzes ist riskant.
Sollte ich VAT in meine Kalkulation einbeziehen?
Rechnen Sie immer ohne VAT. Die VAT, die Sie einnehmen, geben Sie an die Steuerbehörde weiter, dies ist keine Einnahme für Ihr Unternehmen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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