Bei Catering kannst du auf drei Arten abrechnen: pro Person, pro Stunde oder pro Projekt. Jede hat Vor- und Nachteile, je nach Art des Auftrags. Die richtige Wahl bestimmt, ob du profitabel bist oder Verlust auf einem Auftrag machst.
Die drei Abrechnungsmethoden
Bevor du dich entscheidest, musst du verstehen, was jede Methode bedeutet und wann sie sinnvoll ist.
💡 Beispiel: Geschäftslunch für 50 Personen
Gleicher Auftrag, verschiedene Methoden:
- Pro Person: €15,00 × 50 = €750
- Pro Stunde: €75/Stunde × 8 Stunden = €600
- Pro Projekt: Pauschalpreis €850
Welche ist die beste? Das hängt von deinen Kosten ab.
Berechne deine Kosten pro Methode
Für jede Methode musst du unterschiedliche Kosten berücksichtigen. Erstelle zunächst eine Kostenübersicht:
- Zutaten: Lebensmittelkosten pro Person
- Personal: Stunden Vorbereitung + Durchführung
- Transport: Kraftstoff, Zeit, Verschleiß
- Material: Geschirr, Wärmebehälter, Tische
- Overhead: Anteil deiner Fixkosten
💡 Beispiel: Kostenübersicht Geschäftslunch
- Zutaten: €6,50 pro Person × 50 = €325
- Personal: 8 Stunden × €25/Stunde = €200
- Transport: €40 hin und zurück
- Material: €50 (Geschirr, Wärmebehälter)
- Overhead: 15% der Gesamtsumme = €92
Gesamtkosten: €707
Wann rechnest du pro Person ab?
Pro Person funktioniert am besten, wenn die Lebensmittelkosten den größten Teil deiner Kosten ausmachen. Denk an Buffets, Grillveranstaltungen oder Lunch-Arrangements.
- Vorteil: Kosten skalieren automatisch mit der Anzahl der Gäste
- Vorteil: leicht zu kommunizieren gegenüber dem Kunden
- Nachteil: Transport- und Aufbaukosten sind gleich bei 20 oder 200 Personen
⚠️ Achtung:
Berechne immer einen Mindestpreis. Sonst verlierst du Geld bei kleinen Gruppen wegen Fixkosten wie Transport.
Wann rechnest du pro Stunde ab?
Pro Stunde ist sinnvoll, wenn du viel Zeit für Vorbereitung brauchst oder wenn der Kunde viel Service erwartet. Denk an Walking Dinners oder Events, bei denen du lange bleibst.
- Vorteil: zusätzliche Zeit wird automatisch vergütet
- Vorteil: verhindert Diskussionen über "noch schnell etwas"
- Nachteil: Kunde weiß vorher nicht genau, was es kostet
- Nachteil: schwer zu vergleichen mit Konkurrenz
💡 Beispiel: Wann ein Stundentarif sinnvoll ist
Empfang mit unbekannter Gästezahl:
- Aufbau: 2 Stunden × €75 = €150
- Service: 4 Stunden × €75 = €300
- Abbau: 1 Stunde × €75 = €75
- Plus Zutaten: €8 pro Person
Bei wechselnder Gästezahl hast du Sicherheit über deine Zeitvergütung.
Wann rechnest du pro Projekt ab?
Einen Projektpreis verwendest du für komplexe Aufträge oder wenn du einen Premium-Preis für dein Fachwissen verlangen möchtest. Denk an Themen-Events oder exklusive Dinner.
- Vorteil: Kunde weiß genau, was es kostet
- Vorteil: du kannst Effizienz belohnen (schneller fertig = mehr Gewinn)
- Nachteil: wenn du zu niedrig kalkulierst, verlierst du Geld
- Nachteil: zusätzliche Wünsche sind schwer hinzuzufügen
Die Break-Even-Berechnung
Für jede Methode berechnest du: Mindestpreis = Gesamtkosten + gewünschter Gewinn
💡 Beispiel: Break-Even-Vergleich
Kosten: €707, gewünschter Gewinn: 25% (€177)
- Pro Person: (€707 + €177) ÷ 50 = €17,68 pro Person
- Pro Stunde: (€707 + €177) ÷ 8 = €110,50 pro Stunde
- Pro Projekt: €707 + €177 = €884 insgesamt
Jetzt kannst du mit deinen normalen Tarifen vergleichen.
Kombination von Methoden
Oft ist eine Kombination am sinnvollsten. Zum Beispiel: Basispreis pro Person + Stundentarif für zusätzlichen Service.
- "€12 pro Person + €60/Stunde für Bedienung"
- "€500 Projektpreis bis 40 Personen, darüber €8 pro zusätzliche Person"
- "€15 pro Person, Mindestens 30 Personen"
⚠️ Achtung:
Mache Absprachen über Änderungen vorher klar. "Mehr als 10% zusätzliche Gäste = neue Berechnung" verhindert Diskussionen.
Wie wählst du die beste Abrechnungsmethode? (Schritt für Schritt)
Berechne alle Kosten
Erstelle eine Liste mit Zutaten, Personal, Transport, Material und Overhead. Addiere alles für die Gesamtkosten des Auftrags.
Bestimme deine gewünschte Gewinnmarge
Für Catering ist 20-30% Gewinn üblich. Addiere dies zu deinen Kosten für den Mindestverkaufspreis, den du brauchst.
Berechne alle drei Methoden
Teile deinen Mindestverkaufspreis durch die Anzahl der Personen, Stunden und vergleiche mit einem Projektpreis. Wähle die Methode, die am besten zur Art des Auftrags passt.
✨ Pro tip
Halte bei jedem Auftrag fest, welche Methode du verwendet hast und was dein tatsächlicher Gewinn war. Nach 10 Aufträgen siehst du, welcher Ansatz für dich am besten funktioniert.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist eine angemessene Gewinnmarge für Catering?
Für Catering ist eine Gewinnmarge von 20-30% üblich. Bei komplexen Aufträgen oder Premium-Service kannst du 35-40% verlangen.
Wie rechne ich Transport und Aufbau in meinen Preis ein?
Berechne deine Zeit (hin/zurück + laden/entladen) × dein Stundentarif, plus Kraftstoffkosten. Verteile dies auf die Anzahl der Personen oder berechne es separat.
Was mache ich, wenn der Kunde über den Preis verhandeln möchte?
Zeige, was in deinem Preis enthalten ist: Zutaten, Zeit, Service. Du kannst Service reduzieren, aber gehe nie unter deine Kostpreis.
Muss ich die Mehrwertsteuer bei Catering separat aufführen?
Ja, Catering unterliegt 19% Mehrwertsteuer. Gib immer an, ob dein Preis inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer ist, um Verwirrung zu vermeiden.
Wann fordere ich eine Anzahlung an?
Bei Aufträgen über €500 forderst du 50% Anzahlung. Dies deckt deine Einkaufskosten und verhindert, dass du bei Stornierung mit leeren Händen dasteht.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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