L'inventaire est ton meilleur contrôle sur les factures des fournisseurs. Beaucoup de restaurants paient trop cher parce qu'ils ne vérifient pas les factures avec ce qui a été réellement livré. En comptant les stocks avant et après la livraison, tu vois immédiatement si la facture correspond à ce qui se trouve dans ton réfrigérateur.
Pourquoi la vérification des factures via l'inventaire est cruciale
Ton fournisseur facture 50 kg de pommes de terre, mais il n'y en a que 45 kg dans ton inventaire. Sans comptage, tu paies pour 5 kg que tu n'as jamais reçus. À €2 par kg, cela te coûte €10 par livraison. Avec 3 livraisons par semaine, tu perds €1.560 par an.
⚠️ Attention :
Beaucoup de cuisines ne contrôlent que la facture, pas ce qui a été réellement livré. Les erreurs de poids, de qualité ou les articles manquants passent inaperçus.
La méthode de comptage des stocks
Cette méthode fonctionne en trois étapes : compter avant la livraison, compter après la livraison, comparer avec la facture. Ainsi, tu vois exactement ce qui arrive et si cela correspond à ce que tu paies.
💡 Exemple :
Inventaire avant livraison :
- Bœuf : 12 kg
- Saumon : 8 kg
- Pommes de terre : 25 kg
La facture indique livré :
- Bœuf : +15 kg
- Saumon : +10 kg
- Pommes de terre : +30 kg
Inventaire attendu : 27 kg de bœuf, 18 kg de saumon, 55 kg de pommes de terre
Contrôle du poids et de la qualité
Ne compte pas seulement les quantités, mais vérifie aussi les poids. Une boîte « 10 kg » de saumon peut contenir 9,2 kg. À €24 par kg, tu paies €19,20 de trop pour du vent. Vérifie aussi la qualité : les légumes endommagés ou la viande avec une courte durée de conservation valent moins.
- Pèse par sondage : Surtout pour les produits chers comme la viande et le poisson
- Vérifie la date limite : Une courte DLC signifie moins de valeur
- Évalue la qualité : Les produits endommagés méritent un crédit
- Note les écarts : Immédiatement à la livraison, pas plus tard
💡 Exemple d'écart :
Facture : 10 kg de saumon à €24 = €240
Poids réel mesuré : 9,1 kg
Différence : 0,9 kg × €24 = €21,60
Action : Demander un crédit de €21,60
Enregistrement numérique vs papier
Les listes d'inventaire papier se perdent et sont difficiles à comparer. L'enregistrement numérique (par exemple dans une application comme KitchenNmbrs) sauvegarde automatiquement tes comptages et peut comparer les factures avec les mutations de stock. Cela te fait gagner du temps et évite les erreurs.
Quand agir
Contacte immédiatement ton fournisseur en cas d'écart supérieur à 2% de la valeur de la facture. Les petits écarts (moins de €5) coûtent plus de temps qu'ils ne rapportent. Les grands écarts (plus de €20) doivent toujours être corrigés.
⚠️ Attention :
Demande un crédit dans les 24 heures suivant la livraison. Plus tard, il devient plus difficile de prouver que l'erreur vient du fournisseur.
Comment effectuer une vérification des factures via l'inventaire ?
Compter l'inventaire avant la livraison
Fais un aperçu de tous les produits qui vont être livrés. Note les quantités exactes et les poids de ce qui se trouve déjà en stock. C'est ton point de départ pour la comparaison.
Vérifier la livraison à l'arrivée
Pèse et compte tous les produits livrés. Fais attention à la qualité, à la date limite et à l'emballage. Note les écarts immédiatement, avant que le chauffeur ne parte.
Compter l'inventaire final et comparer
Compte ton inventaire total après la livraison. Compare avec l'inventaire initial plus la facture. Écart supérieur à 2% ? Contacte immédiatement ton fournisseur pour demander un crédit.
✨ Pro tip
Compte toujours par sondage lors de livraisons coûteuses. Pèse 2-3 boîtes du même produit - si elles s'écartent, contrôle la livraison entière.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
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Questions fréquentes
À quelle fréquence dois-je compter l'inventaire pour vérifier les factures ?
À chaque livraison importante (plus de €100) et au minimum 1 fois par semaine pour ton inventaire total. Pour les produits chers comme la viande et le poisson, toujours vérifier à la livraison.
Que faire s'il y a une différence entre la facture et l'inventaire ?
Contacte ton fournisseur dans les 24 heures. Envoie des photos de ton comptage et de la facture. Demande un crédit pour la différence, surtout pour les montants supérieurs à €20.
Puis-je automatiser la vérification des factures ?
Partiellement. Les applications peuvent suivre les mutations de stock et les comparer avec les factures. Mais le comptage et la pesée physiques doivent encore être faits manuellement.
Quels produits dois-je toujours vérifier ?
Tous les produits chers (viande, poisson, ingrédients spéciaux) et les produits que tu achètes au poids. Pour les légumes et les fruits, fais surtout attention à la qualité et à la date limite.
Que faire si mon fournisseur ne coopère pas aux corrections ?
Documente tout correctement (photos, poids, dates). En cas de problèmes répétés, envisage un autre fournisseur. Un bon fournisseur résout les erreurs rapidement et équitablement.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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