L'administration en restauration est souvent un puzzle de différents systèmes. Vous avez Excel pour les coûts, des listes papier pour HACCP, un autre système pour les recettes et quelque chose d'autre pour l'enregistrement des allergènes. Un seul système intégré peut transformer ce chaos en clarté et en tranquillité.
D'où vient le chaos administratif
La plupart des restaurateurs commencent petit. Un fichier Excel pour les coûts, un carnet pour les recettes, des listes de température papier sur le réfrigérateur. Ça marche très bien au départ.
Mais à mesure que votre entreprise grandit, c'est devenu un fouillis de différents systèmes :
- Excel pour les calculs de coûts (si vous le mettez à jour)
- Listes HACCP papier (que vous perdez souvent)
- Recettes dans la tête de votre chef
- Informations sur les allergènes sur des bouts de papier
- Informations sur les fournisseurs dans différents dossiers
⚠️ Attention :
Le vrai problème n'est pas d'avoir beaucoup de systèmes, c'est qu'ils ne communiquent pas entre eux. Vous entrez les mêmes informations trois fois et pourtant les chiffres ne correspondent pas.
Quels éléments deviennent directement plus faciles
Avec un seul système intégré, les plus grandes frustrations disparaissent :
Les calculs de coûts deviennent automatiques
Vous entrez un ingrédient une seule fois avec son prix. Le système calcule automatiquement le coût de tous les plats qui contiennent cet ingrédient. Plus de formules Excel qui se cassent.
? Exemple :
Votre fournisseur augmente le prix du saumon de €24 à €28 par kilo :
- Excel : vous devez mettre à jour 8 fichiers différents
- Un seul système : vous ajustez un prix, tous les plats sont automatiquement recalculés
Gain de temps : 30 minutes à 30 secondes
Les enregistrements HACCP toujours à portée de main
Températures, contrôles de livraison et enregistrements de nettoyage dans une seule app. Lors d'une inspection NVWA, vous avez tout disponible immédiatement, pas besoin de fouiller dans des piles de papier.
Les recettes liées aux coûts et aux allergènes
Chaque recette affiche automatiquement le coût et les allergènes qu'elle contient. Si vous modifiez une recette, le coût et les informations sur les allergènes s'ajustent automatiquement.
? Exemple :
Vous ajoutez des noix à votre salade :
- Le coût est automatiquement recalculé
- L'allergène 'noix' est automatiquement ajouté
- Votre équipe voit immédiatement les nouvelles informations
Plus d'allergènes oubliés sur la carte
Ce que ça vous apporte en temps et en argent
La plupart des entrepreneurs sous-estiment le temps qu'ils perdent à faire du travail en double :
- Mettre à jour les coûts : de 2 heures par semaine à 15 minutes
- Chercher HACCP lors d'une inspection : de 30 minutes de stress à 2 minutes pour montrer
- Former un nouveau collaborateur : tout est au même endroit
- Modifier la carte : le coût et les allergènes sont immédiatement à jour
Mais plus important que le temps, c'est la tranquillité. Vous savez que vos chiffres sont corrects. Vous savez que votre HACCP est en ordre. Vous savez que votre équipe a les bonnes informations.
? Exemple de gain de temps :
Restaurant avec 25 plats à la carte :
- Systèmes séparés : 4 heures par semaine d'administration
- Un seul système : 1 heure par semaine d'administration
Économie : 3 heures par semaine = 156 heures par an
Quand un seul système a le plus de sens
Pas chaque cuisine a immédiatement besoin d'un seul système intégré. Ça dépend de votre situation :
Un seul système a du sens si vous :
- Avez plus de 15 plats à votre carte
- Changez régulièrement les prix des fournisseurs
- Avez plusieurs membres d'équipe qui ont besoin d'informations
- Développez souvent de nouveaux plats
- Avez du mal à tenir à jour l'administration HACCP
Les systèmes séparés peuvent suffire si vous :
- Avez une très petite carte (5-10 plats)
- Changez rarement les prix
- Travaillez seul (pas d'équipe)
- Êtes très doué avec Excel
Comment faire la transition
L'idée de passer à un seul nouveau système peut être accablante. Mais ce n'est pas obligatoire de le faire d'un coup :
Commencez par les coûts
Commencez avec vos 5 plats les plus vendus. Entrez-les avec tous les ingrédients. Vérifiez si le coût calculé correspond à ce que vous pensiez.
Ajoutez HACCP
Utilisez la même app pour les enregistrements de température. Les listes papier peuvent disparaître.
Élargissez à toutes les recettes
Ajoutez progressivement plus de plats. Votre équipe s'habitue au nouveau système.
⚠️ Attention :
Gardez vos anciens systèmes en parallèle pendant un mois. Ainsi, vous pouvez vérifier que tout est correct avant de basculer complètement.
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KitchenNmbrs combine le calcul des coûts, les enregistrements HACCP, la gestion des recettes et les informations sur les allergènes dans une seule app mobile. Conçu pour les restaurateurs indépendants qui veulent du contrôle sans complexité.
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Comment passer à un seul système ? (étape par étape)
Inventoriez votre chaos actuel
Notez les systèmes que vous utilisez actuellement : fichiers Excel, listes papier, carnets. Comptez combien de temps par semaine vous consacrez à l'administration. Ce sera votre point de départ pour mesurer l'amélioration.
Commencez par vos meilleures ventes
Choisissez vos 5 plats les plus vendus. Entrez-les dans le nouveau système avec tous les ingrédients et prix. Vérifiez si le coût calculé correspond à ce que vous attendiez.
Testez en parallèle pendant un mois
Utilisez le nouveau système à côté de votre ancienne méthode. Comparez les chiffres, testez si l'équipe peut l'utiliser. Ce n'est qu'après un mois de contrôle en parallèle que vous basculez complètement.
✨ Pro tip
Ne commencez pas avec tous vos plats à la fois. Choisissez vos 3 articles les plus vendus, entrez-les parfaitement, puis élargissez. Ainsi, vous évitez de vous sentir submergé et vous voyez immédiatement les résultats.
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Questions fréquentes
Dois-je réentrer toutes mes recettes dans un nouveau système ?
Et si mon équipe n'est pas douée avec les apps et la technologie ?
Puis-je importer mes fichiers Excel dans un nouveau système ?
Que se passe-t-il avec mes données si j'arrête d'utiliser le système ?
Combien de temps faut-il pour passer à un seul système ?
Un seul système n'est-il pas plus cher que des solutions séparées ?
Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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