Taper des recettes, noter les températures manuellement, mettre à jour des feuilles Excel - beaucoup de restaurateurs passent des heures chaque semaine à des tâches administratives qui pourraient être automatisées. Avec les bons outils numériques, tu peux éliminer jusqu'à 80% de ton travail administratif, des enregistrements HACCP aux calculs de coûts. Dans cet article, découvre quelles tâches tu peux automatiser et combien de temps tu gagneras.
Où va ton temps ?
La plupart des restaurateurs passent 6-10 heures par semaine à des tâches administratives. C'est du temps que tu ne passes pas en cuisine ou avec tes clients.
💡 Exemple : Tâches administratives hebdomadaires
Un restaurateur moyen consacre chaque semaine :
- Enregistrement des températures HACCP : 2 heures
- Calcul des coûts dans Excel : 2,5 heures
- Saisie et impression des recettes : 1,5 heure
- Traitement des factures des fournisseurs : 2 heures
- Comptage et enregistrement des stocks : 2 heures
Total : 10 heures par semaine = 520 heures par an
Qu'est-ce que tu peux automatiser ?
Tout ne doit pas être fait manuellement. Beaucoup de tâches peuvent être numérisées ou même complètement automatisées.
Calculs de coûts :
Au lieu d'utiliser des formules Excel, tu peux utiliser une application qui calcule automatiquement ton food cost. Tu changes le prix d'achat ? Le coût de tous tes plats s'ajuste automatiquement.
Enregistrements HACCP :
Saisir les températures sur ton téléphone est plus rapide que de remplir des listes papier. Et tu ne les perds jamais.
Partage de recettes :
Une seule recette numérique que toute ton équipe peut consulter. Plus de petits papiers qui se perdent.
⚠️ Attention :
L'automatisation ne signifie pas que tu n'as plus de contrôle. Tu dois toujours mesurer les températures et goûter les plats. L'application enregistre simplement ce que tu saisis.
Combien de temps gagnes-tu ?
Avec les bons outils, tu peux réduire ton travail administratif hebdomadaire de 10 heures à 2-3 heures.
💡 Exemple : Après numérisation
Les mêmes tâches avec une application comme KitchenNmbrs :
- Températures HACCP : 30 minutes (saisie mobile)
- Coûts : 0 minute (automatique)
- Recettes : 15 minutes (saisie numérique une fois)
- Factures des fournisseurs : 1 heure (mise à jour des prix dans l'app)
- Stocks : 1 heure (comptage moins fréquent grâce à une meilleure visibilité)
Total : 2,75 heures par semaine = 7+ heures d'économies
Que fais-tu avec ce temps supplémentaire ?
7 heures par semaine, c'est 364 heures par an. C'est plus de 9 semaines de travail. Tu peux consacrer ce temps à :
- Développement du menu : Tester de nouveaux plats
- Formation de l'équipe : Mieux former ton personnel
- Contact avec les clients : Plus de temps pour discuter avec tes clients
- Marketing : Réseaux sociaux, organisation d'événements
- Repos : Simplement une soirée libre
Le premier pas
Commence petit. Choisis une tâche que tu fais actuellement manuellement et numérise-la. Par exemple : enregistrer les températures sur ton téléphone au lieu de sur papier.
Beaucoup d'entrepreneurs commencent par le calcul des coûts. Au lieu d'utiliser Excel, ils utilisent une application qui recalcule automatiquement quand les prix changent. Cela économise déjà 2-3 heures par semaine.
💡 Exemple : ROI de la numérisation
Supposons que tu économises 7 heures par semaine et que ton temps vaut €25/heure :
- Économies par semaine : 7 × €25 = €175
- Économies par mois : €175 × 4 = €700
- Coûts de l'application : €25-50 par mois
Économies nettes : €650+ par mois
Comment aborder la numérisation ? (étape par étape)
Fais une liste de tes tâches administratives hebdomadaires
Note les tâches que tu fais chaque semaine et le temps qu'elles prennent. Pense à : taper des recettes, noter les températures, calculer les coûts, compter les stocks.
Choisis une tâche à numériser
Commence par la tâche qui te prend le plus de temps ou qui te frustre le plus. Le calcul des coûts est souvent un bon point de départ car l'impact est immédiatement visible.
Teste une solution numérique
Essaie une application ou un outil gratuitement. La plupart offrent une période d'essai. Mesure le temps que tu économises la première semaine et calcule si l'investissement en vaut la peine.
✨ Pro tip
Commence par numériser une seule tâche et mesure les économies de temps. Si tu gagnes 2+ heures par semaine, toute application horeca est déjà rentable.
Calculer vous-même ?
Dans l'application KitchenNmbrs, c'est en quelques clics. 7 jours gratuits, sans carte de crédit.
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Questions fréquentes
La numérisation n'est-elle pas chère pour une petite entreprise ?
La plupart des applications horeca coûtent €25-50 par mois. Si tu économises 7 heures par semaine, tu rentabilises cela avec seulement 2 heures de temps productif supplémentaire.
Et si mon équipe n'est pas à l'aise avec le numérique ?
Commence par toi-même et une seule tâche simple. Les applications horeca modernes sont conçues pour être faciles à utiliser. Ton équipe apprendra naturellement en voyant que cela économise du temps.
Quelle tâche dois-je numériser en premier ?
Le calcul des coûts offre souvent les plus grandes économies de temps et un impact direct sur ton profit. L'enregistrement HACCP est aussi un bon point de départ car c'est une tâche quotidienne.
Ne peux-je pas simplement continuer à utiliser Excel ?
Excel fonctionne, mais prend beaucoup de temps lors des mises à jour. Si ton fournisseur augmente ses prix, tu dois ajuster manuellement toutes les formules. Une application le fait automatiquement.
Et si l'application s'arrête ou que je change de fournisseur ?
Choisis une application qui permet l'export de données. Tu peux toujours emporter tes recettes et tes prix. C'est quand même mieux que de tout perdre sur papier.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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