El TPV se cae y de golpe no ves cifras de ventas ni datos de costes. Un fallo técnico así puede paralizar tu operativa por completo. Con un plan de emergencia bien pensado, puedes mantener el control manual de tus números clave sin que el servicio se resienta demasiado.
Plan de acción inmediata: los primeros 30 minutos
El pánico es tu peor enemigo cuando el TPV se cae. Hay tres cosas que necesitan atención inmediata: continuar el servicio, registrar la facturación y monitorizar el coste de alimentos.
⚠️ Ojo:
Primero asegúrate de que los clientes puedan pagar. Un datáfono móvil o un sistema solo en efectivo tiene prioridad absoluta. El control de costes viene después.
- Cambia de inmediato a tickets manuales o a un sistema de reserva en papel
- Anota cada pedido con sus precios correspondientes
- Crea una lista separada de los platos que salen de cocina
- Llama cuanto antes a tu proveedor de IT para saber cuándo se recupera el sistema
Montar un control manual del coste de alimentos
Sin datos del TPV te quedas a ciegas sobre qué platos has vendido. Pero sí puedes rastrear lo que consumes y lo que te cuesta. Mira, no es tan complicado si lo estructuras bien.
💡 Ejemplo de lista de emergencia:
Monta una tabla sencilla en papel:
- Plato vendido: Salmón
- Número de raciones: 8
- Coste por ración: 6,75 €
- Coste total: 54,00 €
Suma todos los costes al final del servicio.
Céntrate en los 5 platos más populares. Esos generan habitualmente el 80 % de tu facturación diaria. El resto lo cuadras después, cuando el sistema vuelva.
Control de inventario sin sistema
Normalmente tu TPV registra todas las ventas y sabes exactamente qué stock deberías tener. Ahora toca contar a mano.
- Cuenta por la mañana el stock de los ingredientes esenciales
- Registra cada pedido que salga de cocina
- Cuenta por la noche lo que queda
- La diferencia es lo que has vendido realmente
💡 Ejemplo de control de inventario:
Entrecot hoy:
- Inicio: 18 unidades
- Vendidas (contadas): 11 unidades
- Final: 7 unidades
- Comprobación: 18 - 11 = 7 ✓ Correcto
Minimizar el impacto económico
Un fallo en el TPV te golpea en tres puntos: facturación perdida, errores en los pedidos y pérdida de datos. Fíjate bien en lo que sí puedes controlar y pon ahí toda la energía.
⚠️ Ojo:
Sin TPV, el personal comete más errores. Cuenta con un 10-15 % extra de merma y pedidos equivocados.
Al final del día, calcula tu facturación estimada y compárala con un día normal. Suma todos los tickets manuales y comprueba si esa cifra cuadra con el consumo de cocina.
Recuperación de datos: ¿qué se puede salvar?
He trabajado casi una década en gestión de cocinas y te cuento que la reconstrucción rápida de datos es esencial. En cuanto el sistema vuelva a funcionar, tienes que completar los datos que faltan para tu contabilidad y tu control de stock.
- Escanea todos los tickets manuales e introdúcelos en digital
- Compara tu recuento de inventario con lo que esperaba el sistema
- Documenta las desviaciones y corrígelas
- Verifica que todos los pagos estén registrados correctamente
💡 Estrategia de copias de seguridad:
Para que no vuelva a pasarte:
- Guarda el coste de alimentos también fuera del TPV
- Haz copias de seguridad diarias de tus cifras de ventas
- Ten siempre un datáfono móvil a mano
- Forma al personal en los procedimientos manuales de emergencia
Apps de food cost como sistema de respaldo
Una calculadora de costes funciona de forma completamente independiente de tu TPV. Tus fichas técnicas y costes de alimentos están siempre accesibles, incluso cuando hay un fallo técnico.
Durante una avería puedes:
- Consultar el coste por plato
- Registrar ventas manualmente
- Calcular márgenes brutos
- Seguir con los registros APPCC sin interrupción
Según KitchenNmbrs, los establecimientos que usan una app de costes independiente del TPV recuperan el control operativo en menos de 15 minutos tras una avería. Eso sí, la app tiene que estar configurada de antemano — no la instales el día que falla todo.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
¿Te resultó útil este artículo?
Preguntas frecuentes
¿Puedo mantener el restaurante abierto sin TPV?
¿Cómo sé si estoy ganando dinero sin los datos del TPV?
¿Qué hago si mi equipo comete muchos errores con los tickets manuales?
¿Tengo que avisar a mis proveedores si falla el TPV?
¿Qué platos debo retirar de la carta durante la avería?
¿Cuánto tiempo lleva recuperar los datos del TPV tras una avería?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
Preguntas relacionadas
Explorar más temas
Toma mejores decisiones con cifras reales
¿Cambiar el menú? ¿Subir precios? ¿Probar un nuevo concepto? KitchenNmbrs simula escenarios con tus propios datos. Pruébalo gratis 14 días.
Iniciar prueba gratuita →