Wer darf über kostenlose Getränke, Extras oder Rabatte entscheiden? Ohne klare Absprachen wird das zum Kostenfaktor. Mitarbeiter geben willkürlich Dinge weg, Gäste erwarten immer mehr, und du hast keine Ahnung, wie viel das kostet.
Das Problem: Jeder entscheidet anders
Ohne klare Regeln entsteht Chaos. Die eine Serviererin gibt kostenlosen Kaffee bei jeder Beschwerde, die andere nicht. Dein Barkeeper spendiert seinen Freunden einen Drink, dein Chef gibt Stammgästen extra große Portionen. Niemand weiß, was erlaubt ist und was nicht.
💡 Beispiel:
Restaurant mit 4 Mitarbeitern, keine klaren Regeln:
- Serviererin A: gibt kostenloses Dessert bei Beschwerde
- Serviererin B: gibt nie etwas kostenlos
- Barkeeper: kostenloses Getränk für Freunde
- Chef: extra große Portionen für Stammgäste
Ergebnis: unzufriedene Gäste und unkontrollierbare Kosten
Was das ohne Kontrolle kostet
Die meisten Unternehmer unterschätzen, wie viel das kostet. Ein kostenloses Kaffee wirkt harmlos, addiert sich aber schnell.
💡 Rechenbeispiel:
Durchschnittliches Restaurant, 100 Couverts pro Tag:
- 5 kostenlose Kaffees pro Tag (€2,50 Verkauf, €0,40 Einkauf)
- 2 kostenlose Desserts pro Woche (€8,50 Verkauf, €2,10 Einkauf)
- 3 extra große Portionen pro Tag (€3,00 zusätzlicher Einkauf)
Kosten pro Jahr: €7.280 an verschenktem Umsatz + €2.920 zusätzlicher Einkauf = €10.200
Die Auswirkungen auf dein Team
Ohne klare Regeln entsteht Frustration bei deinen Mitarbeitern. Einige fühlen sich verpflichtet, großzügig zu sein, andere trauen sich, nichts zu geben. Das führt zu inkonsistentem Service und unzufriedenen Gästen.
- Mitarbeiter wissen nicht, was erwartet wird
- Einige geben aus Unsicherheit zu viel weg
- Andere geben nichts und wirken unfreundlich
- Gäste werden unterschiedlich behandelt
- Teamkollegen ärgern sich übereinander
⚠️ Achtung:
Mitarbeiter, die zu viel weggeben, tun das oft in guter Absicht. Ohne klare Grenzen wissen sie nicht, was akzeptabel ist.
Auswirkungen auf deine Gäste
Inkonsistenz verwirrt Gäste. Das eine Mal bekommen sie etwas kostenlos, das andere Mal nicht. Das führt zu Frustration und Diskussionen.
- Gäste wissen nicht, was sie erwarten können
- Einige fühlen sich bevorzugt, andere benachteiligt
- Diskussionen mit Personal, warum sie nichts bekommen
- Erwartungen, die immer höher werden
Wie das deine Rentabilität beeinflusst
Neben den direkten Kosten für verschenkte Produkte beeinflusst das auch deine Preismacht. Gäste erwarten, dass sie immer etwas Zusätzliches bekommen.
💡 Beispiel:
Gast bekommt 3x kostenlosen Kaffee nach dem Essen:
- 4. Mal: kein kostenloses Kaffee
- Gast ist enttäuscht: "Letztes Mal schon..."
- Diskussion mit Personal
- Gast fühlt sich weniger willkommen
- Negative Erfahrung trotz guten Essens
Die Lösung: klare Regeln
Mache konkrete Absprachen darüber, wer was entscheiden darf. Schreib das auf und bespreche es mit deinem Team.
- Nur Manager/Inhaber darf Rabatte geben
- Maximalbetrag pro Mitarbeiter (zum Beispiel €5 pro Tag)
- Feste Momente, wann etwas kostenlos sein darf (Geburtstag, Beschwerde)
- Registriere alles, was weggegeben wird
- Bespreche monatlich die Zahlen mit deinem Team
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du verfolgen, was weggegeben wird, damit du die Kosten im Blick behältst, ohne dass es viel Zeit kostet.
Wie setzt du das um? (Schritt für Schritt)
Mache konkrete Regeln
Bestimme, wer was weggeben darf und bis zu welchem Betrag. Zum Beispiel: nur Manager darf Rabatte geben, Mitarbeiter maximal €3 pro Gast pro Tag. Halte das schriftlich fest.
Trainiere dein Team
Bespreche die Regeln mit allen Mitarbeitern. Erkläre, warum das wichtig ist und wie sie in verschiedenen Situationen handeln sollen. Übe ein paar Szenarien durch.
Registriere alles
Halte fest, was weggegeben wird. Notiere Datum, Mitarbeiter, Grund und Wert. Überprüfe wöchentlich die Zahlen und bespreche Abweichungen mit deinem Team.
✨ Pro tip
Mache ein 'Weggebebudget' pro Mitarbeiter von €3-5 pro Tag. So bleiben sie flexibel für echte Ausnahmen, aber du hältst die Kosten unter Kontrolle.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist, wenn sich ein Mitarbeiter nicht an die Regeln hält?
Bespreche das direkt unter vier Augen. Oft passiert das aus Unwissenheit, nicht mit Absicht. Erkläre nochmal, warum die Regeln es gibt und welche Auswirkungen das auf den Betrieb hat.
Wie viel darf ich maximal pro Tag weggeben?
Eine Faustregel ist maximal 1-2% deines Tagesumsatzes. Bei €1000 Umsatz pro Tag also €10-20. Mehr als das frisst zu viel von deiner Marge auf.
Muss ich alles registrieren, was kostenlos weggegeben wird?
Ja, auch kleine Dinge wie kostenloses Kaffee. Sonst hast du keine Ahnung, was es wirklich kostet. Es muss nicht kompliziert sein, eine einfache Liste reicht.
Was ist, wenn Gäste sauer werden, weil sie nichts kostenlos bekommen?
Trainiere deine Mitarbeiter, wie sie das erklären. Konzentriere dich auf die Qualität deines Essens und deines Service statt auf kostenlose Extras. Konsistenz ist wichtiger als gelegentliche Geschenke.
Können Mitarbeiter überhaupt nichts mehr weggeben?
Das hängt von deinen Regeln ab. Viele Unternehmer geben Mitarbeitern ein kleines Budget (€3-5 pro Tag), um flexibel für echte Ausnahmesituationen zu bleiben.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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