Zahlen mit deinem Team zu besprechen ist entscheidend, um die Kontrolle über dein Geschäft zu behalten. Viele Unternehmer tun dies ad hoc oder gar nicht, wodurch Probleme zu spät erkannt werden. Durch feste Absprachen machst du aus Zahlen eine Routine statt eines Krisenwerkzeugs.
Warum feste Absprachen über Zahlen wichtig sind
Wenn du dir Zahlen nur anschaust, wenn etwas schiefzugehen scheint, bist du immer zu spät dran. Dein Team muss wissen, wann und wie ihr zusammen die Leistungen besprecht.
- Verhindert Überraschungen am Ende des Monats
- Gibt deinem Team Eigenverantwortung für Ergebnisse
- Macht Zahlen zu einem normalen Gesprächsthema
- Hilft dabei, Probleme früh zu erkennen
Welche Zahlen besprichst du mit welchen Teamkollegen
Nicht jeder muss alles wissen. Teile Informationen basierend auf Verantwortung und Einfluss.
💡 Beispiel Aufteilung:
Mit deinem Souschef (wöchentlich):
- Foodcost pro Gericht
- Verschwendung und Einkauf
- Beliebte vs. weniger beliebte Gerichte
Mit deinem Barmanager (wöchentlich):
- Pour Cost alkoholischer Getränke
- Umsatz pro Getränkeart
- Getränkebestand und Einkauf
Mit deinem ganzen Team (monatlich):
- Gesamtumsatz und Anzahl der Gäste
- Durchschnittliche Bonwert
- Kundenzufriedenheit und Bewertungen
Häufigkeit von Absprachen festlegen
Die Häufigkeit hängt von der Größe deines Betriebs und der Erfahrung deines Teams ab. Beginne mit mehr Besprechungen und reduziere, wenn es zur Routine wird.
- Täglich (5 Minuten): Umsatz gestern, Erwartung heute, Bestandskontrolle
- Wöchentlich (30 Minuten): Foodcost, Verschwendung, Einkaufsplanung
- Monatlich (60 Minuten): Gesamtübersicht, Trends, Verbesserungspunkte
⚠️ Achtung:
Fang nicht zu ehrgeizig an. Besser wöchentlich 15 Minuten konsequent als monatlich 2 Stunden, die du oft ausfallen lässt.
Wie machst du die Absprachen konkret
Vage Absprachen wie "wir schauen uns regelmäßig die Zahlen an" funktionieren nicht. Mach es spezifisch und trag es in den Kalender ein.
💡 Beispiel konkrete Absprache:
"Jeden Montagmorgen um 10:00 besprechen wir:"
- Umsatz letzte Woche vs. Woche davor
- Foodcost unserer 5 Top-Gerichte
- Was weggeworfen wurde und warum
- Einkaufsplanung für diese Woche
- Dauer: maximal 20 Minuten
Tools und Vorbereitung
Sorge dafür, dass die Zahlen bereit sind, bevor du die Besprechung startest. Nichts ist so demotivierend wie eine Besprechung, bei der du erst eine Viertelstunde nach Daten suchen musst.
- Nutze ein System, auf das jeder zugreifen kann (App, Dashboard, Excel)
- Bereite die Zahlen vorher vor
- Erstelle ein festes Format für die Besprechung
- Notiere Absprachen und Verbesserungspunkte
Widerstand überwinden
Viele Teamkollegen sehen Zahlen als "Kontrolle" oder "Misstrauen". Erkläre ihnen, dass es darum geht, zusammen besser zu werden, nicht um Schuldsuche.
💡 Beispiel Erklärung für das Team:
"Wir schauen uns zusammen die Zahlen an, um smarter zu arbeiten, nicht härter. Wenn wir sehen, dass ein Gericht zu teuer wird, können wir die Portion anpassen, bevor wir Geld verlieren. Ihr kennt die Küche am besten, ich kenne die Zahlen. Zusammen treffen wir bessere Entscheidungen."
Digitale Unterstützung
Eine App wie KitchenNmbrs kann helfen, Zahlen immer aktuell zu halten. Dein Team kann dann selbst sehen, wie es läuft, ohne dass du alles ausrechnen musst.
- Echtzeit-Einblick in Foodcost pro Gericht
- Einfache Dashboards für dein Team
- Automatische Berechnungen sparen Zeit
- Jeder arbeitet mit denselben Zahlen
Wie richtest du Zahlenbesprechungen auf? (Schritt für Schritt)
Bestimme, wer was wissen muss
Erstelle eine Liste deiner Teamkollegen und welche Zahlen für ihre Arbeit relevant sind. Dein Souschef braucht andere Informationen als deine Serviererin.
Wähle Häufigkeit und Zeitpunkt
Beginne mit wöchentlich 20 Minuten zu einem festen Zeitpunkt. Wähle einen ruhigen Moment, zum Beispiel Montagmorgen oder zwischen Mittag- und Abendservice.
Erstelle ein festes Format
Bestimme, welche 3-5 Zahlen du immer besprichst und in welcher Reihenfolge. Schreib das auf, damit jeder weiß, was kommt.
Sorge für zugängliche Zahlen
Nutze ein System, auf das jeder zugreifen kann. Bereite die Zahlen vorher vor, damit du während der Besprechung nicht suchen musst.
Fang klein an und baue auf
Beginne mit den wichtigsten Zahlen und füge langsam mehr hinzu. Besser konsequent wenig als ehrgeizig viel, das du nicht durchhältst.
✨ Pro tip
Plane deine Zahlenbesprechung direkt nach einer ruhigen Schicht, zum Beispiel Montagmorgen. Dann ist jeder noch konzentriert und ihr könnt die Planung für die Woche basierend auf dem anpassen, was ihr seht.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft muss ich Zahlen mit meinem Team besprechen?
Beginne mit wöchentlich 20 Minuten. Wenn es zur Routine wird, kannst du zu alle zwei Wochen wechseln. Weniger als monatlich wird normalerweise zu wenig für gute Steuerung.
Welche Zahlen sind am wichtigsten zu besprechen?
Beginne mit Umsatz, Anzahl der Gäste und Foodcost deiner 5 meistverkauften Gerichte. Diese geben bereits 80% des Einblicks, den du brauchst.
Was ist, wenn mein Team Zahlen langweilig findet?
Verbinde die Zahlen mit ihrer Arbeit. Zeige, wie gute Zahlen zu besseren Trinkgeldern, stabileren Schichten und weniger Stress in der Küche führen. Mach es für sie relevant.
Muss ich alle finanziellen Details teilen?
Nein, teile nur das, was für ihre Rolle relevant ist. Dein Souschef muss Foodcost wissen, aber nicht deinen Gesamtgewinn. Halte es praktisch und arbeitsbezogen.
Wie verhindere ich, dass Besprechungen zu lange dauern?
Erstelle ein festes Format mit maximal 5 Punkten. Bereite Zahlen vorher vor. Stelle einen Timer und halte dich daran. Diskussionen kannst du separat planen.
Was ist, wenn die Zahlen schlecht sind?
Konzentriere dich auf Lösungen, nicht auf Schuld. Frag dein Team, was es denkt, was die Ursache ist und wie ihr es zusammen verbessern könnt. Sie kennen die Praxis am besten.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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