Bei einer Lebensmittelvergiftung musst du innerhalb von 24 Stunden wissen, welcher Lieferant das Problem verursacht hat. Viele Küchen haben zwar Belege, aber kein System, um schnell nachzuschlagen, welche Risikoprodukte von welchem Lieferanten kamen. In diesem Artikel lernst du, wie du das ohne Umstände dokumentierst.
Warum das so wichtig ist
Wenn etwas mit Lebensmitteln schiefgeht, möchte die NVWA innerhalb eines Tages wissen:
- Von welchem Lieferanten das Produkt kam
- Welche Charge oder Partie
- Wann geliefert wurde
- Wie viel noch im Lager ist
Ohne System brauchst du Stunden, um Belege durchzusuchen. Mit einer guten Dokumentation findest du es in 2 Minuten.
⚠️ Achtung:
Bei Risikoprodukten wie Fleisch, Fisch und Milchprodukten ist Rückverfolgbarkeit gesetzlich vorgeschrieben. Keine Dokumentation kann zu Bußgeldern führen.
Welche Produkte sind riskant
Konzentriere deine Dokumentation auf Produkte, die schnell verderben oder häufig Probleme verursachen:
- Fleisch und Geflügel: Alle Sorten, auch verarbeitete Produkte
- Fisch und Meeresfrüchte: Frisch, tiefgefroren und geräuchert
- Milchprodukte: Milch, Käse, Sahne, Joghurt
- Eier: Frische Eier und Eiprodukte
- Frisches Gemüse: Besonders Salat, Tomaten, Kräuter
- Tiefkühlprodukte: Wenn die Kühlkette unterbrochen wird
💡 Beispiel Dokumentation:
Lieferung 15. März 2024:
- Rinderfilet 2kg - Metzgerei Jansen - Partie R240315
- Lachsfilet 1,5kg - Fischhandel de Zee - Lot Z15032024
- Büffelmozzarella 12St - Molkerei BV - MHD 22-03-2024
Bei Problemen: sofort sichtbar, welcher Lieferant und welche Partie.
Was dokumentierst du pro Lieferung
Für jedes Risikoprodukt notierst du mindestens:
- Lieferant: Name und Kontaktdaten
- Produkt: Genaue Beschreibung
- Menge: Gewicht oder Anzahl Stück
- Lieferdatum: Wann angekommen
- Chargen-/Lotnummer: Steht auf Verpackung oder Beleg
- Verfallsdatum: MHD oder Verbrauchsdatum
- Temperatur bei Ankunft: Besonders bei gekühltem Transport
💡 Praktisches Beispiel:
Lebensmittelvergiftung am 20. März. Verdacht: Hähnchen Carbonara.
Mit guter Dokumentation:
- Hähnchenbrust geliefert 18. März von Geflügel Hendriks
- Chargennummer: KF180324-B
- MHD: 22. März
- Temperatur bei Lieferung: 2°C (gut)
Fazit in 5 Minuten: Hähnchen war frisch und gut gelagert. Suche andere Ursache.
Digitale vs. Papierdokumentation
Papierlisten sind oft nicht zu finden, wenn man sie braucht. Digitale Dokumentation hat Vorteile:
- Suchfunktion: Finde Lieferant oder Produkt in Sekunden
- Immer verfügbar: Auch wenn du nicht in der Küche bist
- Sicherung: Geht nicht verloren wie Papier
- Fotos: Mache Fotos von Beleg oder Verpackung
Eine App wie KitchenNmbrs hat ein Lieferantenmodul, in dem du pro Lieferung dokumentieren kannst, welche Risikoprodukte von welchem Lieferanten kommen. Mit Suchfunktion findest du alles wieder.
⚠️ Achtung:
Digitale Dokumentation hilft beim Nachschlagen, aber du bleibst verantwortlich dafür, dass alle Daten korrekt eingegeben werden.
Wie lange aufbewahren
Bewahre Lieferungsdokumentationen mindestens auf:
- Frische Produkte: 6 Monate nach Verfallsdatum
- Tiefkühlprodukte: 1 Jahr nach Verfallsdatum
- Verarbeitete Produkte: 2 Jahre
Praktisch: Bewahre alles 2 Jahre auf. Dann bist du immer auf der sicheren Seite.
💡 Profi-Tipp für kleine Küchen:
Hast du nur 2-3 Lieferanten? Erstelle dann pro Lieferant einen separaten Ordner (digital oder physisch). So findest du schnell alle Lieferungen eines Lieferanten wieder.
Wie richtest du Lieferantendokumentation ein? (Schritt für Schritt)
Erstelle eine Liste deiner Risikoprodukte
Schreibe alle Fleisch-, Fisch-, Milchprodukte, Eier und frisches Gemüse auf, die du einkaufst. Konzentriere dich auf Produkte, die schnell verderben. Das sind deine Prioritätsprodukte für die Dokumentation.
Wähle deine Dokumentationsmethode
Entscheide, ob du digital (App, Excel) oder auf Papier arbeitest. Digital ist praktischer zum Nachschlagen, aber Papier kann auch funktionieren, wenn du es gut pro Lieferant organisierst.
Lege fest, was du pro Lieferung notierst
Erstelle ein Standardformat: Lieferant, Produkt, Menge, Lieferdatum, Chargennummer, MHD-Datum und Temperatur. Stelle sicher, dass alle dieses Format verwenden.
Schule dein Team
Erkläre, warum das wichtig ist und wer was dokumentiert. Normalerweise macht die Person, die die Lieferung annimmt, die Dokumentation sofort. Nicht aufschieben.
Teste dein System
Versuche nach 2 Wochen, ein Produkt nachzuschlagen. Kannst du innerhalb von 5 Minuten finden, welcher Lieferant es geliefert hat und welche Partie? Wenn nicht, verbessere dein System.
✨ Pro tip
Mache Fotos von Belegen mit deinem Telefon als Sicherung. Manchmal steht mehr Informationen drauf, als du notierst, und bei Problemen hast du das Original noch.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich das für alle Produkte tun?
Nein, konzentriere dich auf Risikoprodukte wie Fleisch, Fisch, Milchprodukte und frisches Gemüse. Trockene Produkte wie Reis und Nudeln sind weniger riskant und brauchen weniger detaillierte Dokumentation.
Was ist, wenn der Lieferant keine Chargennummer angibt?
Frage immer danach. Sie steht normalerweise auf der Verpackung oder dem Beleg. Ohne Chargennummer kannst du bei Problemen nicht nachverfolgbar machen, welche Charge das Problem verursacht hat.
Wie lange dauert das pro Lieferung?
Mit einem guten System 2-3 Minuten pro Lieferung. Mache es direkt bei Ankunft, nicht später. Dann vergisst du Details oder verlierst Belege.
Was bei einer NVWA-Kontrolle?
Sie möchten oft ein Beispiel für Rückverfolgbarkeit sehen. Nimm ein Produkt aus deiner Kühlung und zeige, dass du innerhalb von 5 Minuten nachverfolgbar machen kannst, von welchem Lieferanten und welcher Partie es kam.
Kann ich das mit Excel machen?
Ja, aber das Suchen wird bei vielen Lieferungen schwierig. Ein digitales System mit Suchfunktion ist praktischer. Viele Küchen verwenden eine App wie KitchenNmbrs für Lieferantendokumentation.
Was ist, wenn ich vergesse zu dokumentieren?
Versuche es anhand von Belegen nachträglich auszufüllen. Aber mache es dir zur Gewohnheit, direkt bei Lieferung zu dokumentieren. Das verhindert Vergessen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
HACCP-konform in Minuten, nicht Stunden
KitchenNmbrs hat ein vollständiges HACCP-Modul: Temperaturerfassung, Reinigungspläne, Wareneingangskontrolle und Korrekturmaßnahmen. Alles digital, alles nachverfolgbar. 14 Tage kostenlos testen.
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