HACCP dreht sich um klare Absprachen darüber, wer was tut. Ohne schriftliche Dokumentation weiß niemand genau, was seine Verantwortung ist, und bei einer Kontrolle kannst du nicht nachweisen, dass dein System funktioniert. Du musst festhalten, wer welche Aufgaben hat, welche Befugnisse sie haben und wofür sie verantwortlich sind.
Warum schriftliche Dokumentation wichtig ist
Bei einer NVWA-Kontrolle wollen sie nicht nur sehen, dass du Temperaturen misst, sondern auch wer das tun soll und was passiert, wenn etwas schiefgeht. Ohne schriftliche Absprachen ist es Raterei.
⚠️ Achtung:
Mündliche Absprachen sind bei Kontrollen wertlos. Du musst zeigen können, dass jeder weiß, welche Rolle er hat.
Was du pro Funktion dokumentieren musst
Für jede Funktion in deiner Küche dokumentierst du drei Dinge:
- Aufgaben: Was muss diese Person genau tun?
- Befugnisse: Was darf sie entscheiden?
- Verantwortung: Wofür ist sie verantwortlich?
💡 Beispiel – Souschef:
Aufgaben:
- Kühltemperaturen messen und notieren (täglich vor 10:00)
- Lieferungen auf Temperatur und Haltbarkeit kontrollieren
- Reinigungsplan führen
Befugnisse:
- Lieferungen bei falscher Temperatur ablehnen
- Produkte bei Überschreitung des Verfallsdatums wegwerfen
- Küchenpersonal auf Hygiene hinweisen
Verantwortung: Lebensmittelsicherheit während seiner Schicht
Organisation und Hierarchie
Dokumentiere auch, wer der Chef ist, wenn es Probleme gibt. In vielen Küchen ist unklar, wer Entscheidungen treffen darf.
💡 Beispiel Hierarchie:
- Inhaber: Gesamtverantwortlicher, kann alles entscheiden
- Küchenchef: Tägliche Leitung, kann Produkte ablehnen/wegwerfen
- Souschef: Vertritt Chef, gleiche Befugnisse bei Abwesenheit
- Küchenhilfe: Führt Aufgaben aus, meldet Probleme dem Chef
Vertretung und Abwesenheit
Was passiert, wenn dein Chef krank ist? Wer übernimmt dann seine HACCP-Aufgaben? Das musst du auch dokumentieren.
- Wer vertritt wen bei Krankheit/Urlaub
- Welche Aufgaben können nicht warten (Temperaturen, Lieferungen)
- Wer darf im Notfall Entscheidungen treffen
Schulung und Anweisungen
Für jede Funktion beschreibst du auch, welche Kenntnisse und Schulungen erforderlich sind.
💡 Beispiel Schulungsmatrix:
- Neue Mitarbeiter: Hygieneunterweisung, Allergene-Kenntnisse
- Souschef: HACCP-Grundschulung, Temperaturmessung
- Chef: HACCP-Fortgeschrittene, Gesetzgebung, Krisenmanagement
Digital vs. Papier
Du kannst das in ein Word-Dokument einfügen, aber digitale Systeme wie KitchenNmbrs machen es einfacher, Aufgaben zuzuweisen und nachzuverfolgten, wer was getan hat.
⚠️ Achtung:
Eine App registriert nicht von selbst. Du musst die Aufgaben immer noch ausführen und eintragen. Die App hilft nur beim Organisieren und Nachschlagen.
Wie erstellst du eine HACCP-Funktionsbeschreibung?
Erstelle eine Liste aller Funktionen
Schreibe auf, welche Funktionen es in deiner Küche gibt: Inhaber, Chef, Souschef, Küchenhilfe usw. Auch Teilzeitfunktionen und Praktikanten.
Bestimme HACCP-Aufgaben pro Funktion
Welche Lebensmittelsicherheitsaufgaben gehören zu jeder Funktion? Denke an Temperaturmessung, Lieferungskontrolle, Reinigung, Allergen-Management.
Dokumentiere Befugnisse
Was darf jemand entscheiden? Lieferungen ablehnen? Produkte wegwerfen? Personal hinweisen? Mache das konkret und messbar.
Beschreibe die Vertretungsregelung
Wer übernimmt die Aufgaben bei Krankheit oder Urlaub? Welche Aufgaben können nicht warten? Das verhindert, dass wichtige Kontrollen übersprungen werden.
Sorge für Unterschriften
Lasse jeden unterschreiben, dass er seine Aufgaben, Befugnisse und Verantwortung versteht. Bewahre das mindestens 2 Jahre auf.
✨ Pro tip
Beginne mit deinen 3 wichtigsten Funktionen und arbeite sie aus. Perfektion kommt später, aber du hast schnell etwas zu zeigen bei einer Kontrolle.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich das für jeden Mitarbeiter separat machen?
Nein, du machst es pro Funktion. Mehrere Personen können die gleiche Funktion haben. Aber jeder muss unterschreiben, dass er seine Rolle versteht.
Was ist, wenn ich allein in meinem Betrieb arbeite?
Dann bist du für alles verantwortlich, aber du musst trotzdem dokumentieren, was deine Aufgaben sind und wie du die Vertretung bei Krankheit regelst.
Wie oft muss ich das aktualisieren?
Bei Änderungen in Funktionen, neuen Mitarbeitern oder wenn sich Aufgaben ändern. Mindestens 1× pro Jahr überprüfen, ob alles noch stimmt.
Kann die NVWA Bußgelder verhängen, wenn das nicht in Ordnung ist?
Sie können eine Verwarnung geben und verlangen, dass du es innerhalb einer bestimmten Zeit in Ordnung bringst. Bei wiederholten Verstößen können Bußgelder folgen.
Muss ich das auf Deutsch schreiben?
Wenn dein Personal kein Deutsch spricht, übersetze es. Jeder muss verstehen, was seine Verantwortung ist.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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