HACCP repose sur des accords clairs sur qui fait quoi. Sans documentation écrite, personne ne sait exactement quelle est sa responsabilité, et lors d'un contrôle, vous ne pouvez pas prouver que votre système fonctionne. Vous devez documenter qui a quelles tâches, quels sont leurs pouvoirs et dont ils sont responsables.
Pourquoi la documentation écrite est importante
Lors d'un contrôle de l'NVWA, ils ne veulent pas seulement voir que vous mesurez les températures, mais aussi qui doit le faire et ce qui se passe en cas de problème. Sans accords écrits, c'est du hasard.
⚠️ Attention :
Les accords verbaux sont inutiles lors des contrôles. Vous devez pouvoir montrer que chacun connaît son rôle.
Ce que vous devez documenter par fonction
Pour chaque fonction dans votre cuisine, vous documentez trois choses :
- Tâches : Qu'est-ce que cette personne doit faire exactement ?
- Pouvoirs : Qu'a-t-elle le droit de décider ?
- Responsabilités : Sur quoi peut-on la tenir responsable ?
💡 Exemple - Sous-chef :
Tâches :
- Mesurer et noter les températures du réfrigérateur (quotidiennement avant 10h00)
- Contrôler les livraisons pour la température et la date limite
- Tenir à jour le calendrier de nettoyage
Pouvoirs :
- Refuser les livraisons à mauvaise température
- Jeter les produits au-delà de la date limite
- Rappeler le personnel de cuisine sur l'hygiène
Responsabilités : Sécurité alimentaire pendant son service
Organisation et hiérarchie
Documentez aussi qui est responsable en cas de problèmes. Dans beaucoup de cuisines, il est flou de savoir qui peut prendre les décisions.
💡 Exemple de hiérarchie :
- Propriétaire : Responsable final, peut tout décider
- Chef : Direction quotidienne, peut refuser/jeter des produits
- Sous-chef : Remplace le chef, mêmes pouvoirs en cas d'absence
- Aide de cuisine : Exécute les tâches, signale les problèmes au chef
Remplacement et absence
Que se passe-t-il si votre chef est malade ? Qui reprend alors ses tâches HACCP ? Vous devez aussi documenter cela.
- Qui remplace qui en cas de maladie/congé
- Quelles tâches ne peuvent pas attendre (températures, livraisons)
- Qui peut prendre les décisions en cas d'urgence
Formation et instructions
Pour chaque fonction, décrivez aussi quelles connaissances et formations sont nécessaires.
💡 Exemple de matrice de formation :
- Nouveau collaborateur : Instruction hygiène, connaissance des allergènes
- Sous-chef : Formation HACCP de base, mesure de température
- Chef : HACCP avancé, législation, gestion de crise
Numérique vs papier
Vous pouvez le mettre dans un document Word, mais les systèmes numériques comme KitchenNmbrs facilitent l'assignation des tâches et le suivi de qui a fait quoi.
⚠️ Attention :
Une application n'enregistre pas automatiquement. Vous devez toujours exécuter les tâches et les remplir. L'application aide seulement à organiser et à rechercher.
Comment établir une description de fonction HACCP ?
Faites une liste de toutes les fonctions
Notez quelles fonctions existent dans votre cuisine : propriétaire, chef, sous-chef, aide de cuisine, etc. Incluez aussi les fonctions à temps partiel et les stagiaires.
Déterminez les tâches HACCP par fonction
Quelles tâches de sécurité alimentaire correspondent à chaque fonction ? Pensez à mesurer les températures, contrôler les livraisons, nettoyer, gérer les allergènes.
Documentez les pouvoirs
Qu'a le droit de décider quelqu'un ? Refuser les livraisons ? Jeter des produits ? Rappeler le personnel ? Rendez cela concret et mesurable.
Décrivez le régime de remplacement
Qui reprend les tâches en cas de maladie ou de congé ? Quelles tâches ne peuvent pas attendre ? Cela évite que les contrôles importants soient oubliés.
Assurez-vous d'avoir des signatures
Faites signer à chacun qu'il comprend ses tâches, pouvoirs et responsabilités. Conservez cela au minimum 2 ans.
✨ Pro tip
Commencez par vos 3 fonctions les plus importantes et développez. La perfection viendra plus tard, mais vous aurez rapidement quelque chose à montrer lors d'un contrôle.
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Questions fréquentes
Dois-je faire cela pour chaque collaborateur séparément ?
Non, vous le faites par fonction. Plusieurs personnes peuvent avoir la même fonction. Cependant, chacun doit signer qu'il comprend son rôle.
Et si je travaille seul dans mon établissement ?
Alors vous êtes responsable de tout, mais vous devez quand même documenter quelles sont vos tâches et comment vous organisez le remplacement en cas de maladie.
À quelle fréquence dois-je mettre cela à jour ?
Lors de changements de fonctions, de nouveaux collaborateurs ou si les tâches changent. Vérifiez au minimum 1 fois par an que tout est toujours correct.
L'NVWA peut-elle donner des amendes si ce n'est pas bien fait ?
Elle peut donner un avertissement et exiger que vous régularisiez la situation dans un délai imparti. En cas de violations répétées, des amendes peuvent suivre.
Dois-je écrire cela en néerlandais ?
Si votre personnel ne parle pas le néerlandais, traduisez-le. Chacun doit comprendre quelles sont ses responsabilités.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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