Ein Export aus einem System spart deinem Buchhalter Stunden Sucharbeit und dir viel Frust. Statt einzelner Excel-Dateien, Kassenbons und handgeschriebener Listen erhält dein Buchhalter eine übersichtliche Datei mit allen Zahlen. Dieser Artikel erklärt, wie viel Zeit und Geld dies spart.
Warum dein Buchhalter sich über einen Export freut
Dein Buchhalter muss jedes Quartal oder Jahr alle deine Gastronomiezahlen verarbeiten. Je mehr verschiedene Quellen, desto mehr Zeit kostet das. Und diese Zeit zahlst du.
💡 Beispiel: Traditionelle Methode
Dein Buchhalter erhält von dir:
- Excel-Datei mit Rezepten (manchmal unvollständig)
- Kassenbericht aus deinem POS-System
- Stapel von Einkaufsrechnungen
- Handgeschriebene Notizen über Verschwendung
- HACCP-Listen auf Papier
Benötigte Zeit: 4-6 Stunden pro Quartal, um alles zusammenzufügen
Mit einem integrierten System exportierst du alles auf einmal: Lebensmittelkosten pro Gericht, Gesamteinkaufskosten, Verschwendungsregistrierung und HACCP-Daten.
Was dein Buchhalter für die Buchhaltung braucht
Für eine korrekte Buchhaltung in der Gastronomie benötigt dein Buchhalter spezifische Informationen:
- Selbstkosten pro Gericht: um Brutto- und Nettomarge zu berechnen
- Einkaufsübersicht: alle Lieferantenrechnungen kategorisiert
- Bestandsmutationen: was eingekauft vs. verkauft wurde
- Verschwendungsregistrierung: Abschreibungen und Verluste
- MwSt.-Spezifikation: 9% auf Essen, 21% auf Alkohol
⚠️ Achtung:
Viele Unternehmer geben ihrem Buchhalter nur die Kassenbericht. Aber ohne Kostpreisinformationen kann dein Buchhalter nicht berechnen, ob deine Gerichte rentabel sind.
Zeitersparnis in Euro
Ein Buchhalter berechnet durchschnittlich 75–125 Euro pro Stunde. Je mehr Zeit du sparst, desto weniger zahlst du.
💡 Beispiel: Kosteneinsparung pro Jahr
Ohne integriertes System:
- 4 Quartale × 5 Stunden × 100 Euro/Stunde = 2.000 Euro
- Zusätzliche Zeit für Korrektionen: 500 Euro
- Gesamt: 2.500 Euro pro Jahr
Mit einem Export:
- 4 Quartale × 2 Stunden × 100 Euro/Stunde = 800 Euro
- Weniger Korrektionen: 100 Euro
- Gesamt: 900 Euro pro Jahr
Einsparung: 1.600 Euro pro Jahr
Was KitchenNmbrs für deinen Buchhalter exportiert
KitchenNmbrs generiert Berichte, die dein Buchhalter direkt verwenden kann:
- Lebensmittelkostenbericht: Selbstkosten pro Gericht mit Aufschlüsselung der Zutaten
- Einkaufsübersicht: alle Zutaten mit Lieferant und Preisen
- Margenanalyse: welche Gerichte bringen das meiste ein
- Bestandsbewertung: was liegt in der Kühlanlage und im Lager
- HACCP-Registrierungen: Temperaturmessungen und Kontrollen
Dein Buchhalter erhält alles im Excel-Format, strukturiert und vollständig.
💡 Beispiel: Export für Q1 2024
Ein Klick in KitchenNmbrs generiert:
- Rezeptliste mit Selbstkosten: 47 Gerichte
- Einkaufsbericht: 23.450 Euro Gesamtbetrag, 12 Lieferanten
- Lebensmittelkosten pro Kategorie: Vorspeisen 28%, Hauptgänge 32%
- HACCP-Protokoll: 90 Temperaturmessungen, alle im Normbereich
Dein Buchhalter hat alle Informationen in 10 Minuten verarbeitet
Weniger Hin- und Herkommunikation
Ohne vollständiges System ruft dein Buchhalter oft an mit Fragen: "Was kostete dieses Steak genau?" oder "Wie viel Pasta hast du im März weggeworfen?" Mit einem Export sind alle Antworten bereits vorhanden.
Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Stress. Du musst nicht mehr durch Stapel von Bons wühlen oder raten, welche Kosten anfallen.
Wie bereitest du den perfekten Export für deinen Buchhalter vor?
Überprüfe deine Rezepte und Selbstkosten
Stelle sicher, dass alle Rezepte vollständig sind und die richtigen Einkaufspreise haben. Überprüfe, ob die Lebensmittelkosten deiner beliebtesten Gerichte stimmen, bevor du exportierst.
Aktualisiere deine Lieferanteninformationen
Überprüfe, ob alle Lieferanten und ihre Preise im System aktuell sind. Dies verhindert Fragen deines Buchhalters über unbekannte Lieferanten.
Generiere und überprüfe den Export
Exportiere alle Daten für den gewünschten Zeitraum und überprüfe, ob die Gesamtbeträge logisch sind. Sende die Datei mit einer kurzen Erklärung an deinen Buchhalter.
✨ Pro tip
Sende deinen Export immer mit einer kurzen Zusammenfassung: Anzahl der Gerichte, Gesamteinkauf und auffällige Punkte. Dies hilft deinem Buchhalter, sofort den richtigen Fokus zu setzen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Kann mein Buchhalter direkt mit KitchenNmbrs-Exporten arbeiten?
Ja, KitchenNmbrs exportiert im Excel-Format, das jeder Buchhalter verwenden kann. Die Daten sind nach Standard-Buchhaltungsprinzipien strukturiert.
Wie viel Zeit spart dies meinem Buchhalter pro Quartal?
Durchschnittlich 2-3 Stunden pro Quartal, da alle Informationen bereits strukturiert und vollständig sind. Bei 100 Euro/Stunde spart dies 200–300 Euro pro Quartal.
Was ist, wenn mein Buchhalter spezifische Berichte benötigt?
KitchenNmbrs bietet verschiedene Exportformate. Du kannst auch benutzerdefinierte Berichte basierend auf den Daten im System erstellen.
Muss ich immer noch Kassenbericht einreichen?
Ja, Kassenbericht sind weiterhin für die Umsatzregistrierung erforderlich. KitchenNmbrs ergänzt dies mit Kostpreis- und Margendaten, die dein Kassensystem nicht hat.
Wie oft muss ich für meinen Buchhalter exportieren?
Für die meisten Unternehmer ist monatlich oder pro Quartal ausreichend. Bei schnell wachsenden Betrieben kann wöchentlich hilfreich sein für bessere Steuerung.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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