Imagina que tu gestor deja de llamarte para pedirte tickets perdidos o costes de ingredientes que no cuadran. Una exportación desde un sistema integrado le entrega todas las cifras de tu negocio hostelero de forma ordenada. Así ahorras tiempo, dinero y frustraciones en cada cierre administrativo.
Por qué tu gestor agradece una sola exportación
Tu gestor tiene que procesar todos tus números cada trimestre o año. Cuantas más fuentes distintas, más tiempo necesita. Y ese tiempo lo pagas tú.
💡 Ejemplo: La forma tradicional
Tu gestor recibe de ti:
- Excel con recetas (a veces incompleto)
- Informe de caja del TPV
- Montón de facturas de proveedores
- Notas a mano sobre merma
- Registros de APPCC en papel
Tiempo necesario: 4-6 horas por trimestre para juntarlo todo
Cuando trabajaba de cocinero en un restaurante del centro de Madrid, el dueño guardaba las facturas en una caja de zapatos. Cada trimestre, el gestor se tiraba media mañana solo ordenándolas. El día que pasaron a un sistema integrado, esa media mañana se convirtió en 20 minutos.
Con un sistema integrado exportas todo a la vez: coste de alimentos por plato, costes totales de compra, registro de merma y datos de APPCC. Según KitchenNmbrs, esto es fundamental para una administración ágil.
Qué necesita tu gestor para la contabilidad
Para llevar la contabilidad de un restaurante correctamente, tu gestor necesita información específica:
- Coste por plato: Para calcular margen bruto y neto
- Resumen de compras: Todas las facturas de proveedores clasificadas
- Movimientos de inventario: Comprado vs. vendido
- Registro de merma: Pérdidas y depreciaciones
- Desglose de IVA: 10% en comida, 21% en alcohol
⚠️ Ojo:
Muchos hosteleros solo entregan al gestor los informes de caja. Pero sin datos de costes, tu gestor no puede calcular si tus platos son rentables.
Ahorro de tiempo en euros
Un gestor cobra de media entre 75 y 125 € la hora. Cuanto más tiempo le ahorres, menos pagas.
💡 Ejemplo: Ahorro anual
Sin sistema integrado:
- 4 trimestres x 5 horas x 100 €/hora = 2.000 €
- Tiempo extra para correcciones: 500 €
- Total: 2.500 € al año
Con una sola exportación:
- 4 trimestres x 2 horas x 100 €/hora = 800 €
- Menos correcciones: 100 €
- Total: 900 € al año
Ahorro: 1.600 € al año
Qué exporta un sistema integrado para tu gestor
Un sistema completo de hostelería genera informes que tu gestor puede usar directamente:
- Informe de coste de alimentos: Escandallar por plato con desglose de ingredientes
- Resumen de compras: Todos los ingredientes con proveedor y precios
- Análisis de margen: Qué platos generan más beneficio
- Valoración de inventario: Qué hay en la cámara y en el almacén
- Registros de APPCC: Mediciones de temperatura y controles
Tu gestor recibe todo en formato Excel, estructurado y completo.
💡 Ejemplo: Exportación del T1 2024
Un solo clic genera:
- Lista de recetas con escandallar: 47 platos
- Informe de compras: 23.450 € total, 12 proveedores
- Coste de alimentos por categoría: entrantes 28%, principales 32%
- Registro APPCC: 90 mediciones de temperatura, todas dentro de norma
Tu gestor tiene toda la información procesada en 10 minutos
Menos idas y venidas
Sin un sistema completo, tu gestor llama a menudo con preguntas: "¿Cuánto costaba exactamente ese solomillo?" o "¿Cuánta pasta tiraste en marzo?" Con una sola exportación, todas las respuestas ya están ahí.
Eso ahorra no solo tiempo, sino también estrés. No tienes que buscar entre pilas de tickets ni adivinar cuánto costaron las cosas.
Cómo preparar la exportación perfecta para tu gestor
Revisa tus recetas y escandallares
Asegúrate de que todas las recetas están completas y con los precios de compra correctos. Comprueba que el coste de alimentos de tus platos más vendidos cuadra antes de exportar.
Actualiza la información de proveedores
Verifica que todos los proveedores y sus precios están al día en el sistema. Así evitas que tu gestor pregunte por proveedores desconocidos.
Genera y revisa la exportación
Exporta todos los datos del periodo y comprueba que los totales tienen sentido. Envía el archivo a tu gestor con una breve nota explicativa.
✨ Pro tip
Envía cada exportación mensual a tu gestor en los 5 días hábiles siguientes al cierre de mes. Así le das tiempo para procesarla y tú recibes antes la información sobre tu rentabilidad real.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Mi gestor puede trabajar directamente con los archivos exportados?
¿Cuánto tiempo le ahorro a mi gestor por trimestre?
¿Y si mi gestor necesita informes específicos?
¿Sigo necesitando entregar informes de caja?
¿Con qué frecuencia debo exportar para mi gestor?
¿Puedo exportar datos históricos al cambiar de sistema?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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