Cashflow ist die Lebensader deines Restaurants - der Unterschied zwischen dem, was hereinkommt und was herausgeht, jeden Monat. Viele Restaurantbesitzer haben ein volles Lokal, aber trotzdem Geldprobleme, weil sie ihren Cashflow nicht im Blick behalten. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du deinen monatlichen Cashflow berechnest und worauf du achten musst.
Was ist Cashflow genau?
Cashflow ist einfach: Wie viel Geld kommt herein und wie viel geht heraus in einem bestimmten Zeitraum. Es unterscheidet sich von Gewinn, weil du auch Ausgaben berücksichtigst, die keine Kosten sind (wie Kreditrückzahlungen) und Einnahmen, die kein Umsatz sind (wie Darlehen).
💡 Beispiel:
Restaurant De Smaak im März:
- Umsatz: €45.000
- Kosten: €38.000
- Gewinn: €7.000
Aber auch:
- Kreditrückzahlung: €2.500
- Neue Kühlschrank gekauft: €3.000
Cashflow: €45.000 - €38.000 - €2.500 - €3.000 = €1.500
Du hast €7.000 Gewinn gemacht, aber nur €1.500 zusätzliche Liquidität. Deshalb kann dein Konto im Minus sein, während du Gewinn machst.
Die drei Komponenten des Cashflows
1. Operativer Cashflow
Das ist dein täglicher Geschäftsbetrieb: Umsatz minus alle operativen Kosten wie Einkauf, Personal, Miete, Energie.
2. Investitions-Cashflow
Ausgaben für Ausrüstung, Renovierungen, neue Inventar. Das sind einmalige große Ausgaben.
3. Finanzierungs-Cashflow
Darlehen, Rückzahlungen, private Entnahmen, eingebrachtes Eigenkapital.
Monatliche Einnahmen berechnen
Beginne mit deinem Umsatz, aber achte auf das Timing:
- Barverkäufe: Zähle sie direkt mit
- Kartenzahlungen: Meist 1-2 Tage später auf deinem Konto
- Rechnungen (Catering/Events): Oft 14-30 Tage Zahlungsfrist
- Online-Bestellungen: Plattformen zahlen wöchentlich aus
⚠️ Achtung:
Umsatz buchen und Geld erhalten sind zwei verschiedene Dinge. Für Cashflow zählt nur, was wirklich hereinkommt.
Monatliche Ausgaben erfassen
Teile deine Ausgaben in Kategorien ein, um den Überblick zu behalten:
Fixkosten (jeden Monat gleich):
- Miete und Nebenkosten
- Versicherungen
- Abonnements (Software, Telefon)
- Leaseverpflichtungen
- Kreditrückzahlungen
Variable Kosten (abhängig vom Umsatz):
- Einkauf von Zutaten
- Personal (Aushilfskräfte)
- Energie (teilweise variabel)
- Verpackungsmaterial
💡 Beispiel variable Kosten:
Bei €40.000 Umsatz:
- Einkauf: €12.000 (30% food cost)
- Zusätzliches Personal: €3.200 (8%)
- Variable Energie: €800 (2%)
Gesamt variabel: €16.000 (40%)
MwSt. und Steuern berücksichtigen
Vergiss nicht, dass du MwSt. und andere Steuern zahlen musst:
- MwSt.: Differenz zwischen eingegangener und gezahlter MwSt., meist pro Quartal
- Lohnsteuer: Monatlich abzuführen
- Körperschaftsteuer: Jährlich, aber reserviere monatlich
Reserviere ungefähr 15-20% deines Gewinns für Steuern, die später anfallen.
Saisonschwankungen erkennen
Die meisten Restaurants haben Saisonschwankungen. Berechne daher auch deinen jährlichen Cashflow:
💡 Beispiel Saisonschwankung:
Strandrestaurant pro Monat:
- Sommer (Jun-Aug): +€8.000 Cashflow
- Vor-/Nachsaison (Apr-Mai, Sep-Okt): +€2.000
- Winter (Nov-Mär): -€3.000
Du musst also im Sommer für den Winter sparen
Cashflow verbessern: Wo kannst du steuern?
Schneller Geld hereinbekommen:
- Kürzere Zahlungsfristen für Catering (7 statt 30 Tage)
- Mehr Barverkäufe fördern
- Vorauszahlung bei großen Events verlangen
Ausgaben verschieben ohne Probleme:
- Lieferanten um längere Zahlungsfrist bitten
- Große Investitionen über das Jahr verteilen
- Bestände nicht zu hoch stapeln
⚠️ Achtung:
Zahlungsaufschub kann deinen Cashflow verbessern, aber vergiss nicht, dass du es am Ende trotzdem zahlen musst. Nutze es nur, um Spitzen und Täler auszugleichen.
Digitale Hilfsmittel für Cashflow
Du kannst Cashflow in Excel verfolgen, aber es gibt auch Apps, die helfen:
- Buchhaltungsprogramme: Verbinden sich mit deinem Bankkonto für automatische Übersicht
- KitchenNmbrs: Hilft mit Kostprisen und Margen, damit du weißt, wie viel du wirklich pro Gericht verdienst
- Kassensysteme: Geben Echtzeit-Umsatzeinblick
Das Wichtigste ist, dass du jede Woche einen Blick wirfst: Wie viel Geld habe ich jetzt, und wie viel brauche ich nächsten Monat?
Wie berechnest du deinen monatlichen Cashflow? (Schritt für Schritt)
Sammle alle Einnahmen des Monats
Addiere: Barverkäufe, Kartenzahlungen, Rechnungszahlungen, die eingegangen sind, und Auszahlungen von Lieferplattformen. Achtung: Nur Geld, das wirklich auf deinem Konto ist, nicht in Rechnung gestellte Beträge, die noch nicht bezahlt wurden.
Addiere alle Ausgaben, die du tatsächlich bezahlt hast
Unterscheide zwischen Fixkosten (Miete, Versicherungen, Darlehen) und variablen Kosten (Einkauf, Personal, Energie). Vergiss nicht, einmalige Ausgaben wie neue Ausrüstung oder Renovierungen mitzunehmen.
Berechne deinen Netto-Cashflow
Ziehe alle Ausgaben von allen Einnahmen ab. Dies ergibt deinen Netto-Cashflow für diesen Monat. Eine positive Zahl bedeutet, dass du Geld übrig hast, eine negative Zahl bedeutet, dass du mehr ausgegeben hast als hereingekommen.
✨ Pro tip
Überprüfe jeden Montag dein Banksaldo und vergleiche es mit der Vorwoche. Große Unterschiede sind oft ein Zeichen, dass etwas in deinem Cashflow-Management besser werden kann.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Cashflow und Gewinn?
Gewinn ist Umsatz minus Kosten. Cashflow ist, was wirklich hereinkommt minus was wirklich herausgeht. Du kannst Gewinn machen, aber negativen Cashflow haben durch Rückzahlungen, Investitionen oder verspätete Kundenzahlungen.
Wie oft sollte ich meinen Cashflow berechnen?
Mindestens monatlich, aber bei knappem Budget besser wöchentlich. So siehst du Probleme kommen, bevor dein Konto ins Minus geht.
Was ist ein gesunder Cashflow für ein Restaurant?
Versuche, mindestens 2-3 Monate an Fixkosten als Puffer zu halten. Für die meisten Restaurants sind das €20.000 bis €50.000, je nach Größe.
Was ist, wenn mein Cashflow strukturell negativ ist?
Dann gibst du mehr aus als hereinkommt und zehrst deine Rücklagen auf. Überprüfe, ob es saisonal bedingt ist oder strukturell. Bei strukturellen Problemen musst du Kosten senken oder Umsatz erhöhen.
Muss ich MwSt. in meine Cashflow-Berechnung einbeziehen?
Ja, denn du musst MwSt. tatsächlich an das Finanzamt zahlen. Rechne mit Beträgen inklusive MwSt. für ein realistisches Bild deiner Liquiditätsposition.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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