Dein Buchhalter ruft an und fragt nach Zahlen. Panik. Du hast keine Ahnung, wie hoch deine Lebensmittelkosten sind, wo deine Rezepte stehen oder wie viel du letzten Monat eingekauft hast. Dieses Gespräch kann viel entspannter ablaufen, wenn du deine Zahlen im Griff hast.
Warum Buchhalter nach Zahlen fragen
Dein Buchhalter braucht deine Zahlen, um:
- Deine Umsatzsteuererklärung korrekt zu erstellen
- Deinen Jahresabschluss zu erstellen
- Zu überprüfen, ob dein Gewinn mit deinen Ausgaben übereinstimmt
- Steuervergünstigungen zu finden, die dir Geld sparen
Ohne gute Zahlen kann dein Buchhalter seine Arbeit nicht machen. Und das kostet dich am Ende Geld.
⚠️ Achtung:
Viele Unternehmer schätzen ihre Zahlen oder geben unvollständige Informationen. Das führt zu Fehlern in deiner Erklärung und möglicherweise zu Problemen mit dem Finanzamt.
Die 5 Zahlen, die du immer angeben können musst
Bereite diese Zahlen vor, bevor dein Buchhalter anruft:
- Gesamtumsatz pro Monat: Was hast du verkauft?
- Einkaufskosten für Zutaten: Wie viel hast du für Essen und Getränke ausgegeben?
- Personalkosten: Löhne, Sozialabgaben, Leihkräfte
- Fixkosten: Miete, Gas, Wasser, Strom, Versicherungen
- Sonstige Kosten: Reparaturen, Marketing, Reinigung
💡 Beispiel:
Zahlen für März 2024:
- Umsatz: €45.000
- Einkauf Zutaten: €13.500 (30% Lebensmittelkosten)
- Personal: €18.000
- Fixkosten: €8.500
- Sonstiges: €2.200
Gewinn vor Steuern: €2.800
Wie du diese Zahlen ohne Stress verfolgst
Das Geheimnis ist: wöchentlich 30 Minuten statt monatlich 4 Stunden Panik.
Erstelle jede Woche einen Überblick über:
- Wie viel du verkauft hast (überprüfe dein Kassensystem)
- Was du eingekauft hast (sammle Belege)
- Große Ausgaben (Miete, Reparaturen, neue Geräte)
Speichere alles in einem Ordner (physisch oder digital). Dann hast du immer den Überblick.
💡 Beispiel digitaler Ordner:
Erstelle Ordner auf deinem Telefon:
- 2024-01 Januar
- 2024-02 Februar
- 2024-03 März
Fotografiere jeden Beleg sofort und speichere ihn im richtigen Ordner.
Was dein Buchhalter NICHT wissen muss
Dein Buchhalter braucht viele Informationen, aber nicht alles:
- Exakte Rezepte: Er braucht die Gesamteinkaufskosten, nicht was in deiner Carbonara steckt
- Täglicher Umsatz: Monatstotale reichen normalerweise
- Persönliche Ausgaben: Nur das, was du geschäftlich ausgegeben hast
Digital vs. Papier: Was funktioniert wirklich?
Viele Unternehmer fangen mit Excel oder Papieradministration an. Das kann funktionieren, wird aber schnell chaotisch, wenn dein Geschäft wächst.
💡 Beispiel Zeitersparnis:
Manuell:
- Belege suchen: 45 Minuten
- Zahlen berechnen: 30 Minuten
- Alles ordentlich aufschreiben: 15 Minuten
Mit einem System wie KitchenNmbrs: 10 Minuten um einen Bericht zu generieren.
Die Kosten schlechter Zahlen
Was passiert, wenn deine Zahlen nicht stimmen?
- Zusätzliche Buchhalterkosten: Dein Buchhalter muss mehr Stunden aufwenden, um dein Durcheinander zu sortieren
- Verpasste Abzüge: Ohne Belege kannst du Kosten nicht abziehen
- Probleme mit dem Finanzamt: Bei einer Prüfung musst du alles nachweisen können
- Schlechte Entscheidungen: Ohne Zahlen weißt du nicht, welche Gerichte Gewinn machen
⚠️ Achtung:
Ein Buchhalter berechnet durchschnittlich €75-125 pro Stunde. Wenn er 2 zusätzliche Stunden aufwenden muss, weil deine Verwaltung chaotisch ist, kostet dich das €150-250 pro Monat.
Wie KitchenNmbrs dir bei Zahlen für deinen Buchhalter hilft
KitchenNmbrs verfolgt automatisch:
- Deine Lebensmittelkosten pro Gericht und pro Monat
- Gesamteinkaufskosten für Zutaten
- Gewinnmarge pro Gericht
- Übersichten, die du direkt weitergeben kannst
Dein Buchhalter erhält saubere Berichte statt loser Belege und Schätzungen.
Wie bereitest du dich auf das Gespräch mit deinem Buchhalter vor?
Sammle alle Belege und Rechnungen
Speichere alle Einkaufsbelege, Lieferantenrechnungen und Ausgaben des letzten Monats in einem Ordner. Sortiere sie nach Datum, damit du schnell finden kannst, was dein Buchhalter fragt.
Berechne deinen Gesamtumsatz und deine Einkaufskosten
Überprüfe dein Kassensystem auf den Gesamtumsatz. Addiere alle Einkaufskosten für Zutaten. Berechne deinen Lebensmittelkostenanteil: (Einkaufskosten / Umsatz ohne MwSt.) × 100.
Erstelle einen Überblick über Fixkosten und variable Kosten
Schreibe auf: Miete, Energie, Personal, Versicherungen (fix) und Reparaturen, Marketing, neue Geräte (variabel). Das gibt deinem Buchhalter sofort Einblick in deine Kostenstruktur.
✨ Pro tip
Mache jeden Sonntag ein Foto der Gesamtzahlen deines Kassensystems und speichere alle Belege der Woche in einem Umschlag. Dann hast du immer den Überblick und bist in 5 Minuten bereit für deinen Buchhalter.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft muss ich Zahlen an meinen Buchhalter liefern?
Normalerweise monatlich für die Umsatzsteuererklärung und Quartals- oder Jahresübersichten. Bespreche mit deinem Buchhalter, was er genau braucht und wann.
Kann ich meine Lebensmittelkosten schätzen oder muss ich alles genau verfolgen?
Für deinen Buchhalter kannst du Gesamteinkaufskosten angeben, aber für dich selbst sind genaue Lebensmittelkosten pro Gericht entscheidend, um profitable Entscheidungen zu treffen.
Was ist, wenn mir Belege verloren gehen?
Versuche, so viel wie möglich über Kontoauszüge und Lieferantenrechnungen zu rekonstruieren. Für die Zukunft: Fotografiere jeden Beleg sofort mit deinem Telefon.
Wie viel kostet es, wenn meine Zahlen nicht stimmen?
Dein Buchhalter berechnet €75-125 pro Stunde. Durcheinander aufzuräumen kostet 2-4 zusätzliche Stunden pro Monat. Das sind €150-500 zusätzliche Kosten, die du vermeiden kannst.
Welche App hilft am besten beim Verfolgen von Zahlen?
KitchenNmbrs verfolgt automatisch deine Lebensmittelkosten, Einkaufskosten und Margen. Du kannst direkt Berichte generieren, die dein Buchhalter verwenden kann.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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