Der eine Kollege, der alles über Excel weiß, ist Gold wert. Bis er krank wird oder kündigt. Dann stellt sich heraus, dass alle Selbstkosten, Margen und Berechnungen nur in seinem Kopf stecken. In diesem Artikel lernst du, wie du dich weniger abhängig von Excel-Experten machst und mehr Kontrolle über deine Zahlen gewinnst.
Warum Excel-Abhängigkeit gefährlich ist
Viele Restaurants haben diese eine Person, die alle Spreadsheets verwaltet. Er kennt alle Formeln, weiß, wo die Zahlen stehen, und kann im Handumdrehen eine Selbstkostenberechnung machen. Aber was passiert, wenn er weg ist?
⚠️ Achtung:
Wenn nur eine Person deine Excel-Dateien versteht, läufst du Risiko. Bei Krankheit, Urlaub oder Kündigung stehst du mit leeren Händen da.
Das Problem liegt nicht nur in der Kenntnis, sondern auch in der Komplexität. Excel-Dateien wachsen zu Monstern mit Dutzenden von Registern, komplizierten Formeln und Verweisen, die niemand mehr versteht.
Die versteckten Kosten der Excel-Abhängigkeit
Diese Abhängigkeit kostet dich mehr als du denkst:
- Zeit: Jede Änderung muss über diese eine Person gehen
- Fehler: Manuelle Eingabe bedeutet mehr Chance auf Tippfehler
- Inflexibilität: Schnell eine Selbstkosten checken? Nicht möglich, wenn er nicht da ist
- Stress: Druck auf diese eine Person, Abhängigkeit für dich
💡 Beispiel:
Restaurant De Smulpot hat alle Rezepte und Selbstkosten in einer Excel-Datei. Nur Chefkoch Marco kennt das System. Wenn Marco zwei Wochen krank ist:
- Lieferant erhöht Rindfleischpreis um 15%
- Niemand kann die neue Selbstkosten berechnen
- Gerichte werden zwei Wochen mit zu niedriger Marge verkauft
Verlust: €800 an entgangenen Gewinnen in zwei Wochen
Signale, dass du zu abhängig bist
Erkennst du diese Situationen?
- Du kannst eine Selbstkosten nicht schnell nachschlagen, ohne diese Person
- Rezepte stehen nur in seiner Excel-Datei
- Niemand anders traut sich, etwas in der Tabelle zu ändern
- Bei seiner Abwesenheit werden Preisanpassungen verschoben
- Du hast keine Ahnung, wie seine Formeln funktionieren
Alternative 1: Kenne deine eigenen Zahlen
Der erste Schritt ist, dass du als Unternehmer deine eigenen Zahlen verstehst. Du musst kein Excel-Experte werden, aber du musst die Grundlagen verstehen.
💡 Beispiel:
Lerne diese Grundformel auswendig:
Foodcost % = (Ingredientenkosten / Verkaufspreis ohne MwSt.) × 100
Mit dieser Formel kannst du immer überprüfen, ob ein Gericht rentabel ist, auch ohne Excel-Experten.
Alternative 2: Mache das System einfacher
Excel-Dateien werden komplex, weil sie über die Jahre wachsen. Triff bewusste Entscheidungen, um es einfach zu halten:
- Eine Datei pro Funktion: Nicht alles in einer Mega-Tabelle
- Klare Benennung: Register und Zellen erkennbar benennen
- Dokumentation: Schreibe auf, wie das System funktioniert
- Sicherungen: Bewahre immer eine Kopie an einem sicheren Ort auf
Alternative 3: Digitale Tools, die jeder nutzen kann
Die meisten modernen Gastronomie-Apps sind so gestaltet, dass sie einfach zu bedienen sind. Nicht nur für Excel-Experten, sondern für jeden in deinem Team.
💡 Beispiel:
Mit einer App wie KitchenNmbrs kann jeder:
- Selbstkosten eines Gerichts nachschlagen
- Neue Rezepte hinzufügen
- Preise bei Lieferantenwechsel anpassen
- Foodcost-Prozentsatz direkt sehen
Keine Excel-Kenntnisse erforderlich.
Trainiere mehrere Personen
Wenn du doch bei Excel bleibst, sorge dafür, dass mindestens 2-3 Personen das System verstehen. Organisiere ein Training, bei dem dein Excel-Experte sein Wissen weitergeben kann.
⚠️ Achtung:
Warte nicht, bis diese Person geht. Plane die Wissensvermittlung jetzt, solange er noch da ist, um Fragen zu beantworten.
Den Übergang machen
Von Excel-Abhängigkeit zu mehr Unabhängigkeit geht Schritt für Schritt:
- Woche 1-2: Lerne die Grundformeln zu verstehen
- Woche 3-4: Übe mit Selbstkostenberechnungen
- Woche 5-6: Trainiere eine zweite Person
- Woche 7-8: Erwäge digitale Alternativen
Das Ziel ist nicht, deinen Excel-Experten überflüssig zu machen, sondern weniger abhängig von ihm zu werden. Er kann sich dann auf komplexere Analysen konzentrieren, während tägliche Selbstkostenchecks von jedem durchgeführt werden können.
Wie machst du dich weniger abhängig? (Schritt für Schritt)
Lerne die Grundformeln
Beginne mit der Foodcost-Formel: (Ingredientenkosten / Verkaufspreis ohne MwSt.) × 100. Übe diese Berechnung mit deinen 5 meistverkauften Gerichten, bis du sie auswendig kannst.
Dokumentiere das aktuelle System
Lass deinen Excel-Experten erklären, wie seine Tabellen funktionieren. Schreibe dies in verständlicher Sprache auf, damit andere es auch verstehen können.
Trainiere eine zweite Person
Sorge dafür, dass mindestens eine andere Person das Excel-System versteht. Plane wöchentliche Sitzungen, bei denen Wissen vermittelt wird.
Erwäge digitale Alternativen
Teste eine benutzerfreundliche Gastronomie-App, die Selbstkosten automatisch berechnet. So wird das Wissen weniger abhängig von einer Person.
✨ Pro tip
Beginne damit, eine Formel zu lernen: Foodcost-Prozentsatz. Wenn du die beherrschst, bist du bereits viel weniger abhängig von deinem Excel-Experten.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist, wenn mein Excel-Experte kündigt, bevor ich Alternativen habe?
Bitte ihn, eine umfassende Übergabe mit allen Passwörtern, Dateien und Erklärungen zu machen. Biete an, ihn als Freelancer für Fragen in den ersten Monaten einzustellen.
Sind digitale Tools nicht teurer als Excel?
Kurzfristig ja, aber rechne die Zeit ein, die du sparst. Wenn dein Excel-Experte 5 Stunden pro Woche mit Selbstkosten beschäftigt ist, kostet das mehr als €25 pro Monat an Arbeit.
Kann ich nicht einfach einen neuen Excel-Experten einstellen?
Das geht, aber dann hast du das gleiche Problem wieder. Es ist besser, ein System zu haben, das mehrere Personen nutzen können.
Wie weiß ich, ob ein digitales Tool für mein Geschäft geeignet ist?
Teste es mit einer kostenlosen Testphase. Überprüfe, ob deine Selbstkosten mit deinen aktuellen Berechnungen übereinstimmen und ob dein Team es leicht bedienen kann.
Muss ich ganz mit Excel aufhören?
Nicht unbedingt. Excel ist prima für Analysen und Berichte. Aber für tägliche Selbstkostenberechnungen kann ein einfacheres Tool praktischer sein.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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