Veel cateraars denken dat een oudjaarsborrel automatisch geld oplevert - niets is minder waar. Zonder een doordachte margeberekening draai je verlies op wat een winstgevende klus had moeten zijn. Hier leer je precies welke kosten je niet mag vergeten.
Wat maakt catering anders dan restaurant?
Bij catering loop je tegen compleet andere kostenposten aan dan in je eigen keuken. Transport, extra personeel ter plaatse, en vaak een hoger risico op no-shows of last-minute wijzigingen - het stapelt zich allemaal op.
💡 Voorbeeld:
Oud en nieuw-borrel voor 50 personen:
- Foodcost: €12 per persoon = €600
- Personeel (4 uur × 2 personen × €20): €160
- Transport en materiaal: €80
- Onvoorzien (5%): €42
Totale kosten: €882
Bereken je foodcost per persoon
Voor een borrel reken je anders dan voor een restaurant. Je verkoopt per persoon, niet per gerecht. Tel dus alle ingrediënten op die je per gast serveert.
- Hapjes: 8-12 stuks per persoon voor een borrel van 3-4 uur
- Dranken: Reken op 4-6 consumpties per persoon
- Extra's: Servetten, cocktailprikkers, decoratie
💡 Voorbeeld foodcost:
Per persoon voor 4-uur borrel:
- 10 hapjes à €0,80: €8,00
- 5 drankjes à €0,60: €3,00
- Decoratie en materiaal: €1,00
Foodcost per persoon: €12,00
Tel alle arbeidskosten op
Catering vraagt meer personeel dan je denkt. Voorbereiding, transport, opbouw, bediening en afbouw - elk onderdeel kost tijd en geld.
- Voorbereiding: Inkoop, prep, inpakken (2-3 uur)
- Ter plaatse: Opbouw, bediening, afruimen (4-5 uur)
- Afwerking: Schoonmaken, materiaal terugbrengen (1 uur)
⚠️ Let op:
Reken altijd met bruto uurlonen inclusief werkgeverslasten. Voor een kok betekent €15 netto ongeveer €20-22 bruto per uur.
Voeg transport en materiaalkosten toe
Deze kosten worden vaak vergeten, maar kunnen behoorlijk oplopen bij catering. En na het analyseren van echte inkoopdata bij verschillende horecatypen blijkt dit een van de grootste valkuilen.
- Brandstof: Heen en terug rijden, vaak meerdere ritten
- Huur materiaal: Extra borden, glazen, warmhoudplaten
- Verpakking: Transportbakken, folie, etiketten
Bereken je verkoopprijs en marge
Voor een gezonde marge bij catering houd je total costs tussen 55-70% van je verkoopprijs. Dit percentage ligt hoger dan restaurant omdat je meer risico loopt.
💡 Margeberekening:
Totale kosten: €882 voor 50 personen
- Bij 60% kostenratio: €882 ÷ 0,60 = €1.470
- Verkoopprijs: €1.470 ÷ 50 = €29,40 per persoon
- Bruto marge: €1.470 - €882 = €588 (40%)
Winst na alle kosten: €588
Houd rekening met risicofactoren
Catering brengt meer onzekerheden met zich mee dan restaurant. Bouw hier dus een buffer voor in.
- No-shows: 5-10% van de gasten komt soms niet
- Meer consumptie: Op oudjaarsavond drinkt men vaak meer
- Weersomstandigheden: Extra kosten bij slecht weer
- Last-minute wijzigingen: Meer vegetarisch, andere tijden
⚠️ Let op:
Reken altijd 5-10% onvoorziene kosten mee. Bij events gaat er altijd iets anders dan gepland.
Digitale hulp bij cateringberekeningen
Een food cost calculator zoals KitchenNmbrs helpt je cateringrecepten vast te leggen en automatisch de kostprijs per persoon te berekenen. Zo zie je direct of je offerte winstgevend is voordat je hem verstuurt.
- Recepten opslaan per aantal personen
- Automatische kostprijsberekening inclusief alle ingrediënten
- Marge-calculator voor verschillende scenario's
Hoe bereken je de marge op een oud en nieuw-borrel?
Bereken foodcost per persoon
Tel alle ingrediënten op: hapjes (8-12 stuks), dranken (4-6 stuks), decoratie. Reken met realistische porties voor een 4-uur durende borrel.
Tel arbeidskosten en transport op
Reken voorbereiding (2-3 uur), bediening ter plaatse (4-5 uur), afbouw (1 uur). Vergeet transport, materiaal en brandstofkosten niet.
Bereken verkoopprijs met gezonde marge
Houd total costs tussen 55-70% van verkoopprijs. Voeg 5-10% buffer toe voor onvoorziene kosten. Deel totaalprijs door aantal personen.
✨ Pro tip
Bereken altijd een 15% toeslag voor oudjaarsborrels die na 23:00 doorlopen - personeel krijgt dan nachtvergoeding en je loopt tegen overuren aan. Deze extra €3-4 per persoon vergeten veel cateraars.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Welke marge kan ik rekenen op catering?
Een gezonde bruto marge voor catering ligt tussen 30-45%. Dit is lager dan restaurant omdat je meer kosten hebt zoals transport, extra personeel en risico's.
Hoeveel hapjes reken ik per persoon voor een borrel?
Voor een borrel van 3-4 uur reken je 8-12 hapjes per persoon. Bij oudjaarsborrels vaak aan de hoge kant, omdat mensen langer blijven en meer alcohol consumeren.
Moet ik BTW rekenen over cateringprijzen?
Ja, catering valt onder 9% BTW net als restaurant. Reken je marge altijd over de prijs exclusief BTW om verwarring te voorkomen.
Wat als er minder gasten komen dan verwacht?
Maak afspraken over minimum aantallen in je offerte. Reken een toeslag bij wijzigingen binnen 48 uur voor het event om jezelf te beschermen tegen verlies.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
Calculeer events en catering tot op de cent
Groepsarrangementen, buffetten en events zijn complex. KitchenNmbrs berekent de totale food cost per persoon, per gang, per evenement. Start gratis.
Start gratis trial →