Lors d'un contrôle NVWA, tu dois pouvoir montrer les bons documents en quelques minutes. Beaucoup d'entrepreneurs en restauration ne savent pas quels papiers ils doivent toujours avoir à portée de main. Cet aperçu te montre quels documents tu dois avoir immédiatement disponibles et où les conserver au mieux.
Les 5 documents que tu dois toujours avoir prêts
Lors d'une inspection, la NVWA veut rapidement voir que tu respectes les règles. Tu dois pouvoir remettre ces documents en 2-3 minutes :
💡 Exemple : Contrôle rapide
L'inspecteur NVWA arrive à 11h00. Il te demande :
- Les relevés de température de la semaine passée
- Les listes de nettoyage d'hier
- Les informations sur les allergènes du menu
Tu as 2 minutes pour trouver tout ça.
Relevés de température (le plus demandé)
C'est la première chose que chaque inspecteur demande. Tu dois pouvoir prouver que tu contrôles la réfrigération et la congélation :
- Températures de réfrigération : mesures quotidiennes de tous les réfrigérateurs
- Températures de congélation : mesures quotidiennes de tous les congélateurs
- Températures à cœur : chauffage jusqu'à 75°C, maintien au-dessus de 60°C
- Températures de livraison : température à l'arrivée des produits frais
⚠️ Attention :
Conserve au minimum 2 ans de relevés de température. Les listes papier se perdent facilement. L'enregistrement numérique dans une application comme KitchenNmbrs rend la recherche beaucoup plus rapide.
Documents de nettoyage et d'hygiène
Prouve que ta cuisine est maintenue propre :
- Listes de nettoyage quotidien : quoi, quand, par qui
- Nettoyage en profondeur hebdomadaire : fours, réfrigérateurs, évacuations
- Lutte antiparasitaire : contrats et rapports
- Enregistrement des déchets : quand enlevés, par qui
💡 Exemple : Enregistrement du nettoyage
Hier soir après le service :
- Grill nettoyé : 23h15 par Marco
- Réfrigérateurs essuyés : 23h30 par Lisa
- Sols nettoyés : 23h45 par Marco
- Déchets enlevés : 00h00 par Lisa
C'est ce genre de détails que l'inspecteur veut voir.
Allergènes et informations sur le menu
De plus en plus demandé, surtout depuis la nouvelle réglementation de l'UE :
- Matrice allergénique : quels 14 allergènes se trouvent dans quel plat
- Listes d'ingrédients : de tous les produits que tu utilises
- Informations sur les fournisseurs : où tu achètes quoi, quels certificats
- Mesures de contamination croisée : comment tu l'évites
Documents relatifs au personnel et à la formation
Prouve que ton équipe sait ce qu'elle fait :
- Certificats d'hygiène : de tous les employés qui manipulent des aliments
- Enregistrements de formation : quand qui a reçu quelle instruction
- Horaires de travail : qui a travaillé quand (important en cas de plainte)
⚠️ Attention :
Les nouveaux employés doivent obtenir un certificat d'hygiène dans les 3 mois. Garde une trace de qui a commencé quand et quand le certificat doit être obtenu.
Plan HACCP et procédures
Ton plan de sécurité alimentaire spécifique à l'entreprise :
- Plan HACCP : tes risques spécifiques et mesures
- Points de contrôle critiques : ce que tu surveilles et pourquoi
- Procédures en cas d'écart : ce que tu fais si quelque chose ne va pas
- Évaluations des fournisseurs : comment tu vérifies tes fournisseurs
Où conserver tout cela au mieux
L'organisation est tout lors d'une inspection :
💡 Exemple : Stockage intelligent
Beaucoup d'entrepreneurs créent un dossier NVWA :
- Version papier : toujours au bureau, pas en cuisine
- Sauvegarde numérique : dans le cloud, accessible via téléphone
- Documents récents : les 30 derniers jours en avant
Comme ça, tu trouves tout en 2 minutes.
- Système numérique : tout dans une application, toujours disponible
- Sauvegarde physique : les documents les plus importants aussi sur papier
- Accessible à l'équipe : pas seulement toi qui dois savoir où c'est
- Mise à jour régulière : jeter les vieux documents, ajouter les nouveaux
Et si tu ne trouves pas quelque chose
L'honnêteté fonctionne mieux que les excuses :
- Admets que tu ne peux pas le trouver immédiatement
- Demande si tu peux l'envoyer par email plus tard dans la journée
- Montre ce que tu as bien organisé
- Demande des conseils pour mieux t'organiser
La plupart des inspecteurs apprécient l'honnêteté et veulent t'aider à t'améliorer, pas te détruire.
Comment organises-tu tes documents NVWA ? (étape par étape)
Fais un inventaire de ce que tu as
Parcours ta cuisine et ton bureau. Rassemble tous les documents de sécurité alimentaire que tu as déjà. Mets-les en une seule pile et trie par date.
Identifie ce qui manque
Vérifie la liste des 5 documents les plus importants. Qu'est-ce que tu n'as pas ou qui est obsolète ? Fais une liste de ce que tu dois créer ou mettre à jour.
Choisis un système de stockage
Décide si tu veux du numérique, du physique ou les deux. Le numérique est plus rapide à rechercher, le physique est plus fiable comme sauvegarde. Beaucoup d'entrepreneurs choisissent les deux.
Crée un dossier NVWA
Physique ou numérique, crée un endroit central pour tous les documents. Étiquette clairement et trie par catégorie (températures, nettoyage, allergènes, etc.).
Teste ton système
Demande à quelqu'un d'autre de trouver 5 documents en 3 minutes. Si ce n'est pas possible, ton système n'est pas encore assez bien organisé.
✨ Pro tip
Fais une vérification de 10 minutes chaque mois : peux-tu trouver les 5 documents les plus importants de la semaine passée en 3 minutes ? Comme ça, tu évites le stress lors d'un contrôle inattendu.
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Questions fréquentes
Combien de temps dois-je conserver les documents ?
Les relevés de température et les documents HACCP au minimum 2 ans. Les certificats du personnel aussi longtemps qu'ils sont en service plus 1 an. Les informations sur les fournisseurs au minimum 1 an après la dernière livraison.
Puis-je conserver les documents numériquement ?
Oui, les documents numériques sont juridiquement équivalents au papier. Assure-toi simplement d'avoir une bonne sauvegarde et qu'ils ne puissent pas être modifiés après coup.
Et si je ne trouve pas un document lors du contrôle ?
Sois honnête et demande si tu peux l'envoyer par email plus tard dans la journée. La plupart des inspecteurs te donnent cette chance. N'essaie jamais d'inventer quelque chose ou de le modifier après coup.
Toute mon équipe doit-elle avoir accès à tous les documents ?
Pas à tous les documents, mais à ceux dont ils sont responsables des enregistrements. Assure-toi qu'au minimum 2 personnes savent où tout se trouve au cas où tu ne serais pas là.
Les anciens documents peuvent-ils me causer des problèmes ?
Oui, s'ils contiennent des erreurs ou montrent que tu as précédemment violé les règles. Conserve ce qui est légalement requis, mais nettoie régulièrement les vieilles choses qui ne sont pas pertinentes.
Une application comme KitchenNmbrs est-elle suffisante pour tous les enregistrements ?
Une application aide énormément à organiser et à rechercher, mais tu dois toujours faire les enregistrements toi-même. C'est un outil, pas une solution automatique.
⚠️ Règlement UE 1169/2011 — Information sur les allergènes — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Les informations relatives aux allergènes sur cette page sont basées sur le Règlement UE 1169/2011. Les recettes et ingrédients peuvent varier selon le fournisseur. Vérifiez toujours les informations actuelles sur les allergènes auprès de votre fournisseur et communiquez-les correctement à vos clients. KitchenNmbrs n'est pas responsable des réactions allergiques.
En France, la DGCCRF contrôle la réglementation sur les allergènes.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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