Imagínate: un inspector de sanidad llama a tu puerta y pide los registros de temperatura de la última semana. Tienes 2 minutos para encontrarlos. He visto a muchos hosteleros entrar en pánico porque sus documentos estaban desperdigados por la cocina, el despacho o directamente extraviados.
Los 5 documentos que siempre debes tener listos
En una inspección, el inspector quiere comprobar rápidamente que cumples la normativa. Estos documentos tienes que poder entregarlos en 2-3 minutos:
💡 Ejemplo: Control rápido
El inspector llega a las 11:00 y pide:
- Registros de temperatura de la última semana
- Listas de limpieza de ayer
- Información sobre alérgenos de la carta
Tienes 2 minutos para encontrarlo todo.
Registros de temperatura (los más solicitados)
Es lo primero que pregunta cualquier inspector. Tienes que demostrar que controlas la refrigeración y la congelación:
- Temperaturas de refrigeración: mediciones diarias de todos los frigoríficos
- Temperaturas de congelación: mediciones diarias de todos los congeladores
- Temperaturas de cocción: calentamiento hasta 75°C, mantenimiento por encima de 60°C
- Temperaturas de recepción: temperatura al recibir productos frescos del proveedor
⚠️ Ojo:
Conserva un mínimo de 2 años de registros de temperatura. Los papeles se pierden con facilidad. El registro digital agiliza mucho la búsqueda retroactiva.
Documentos de limpieza e higiene
Prueba de que tu cocina se mantiene en condiciones:
- Listas de limpieza diaria: qué, cuándo y quién
- Limpieza profunda semanal: hornos, cámaras, desagües
- Control de plagas: contratos e informes de la empresa externa
- Registro de residuos: cuándo se recogen y quién los retira
💡 Ejemplo: Registro de limpieza
Anoche después del servicio:
- Plancha limpiada: 23:15 por Marco
- Frigoríficos repasados: 23:30 por Lisa
- Suelos fregados: 23:45 por Marco
- Residuos retirados: 00:00 por Lisa
Ese nivel de detalle es lo que quiere ver el inspector.
Alérgenos e información de carta
Cada vez más habitual en inspecciones, sobre todo desde la nueva normativa europea:
- Matriz de alérgenos: qué 14 alérgenos contiene cada plato
- Listas de ingredientes: de todos los productos que usas
- Información de proveedores: qué compras dónde y qué certificados tienen
- Medidas contra contaminación cruzada: cómo la evitas en tu cocina
Documentos de personal y formación
Demuestra que tu equipo sabe lo que hace:
- Certificados de higiene alimentaria: de todos los empleados que manipulan alimentos
- Registros de formación: quién recibió qué instrucción y cuándo
- Cuadrantes de turno: quién trabajaba en cada momento, clave si hay reclamaciones
⚠️ Ojo:
Las nuevas incorporaciones deben obtener su certificado de manipulación en los primeros 3 meses. Lleva un registro de cuándo empezó cada persona y cuándo vence ese plazo.
Plan APPCC y procedimientos
Tu plan de seguridad alimentaria específico — y mira, Según KitchenNmbrs, los hosteleros suelen subestimar este documento hasta que lo piden en una inspección:
- Plan APPCC: tus riesgos concretos y las medidas asociadas
- Puntos de control críticos: qué monitorizas y por qué
- Procedimientos ante desviaciones: qué haces cuando algo falla
- Evaluaciones de proveedores: cómo verificas a tus proveedores
Dónde guardar toda esta documentación
La organización lo es todo cuando llega una inspección:
💡 Ejemplo: Almacenamiento inteligente
Muchos hosteleros crean una carpeta de inspección:
- Versión en papel: siempre en el despacho, no en cocina
- Copia de seguridad digital: en la nube, accesible desde el móvil
- Documentos recientes: los últimos 30 días al principio
Así encuentras todo en menos de 2 minutos.
- Sistema digital: todo en una sola app, siempre disponible
- Copia física: los documentos más importantes también en papel
- Accesible para el equipo: no solo tú debes saber dónde está cada cosa
- Actualización periódica: elimina los documentos caducados y añade los nuevos
Qué hacer si no encuentras algo
La honestidad funciona mejor que las excusas. Pues sí, los inspectores también lo saben:
- Reconoce que no lo localizas en ese momento
- Ofrece enviarlo por correo antes de que termine el día
- Muestra lo que sí tienes bien organizado
- Pide orientación sobre cómo mejorar tu sistema
La mayoría de inspectores valoran la transparencia y quieren ayudarte a mejorar, no hundirte.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de temperatura?
¿Qué hago si mi sistema digital falla durante una inspección?
¿Tengo que registrar temperaturas el fin de semana si el local está cerrado?
¿Quién del equipo debe tener acceso a estos documentos?
⚠️ Reglamento UE 1169/2011 — Información sobre alérgenos — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
La información sobre alérgenos en esta página se basa en el Reglamento UE 1169/2011. Las recetas e ingredientes pueden variar según el proveedor. Verifique siempre la información actualizada sobre alérgenos con su proveedor y comuníquela correctamente a sus clientes. KitchenNmbrs no es responsable de reacciones alérgicas.
En España, la AESAN supervisa la normativa de alérgenos.
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Fuente oficial
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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