Gruppenreservierungen ändern sich ständig. Von 25 auf 30 Personen, von Fleisch zu Fisch, von Dinner zu Lunch. Aber diese Änderungen erreichen selten die Küche, wodurch dein Einkauf nicht mit dem übereinstimmt, was du tatsächlich servierst.
Warum Änderungen nicht durchkommen
Das Problem liegt in der Kommunikationskette. Die Reservierung wird im Buchungssystem angepasst, aber niemand denkt daran, dies an die Person weiterzugeben, die den Einkauf macht.
? Beispiel:
Montag: Reservierung für 25 Personen, 3-Gänge-Menü
- Dienstag: Kunde ruft an, werden 30 Personen
- Mittwoch: Kunde ruft an, 5 Vegetarier dazu
- Donnerstag: Kunde ruft an, doch kein Dessert
Freitag: Chef hat immer noch für die ursprüngliche Reservierung von Montag eingekauft.
Die Kosten schießen in die Höhe
Jede Änderung, die nicht weitergegeben wird, kostet Geld. Zu viel eingekauft bedeutet Verschwendung. Zu wenig eingekauft bedeutet Stress und teure Notfallkäufe.
? Rechenbeispiel:
Ursprüngliche Reservierung: 25 Personen, Rindersteak €12/Portion
- Eingekauft: 25 × €12 = €300
- Realität: 30 Personen kommen
- Notfallkauf: 5 × €18 = €90 (50% teurer)
Zusatzkosten: €90 - (5 × €12) = €30
Wer ist für was verantwortlich?
In vielen Betrieben gibt es keine klare Verantwortung für die Weitergabe von Änderungen:
- Inhaber nimmt Reservierung an, vergisst weiterzugeben
- Serviererin hört von Änderung, denkt, dass Inhaber es weitergibt
- Chef arbeitet mit alten Informationen
- Einkäufer weiß von nichts
⚠️ Achtung:
Je mehr Menschen an einer Reservierung beteiligt sind, desto größer ist die Chance, dass Informationen verloren gehen.
Die Auswirkung auf deine Zahlen
Last-Minute-Änderungen ohne angepassten Einkauf ruinieren deine Lebensmittelkostenberechnungen. Du rechnest mit der ursprünglichen Zusammensetzung, servierst aber etwas anderes.
? Auswirkungsbeispiel:
Ursprüngliches Menü: 30% Lebensmittelkosten
- 5 zusätzliche Personen Notfallkauf: +50% Kosten
- 3 Personen von Fleisch zu Fisch: +€8/Portion
- Kein Dessert für 8 Personen: -€3/Portion aber schon eingekauft
Tatsächliche Lebensmittelkosten: 38% statt 30%
Warum ein zentrales System hilft
Mit einem System, in das jeder schaut, erreichen Änderungen automatisch die richtigen Personen. Keine Telefonanrufe, keine Notizen, keine vergessenen Nachrichten.
In einer App wie KitchenNmbrs siehst du sofort, welche Auswirkung eine Änderung auf deinen Einkauf und deine Lebensmittelkosten hat. So kannst du noch gegensteuern, bevor es zu spät ist.
Wie vermeidest du Missverständnisse bei Gruppenreservierungen?
Mache eine Person endverantwortlich
Bestimme eine Person, die alle Änderungen erhält und weitergibt. Dies verhindert, dass Informationen verloren gehen.
Setze eine Frist für Änderungen
Kommuniziere deutlich, dass Änderungen mindestens 48 Stunden vorher mitgeteilt werden müssen. Danach fallen zusätzliche Kosten an.
Überprüfe einen Tag vor dem Event
Rufe den Kunden einen Tag vorher an, um die endgültigen Anzahlen und Wünsche zu besprechen. Passe deinen Einkauf bei Bedarf an.
✨ Pro tip
Sende immer eine Bestätigungsmail mit den endgültigen Anzahlen und der Zusammensetzung einen Tag vor dem Event. So hast du einen Nachweis darüber, was vereinbart wurde.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Sollte ich zusätzliche Kosten für Last-Minute-Änderungen berechnen?
Wie verhindere ich, dass Kunden ständig ändern?
Was ist, wenn mein Chef die Änderungen nicht an den Einkäufer weitergibt?
Kann ich Änderungen ablehnen?
Wie berechne ich die Zusatzkosten für Änderungen?
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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