Lieferanten, die wiederholt deine Anforderungen nicht erfüllen, stellen ein Risiko für deine Lebensmittelsicherheit und Qualität dar. Schlechte Lieferungen können zu Lebensmittelvergiftungen, Bußgeldern und Reputationsschäden führen. In diesem Artikel lernst du, wie du Schritt für Schritt mit problematischen Lieferanten umgehen kannst.
Erkenne die Signale eines problematischen Lieferanten
Nicht jede schlechte Lieferung ist ein Grund zum sofortigen Wechsel. Aber einige Signale sind definitiv Alarmsignale:
- Temperatur bei Ankunft zu hoch (Kühlprodukte >7°C, Tiefkühlprodukte >-12°C)
- Produkte über dem Verfallsdatum
- Beschädigte Verpackungen oder schmutzige Transportmittel
- Wiederholt zu späte Lieferungen
- Falsche Produkte oder Mengen
⚠️ Achtung:
Eine schlechte Lieferung kann Zufall sein. Drei schlechte Lieferungen hintereinander sind ein Muster. Dokumentiere alles.
Dokumentiere jede schlechte Lieferung
Ohne Beweis kannst du keine Maßnahmen ergreifen. Halte daher jede Abweichung fest:
- Datum und Uhrzeit der Lieferung
- Temperatur von Kühl- und Tiefkühlprodukten
- Fotos von beschädigten Verpackungen
- Name des Fahrers
- Welche Produkte du abgelehnt hast und warum
💡 Beispiel:
Lieferung Dienstag 14. März, 09:30:
- Hähnchen Kerntemperatur: 12°C (max 7°C)
- Fahrer: Jan van der Berg
- Maßnahme: 5kg Hähnchenbrust abgelehnt
- Fotos des Thermometers gemacht
Sofort um 09:45 Uhr dem Lieferanten mitgeteilt
Führe ein Gespräch mit deinem Lieferanten
Ruf nicht direkt wütend an. Führe das Gespräch professionell:
- Bespreche die Fakten - keine Emotionen, nur das, was du dokumentiert hast
- Frage nach Ursachen - vielleicht stimmt etwas mit ihrer Kühlkette nicht
- Treffe konkrete Absprachen - wann wird es gelöst?
- Halte Absprachen schriftlich fest - per E-Mail zur Bestätigung
💡 Beispielgespräch:
"Hallo Mark, in den letzten 3 Wochen hatte ich immer wieder Probleme mit der Temperatur deiner Kühlprodukte. Am 7., 14. und 21. März war das Hähnchen über 10°C. Das ist ein Lebensmittelsicherheitsrisiko. Was läuft in eurem Prozess schief?"
Setze eine Frist und überprüfe
Gib deinem Lieferanten eine faire Chance, das Problem zu beheben, aber setze eine klare Frist:
- 2 Wochen für operative Probleme (Temperatur, Timing)
- 1 Woche für administrative Probleme (falsche Produkte)
- Sofort für Lebensmittelsicherheitsprobleme
Überprüfe die nächsten Lieferungen besonders sorgfältig. Messe Temperaturen, überprüfe Verfallsdaten, dokumentiere alles.
⚠️ Achtung:
Gib keine unbegrenzten Chancen. Nach 2-3 Verwarnungen und ohne Verbesserung ist es Zeit zum Wechsel.
Suche bereits nach einer Alternative
Warte nicht, bis dein Lieferant endgültig ausfällt. Orientiere dich bereits nach Alternativen:
- Frage Referenzen bei Kollegen an
- Teste kleine Bestellungen bei potenziellen neuen Lieferanten
- Vergleiche Preise - aber Qualität geht vor Preis
- Überprüfe Zertifikate - haben sie BRC, IFS oder ähnliches?
Triff die endgültige Entscheidung
Wenn dein Lieferant sich nach Verwarnungen und Fristen nicht verbessert, ist es Zeit zu stoppen:
- Informiere schriftlich, dass du die Zusammenarbeit beendest
- Benenne die Gründe - damit sie von Fehlern lernen können
- Bleibe professionell - du weißt nie, ob du sie später brauchst
- Plane den Übergang - stelle sicher, dass du keine Lieferungslücke hast
💡 Beispiel:
"Lieber Mark, trotz unserer Gespräche und Absprachen bleiben die Probleme mit den Temperaturen bei Lieferungen bestehen. Für die Lebensmittelsicherheit meiner Gäste kann ich dieses Risiko nicht länger tragen. Unsere Zusammenarbeit endet zum 1. April. Danke für die schönen Jahre davor."
Vermeide Probleme mit neuen Lieferanten
Lerne aus deiner Erfahrung und vermeide die gleichen Probleme:
- Stelle Anforderungen schriftlich fest - Temperaturen, Lieferzeiten, Qualität
- Mache Fotos der ersten Lieferungen
- Bespreche Verfahren - was tun sie bei Problemen?
- Plane Evaluationstermine - nach 1 Monat und 3 Monaten
Wie gehst du mit einem problematischen Lieferanten um? (Schritt für Schritt)
Dokumentiere alle Probleme
Halte jede schlechte Lieferung mit Datum, Uhrzeit, Temperaturen und Fotos fest. Ohne Beweis kannst du keine Maßnahmen ergreifen.
Führe ein professionelles Gespräch
Bespreche die dokumentierten Probleme mit deinem Lieferanten. Frage nach Ursachen und treffe konkrete Absprachen zur Verbesserung.
Setze eine Frist und überprüfe
Gib 1-2 Wochen für operative Probleme. Überprüfe die nächsten Lieferungen besonders sorgfältig und dokumentiere, ob es Verbesserungen gibt.
Suche nach einer Alternative
Orientiere dich nach anderen Lieferanten, während du deinem aktuellen Lieferanten eine Chance gibst. Teste kleine Bestellungen bei Alternativen.
Triff die endgültige Entscheidung
Wenn es nach Verwarnungen keine Verbesserung gibt, beende die Zusammenarbeit. Informiere schriftlich und plane einen reibungslosen Übergang.
✨ Pro tip
Mache Fotos von jeder Lieferung im ersten Monat mit einem neuen Lieferanten. So baust du direkt Beweis auf, falls später Probleme entstehen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viele Chancen sollte ich einem schlechten Lieferanten geben?
Gib maximal 2-3 Chancen nach einer klaren Verwarnung. Bei Lebensmittelsicherheitsproblemen (falsche Temperaturen) hast du keine Zeit für lange Prozesse.
Kann ich einen Lieferanten für schlechte Produkte haftbar machen?
Nur wenn du beweisen kannst, dass die Produkte bereits bei Lieferung schlecht waren. Deshalb ist Dokumentation so wichtig - Fotos, Temperaturmessungen und Zeitstempel.
Was ist, wenn mein Lieferant der einzige in der Nähe ist?
Suche online nach alternativen Lieferanten, die auch in deiner Region liefern. Viele Großhändler haben ein größeres Liefergebiet als du denkst.
Muss ich schlechte Lieferungen immer ablehnen?
Bei Lebensmittelsicherheitsproblemen (Temperatur, Haltbarkeit) immer ablehnen. Bei anderen Problemen kannst du akzeptieren, aber dokumentieren und in deinen Preis einrechnen.
Wie vermeide ich Probleme mit einem neuen Lieferanten?
Stelle vorher klare Anforderungen schriftlich fest. Mache Fotos der ersten Lieferungen und plane Evaluationstermine nach 1 und 3 Monaten.
Kann eine App beim Dokumentieren von Lieferungen helfen?
Ja, mit einer HACCP-App wie KitchenNmbrs kannst du schnell Temperaturen und Abweichungen mit Fotos erfassen. Das macht das Nachschlagen bei späteren Problemen viel einfacher.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
HACCP-konform in Minuten, nicht Stunden
KitchenNmbrs hat ein vollständiges HACCP-Modul: Temperaturerfassung, Reinigungspläne, Wareneingangskontrolle und Korrekturmaßnahmen. Alles digital, alles nachverfolgbar. 14 Tage kostenlos testen.
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