Last-Minute-Aufträge kosten dir extra Zeit, Stress und oft teurere Zutaten. Aber wie viel Aufschlag musst du berechnen, um diese Kosten zu decken? Eine gute Faustregel ist ein Aufschlag von 25-50%, je nachdem wie kurzfristig es ist und was du organisieren musst.
Warum Last-Minute teurer ist
Last-Minute-Aufträge bringen immer zusätzliche Kosten mit sich, die du normalerweise nicht hast:
- Teurere Einkäufe: Du kannst nicht auf die besten Preise oder Angebote warten
- Überstunden des Personals: Dein Team muss vielleicht länger bleiben oder früher kommen
- Stress und Fehler: Eile führt zu Verschwendung und Reparaturkosten
- Verpasste Chancen: Du kannst andere Aufträge möglicherweise nicht annehmen
Die zusätzlichen Kosten berechnen
Es gibt vier Hauptkategorien, in denen du bei Last-Minute-Aufträgen zusätzliche Kosten hast:
? Beispiel: Catering für 50 Personen, 1 Tag vorher
Ein normaler Auftrag würde €1.500 kosten. Zusätzliche Kosten:
- Zutaten 15% teurer (keine Zeit für beste Preise): €113
- 2 Stunden Überstunden Chef à €25: €50
- Extra Lieferung, weil Lieferant bereits weg war: €35
- Stress-Aufschlag für Organisation: €150
Gesamt zusätzlich: €348 (23% Aufschlag)
Aufschlag pro Zeitraum
Je kürzer die Zeit, desto höher muss dein Aufschlag sein:
- 1 Woche vorher: 10-15% Aufschlag
- 2-3 Tage vorher: 20-30% Aufschlag
- 1 Tag vorher: 35-50% Aufschlag
- Am selben Tag: 50-75% Aufschlag
⚠️ Achtung:
Berechne immer einen Mindestaufschlag von 25%, auch wenn du denkst, dass es sich ausgeht. Last-Minute-Aufträge kosten immer mehr als du denkst.
Was in deinen Aufschlag gehört
Erstelle eine Checkliste aller zusätzlichen Kosten, die du haben könntest:
- Zutaten: 10-20% teurer durch Notfallkäufe
- Personal: Überstunden, Wochenendaufschläge, zusätzliche Mitarbeiter
- Transport: Extra Fahrten, Express-Lieferungen
- Ausfallrisiko: Weniger Zeit, um Fehler zu beheben
- Opportunitätskosten: Andere Aufträge, die du nicht annehmen kannst
? Beispiel: Restaurant möchte 30 Takeaway-Menüs, heute Abend fertig
Normaler Preis pro Menü: €18. Zusätzliche Kosten:
- Chef 3 Stunden Überstunden: €75
- Zutaten beim teuren Supermarkt: €45 extra
- Verpackungen Spedition: €25
- Stress und Organisation: €50
Zusätzliche Kosten: €195 ÷ 30 Menüs = €6,50 pro Menü (36% Aufschlag)
Kommunikation mit dem Kunden
Sei transparent darüber, warum Last-Minute teurer ist. Die meisten Kunden verstehen das:
- "Für Aufträge innerhalb von 24 Stunden berechnen wir 40% Aufschlag"
- "Last-Minute bedeutet teurere Einkäufe und Überstunden für unser Team"
- "Wir können es regeln, aber es kostet extra"
Wann ablehnen
Manchmal lohnt sich ein Last-Minute-Auftrag nicht, auch nicht mit Aufschlag:
- Du hast bereits einen vollen Zeitplan
- Der Kunde will keinen Aufschlag zahlen
- Das Fehlerrisiko ist zu groß
- Dein Team ist bereits überfordert
? Beispiel: Berechnung Break-Even-Aufschlag
Auftrag von €1.000 mit 30% Marge = €300 Gewinn
- Zusätzliche Kosten durch Eile: €250
- Erforderlicher Aufschlag: €250 ÷ €1.000 = 25%
- Neuer Preis: €1.250
So behältst du denselben Gewinn trotz zusätzlicher Kosten
Wie berechnest du den richtigen Last-Minute-Aufschlag?
Berechne deine normale Kostenkalkulation und Marge
Beginne damit, was der Auftrag normalerweise kosten würde. Berechne: Zutaten, Arbeit, Overhead und deinen gewünschten Gewinn. Das ist deine Basis.
Schätze alle zusätzlichen Kosten ein
Denke an: teurere Einkäufe (10-20%), Überstunden des Personals, extra Transport, Stress-Faktor. Addiere alles zusammen.
Bestimme deinen Aufschlag-Prozentsatz
Teile die zusätzlichen Kosten durch deinen normalen Preis. Das gibt dir den minimalen Aufschlag. Addiere dazu 5-10% Puffer für unvorhergesehene Kosten.
Überprüfe, ob es für den Kunden realistisch ist
Ein Aufschlag von 100% wird wahrscheinlich niemand akzeptieren. Zwischen 25-50% ist normalerweise akzeptabel für echte Notfälle.
Kommuniziere klar mit dem Kunden
Erkläre, warum Last-Minute teurer ist. Die meisten Menschen verstehen das. Gib auch an, was die Alternative ist (spätere Lieferung zum normalen Preis).
✨ Pro tip
Führe ein Logbuch über deine Last-Minute-Aufträge und was sie wirklich gekostet haben. Nach ein paar Monaten siehst du Muster und kannst deine Aufschläge präziser bestimmen.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Aufschlag kann ich für Lieferung am selben Tag berechnen?
Was ist, wenn der Kunde den Aufschlag zu hoch findet?
Muss ich immer einen Mindestaufschlag berechnen?
Wie verhindere ich, dass Kunden immer Last-Minute bestellen?
Kann ich unterschiedliche Aufschläge pro Auftragstyp haben?
Was mache ich, wenn ich die zusätzlichen Kosten falsch geschätzt habe?
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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