Arbeitskosten und Personalkosten werden oft verwechselt, aber es sind unterschiedliche Begriffe. Arbeitskosten sind der Prozentsatz deines Umsatzes, der für Personal aufgewendet wird, während Personalkosten der Gesamtbetrag sind, den du für dein Team ausgibst. Den Unterschied zu verstehen hilft dir, besser auf Rentabilität hinzuarbeiten.
Der Unterschied in der Definition
Personalkosten sind alle Kosten, die du für dein Personal in Euro pro Monat oder Jahr aufwendest. Dies umfasst Bruttolöhne, Sozialabgaben, Rentenbeiträge, Krankenversicherung und andere sekundäre Arbeitsbedingungen.
Arbeitskosten sind der Prozentsatz deines Umsatzes, der für Personal aufgewendet wird. Dies gibt dir einen Überblick über das Verhältnis zwischen deinen Personalausgaben und deinen Einnahmen.
💡 Beispiel:
Restaurant mit €50.000 Monatsumsatz:
- Personalkosten: €18.000 pro Monat
- Arbeitskosten: (€18.000 / €50.000) × 100 = 36%
Die Arbeitskosten von 36% liegen im normalen Bereich für Restaurants.
Was fällt unter Personalkosten?
Personalkosten sind mehr als nur der Bruttolohn, den du auszahlst. Du musst mit den Gesamtkosten pro Mitarbeiter rechnen:
- Bruttolohn: Der Betrag auf der Lohnabrechnung
- Arbeitgeberabgaben: Sozialbeiträge, etwa 20-25% des Bruttolohns
- Rentenbeitrag: Arbeitgeberanteil, oft 5-8% des Bruttolohns
- Krankenversicherung: Falls du diese bezuschusst
- Urlaubsgeld: 8% des Bruttolohns
- Sonstige Zuschüsse: Fahrtkosten, Telefon, Arbeitskleidung
💡 Beispiel Gesamtpersonalkosten:
Koch mit €3.000 Bruttolohn pro Monat:
- Bruttolohn: €3.000
- Arbeitgeberabgaben (22%): €660
- Rentenbeitrag (6%): €180
- Urlaubsgeld: €240
Gesamtkosten: €4.080 pro Monat
Wie berechnest du den Arbeitskosten-Prozentsatz?
Die Formel für Arbeitskosten ist einfach, aber achte darauf, dass du alle Personalkosten einbeziehst:
Arbeitskosten % = (Gesamtpersonalkosten / Umsatz ohne MwSt.) × 100
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit Umsatz ohne MwSt. Wenn du Umsatz inklusive MwSt. verwendest, scheinen deine Arbeitskosten niedriger zu sein als sie tatsächlich sind.
Übliche Prozentsätze in der Gastronomie
Arbeitskosten variieren je nach Art des Gastronomiebetribs und Serviceniveau:
- Fast Food / Imbiss: 25-30%
- Casual Dining: 30-35%
- Fine Dining: 35-40%
- Café / Bar: 20-28%
- Lieferservice / Takeaway: 18-25%
Je mehr Service du anbietest, desto höher sind normalerweise deine Arbeitskosten. Ein Fine-Dining-Restaurant benötigt mehr Personal als ein Lieferrestaurant.
💡 Beispiel Vergleich:
Zwei Restaurants, gleicher Umsatz €40.000/Monat:
- Pizzeria: €10.000 Personalkosten = 25% Arbeitskosten
- Fine Dining: €14.000 Personalkosten = 35% Arbeitskosten
Beide Prozentsätze sind normal für ihren Betriebstyp.
Warum beide Zahlen wichtig sind
Du brauchst beide Zahlen, um deinen Betrieb richtig zu steuern:
- Personalkosten in Euro: Für Budgetierung und Cashflow
- Arbeitskosten-Prozentsatz: Um mit anderen Perioden und Benchmarks zu vergleichen
- Kombination: Um zu sehen, ob steigende Kosten durch mehr Umsatz oder höhere Löhne entstehen
Wenn dein Arbeitskosten-Prozentsatz steigt, während dein Umsatz gleich bleibt, zahlst du zu viel für Personal. Steigt dein Umsatz, aber der Prozentsatz bleibt gleich, dann wächst du gesund.
Digital erfassen vs. Excel
Viele Unternehmer erfassen Personalkosten in Excel, aber das hat Nachteile. Du musst alle Lohnkomponenten manuell addieren und Prozentsätze berechnen. Ein System wie KitchenNmbrs kann deine Arbeitskosten automatisch berechnen, sobald du deinen Umsatz und deine Personalkosten eingibst.
Wie berechnest du deine Arbeitskosten? (Schritt für Schritt)
Addiere alle Personalkosten
Erstelle eine Übersicht der Bruttolöhne, Arbeitgeberabgaben, Rentenbeiträge, Urlaubsgeld und sonstige Zuschüsse für einen Monat. Vergiss nicht Leiharbeiter oder Freiberufler, die regelmäßig arbeiten.
Berechne deinen Umsatz ohne MwSt.
Nimm deinen Monatsumsatz und ziehe die MwSt. ab. Bei 19% MwSt. teilst du durch 1,19. Beispiel: €50.000 inklusive MwSt. wird €42.017 ohne MwSt.
Teile Personalkosten durch Umsatz
Verwende die Formel: (Personalkosten / Umsatz ohne MwSt.) × 100. Ein Ergebnis zwischen 25-40% ist normal, je nach deinem Betriebstyp und Serviceniveau.
✨ Pro tip
Überprüfe deine Arbeitskosten an deinem geschäftigsten und ruhigsten Tag der Woche. Wenn der Unterschied größer als 10 Prozentpunkte ist, kannst du wahrscheinlich durch intelligentere Planung sparen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Muss ich MwSt. bei der Arbeitskosten-Berechnung berücksichtigen?
Nein, rechne immer mit Umsatz ohne MwSt. Wenn du Umsatz inklusive MwSt. verwendest, scheinen deine Arbeitskosten niedriger zu sein als sie tatsächlich sind. Teile deinen Umsatz durch 1,19, um die MwSt. abzuziehen.
Fallen Leiharbeiter auch unter Personalkosten?
Ja, alle Kosten für Menschen, die in deiner Küche oder im Service arbeiten, zählen dazu. Auch Leiharbeiter, freiberufliche Köche und temporäre Hilfe während Stoßzeiten.
Was ist, wenn meine Arbeitskosten über 40% liegen?
Dann zahlst du wahrscheinlich zu viel für Personal im Verhältnis zu deinem Umsatz. Überprüfe, ob du nicht zu viele Menschen in ruhigen Zeiten einplanst, oder erhöhe deine Preise, um mehr Umsatz pro Gast zu erzielen.
Wie oft sollte ich meine Arbeitskosten berechnen?
Mindestens monatlich, aber wöchentlich gibt dir mehr Kontrolle. Besonders in saisonalen Betrieben können deine Arbeitskosten zwischen Stoßzeiten und ruhigen Perioden stark schwanken.
Sind Urlaubsgeld und 13. Monatsgehalt Teil der Personalkosten?
Ja, alle Zuschüsse, die du an Personal zahlst, zählen dazu. Verteile Urlaubsgeld und 13. Monatsgehalt auf 12 Monate, um einen fairen monatlichen Durchschnitt zu erhalten.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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