Hygiënecode doorname is wettelijk verplicht en moet periodiek worden vastgelegd. Veel horecaondernemers vergeten dit te registreren, wat problemen kan geven bij NVWA controles. In dit artikel leer je hoe je dit correct vastlegt en organiseert.
Wat is de hygiënecode en waarom vastleggen?
De hygiënecode bevat de regels voor voedselveiligheid in jouw type bedrijf. Als ondernemer ben je verplicht om deze regelmatig door te nemen met je personeel en dit vast te leggen. Het gaat niet alleen om nieuwe medewerkers, maar om iedereen die met voedsel werkt.
⚠️ Let op:
Niet registreren kan bij controles leiden tot waarschuwingen of boetes. De NVWA wil kunnen zien dat je actief bezig bent met voedselveiligheid.
Wat moet je vastleggen?
Voor elke doorname van de hygiënecode leg je het volgende vast:
- Datum van de doorname - wanneer heeft het plaatsgevonden
- Aanwezige medewerkers - wie waren erbij
- Besproken onderwerpen - welke delen van de code
- Duur van de training - hoe lang heeft het geduurd
- Handtekeningen - van alle deelnemers
? Voorbeeld registratie:
Datum: 15 maart 2024
- Aanwezig: Jan (chef), Marie (sous chef), Peter (kok)
- Onderwerp: Temperatuurcontrole en allergenen
- Duur: 45 minuten
- Handtekeningen: Alle drie aanwezig
Hoe vaak moet je dit doen?
De frequentie hangt af van je type bedrijf, maar algemene richtlijnen zijn:
- Nieuwe medewerkers: Binnen 2 weken na start
- Bestaand personeel: Minimaal 1x per jaar
- Bij wijzigingen: Als procedures veranderen
- Na incidenten: Bij voedselveiligheid problemen
Digitaal vs. papier registreren
Veel keukens gebruiken nog papieren lijsten, maar digitale registratie heeft voordelen:
? Voordelen digitaal:
- Niet kwijtraken of beschadigen
- Snel terugzoeken bij controles
- Automatische herinneringen instellen
- Foto's van handtekeningen opslaan
Apps zoals KitchenNmbrs hebben een HACCP module waarin je trainingen kunt vastleggen en automatisch herinneringen krijgt wanneer het tijd is voor een nieuwe doorname.
Wat te doen bij een NVWA controle?
Als de NVWA langskomt, willen ze vaak zien:
- Registraties van de laatste 2 jaar
- Wie wanneer getraind is
- Of nieuwe medewerkers tijdig zijn geïnstrueerd
- Of trainingen actueel zijn (niet ouder dan 1 jaar)
⚠️ Let op:
Bewaar registraties minimaal 2 jaar. Ook van medewerkers die inmiddels weg zijn. De NVWA kan vragen naar historische gegevens.
Template voor registratie
Een eenvoudig sjabloon dat je kunt gebruiken:
? Basis template:
Hygiënecode training - [Datum]
- Trainer: [Naam]
- Deelnemers: [Namen]
- Onderwerpen: [Lijst]
- Starttijd: [Tijd] - Eindtijd: [Tijd]
- Handtekeningen: [Ruimte voor handtekeningen]
- Opmerkingen: [Eventuele bijzonderheden]
Hoe registreer je hygiënecode doorname? (stap voor stap)
Plan de training en nodig medewerkers uit
Kies een moment waarop alle relevante medewerkers aanwezig kunnen zijn. Communiceer van tevoren wat er besproken wordt en hoe lang het duurt. Plan dit in rustige periodes, niet vlak voor de service.
Bereid de onderwerpen voor en houd de training
Bepaal welke delen van de hygiënecode je gaat bespreken. Focus op praktische zaken zoals temperatuurcontrole, allergenen en hygiëne. Houd het interactief en vraag om voorbeelden uit de eigen keuken.
Registreer alles direct na afloop
Noteer datum, tijd, aanwezigen en besproken onderwerpen. Laat alle deelnemers tekenen. Bewaar dit digitaal of in een vaste map. Zet direct een herinnering in je agenda voor de volgende training over 12 maanden.
✨ Pro tip
Zet na elke training direct een herinnering in je agenda voor over 11 maanden. Zo ben je altijd op tijd voor de volgende doorname en voorkom je dat het te lang duurt tussen trainingen.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Moet ik de hele hygiënecode elke keer doornemen?
Nee, je kunt het opsplitsen in onderwerpen. Focus elke sessie op 2-3 belangrijke thema's zoals temperaturen, allergenen of schoonmaak. Zorg dat je over een jaar alle onderwerpen hebt behandeld.
Wat als een medewerker weigert te tekenen?
Leg uit waarom dit belangrijk is voor voedselveiligheid en jullie bedrijf. Als iemand blijft weigeren, noteer dit met datum en getuigen. Je hebt dan bewijs dat je de training hebt aangeboden.
Kunnen online trainingen ook als bewijs dienen?
Ja, mits je kunt aantonen wie wanneer welke training heeft gevolgd. Print certificaten uit of sla screenshots op. Combineer dit bij voorkeur met praktische uitleg in de eigen keuken.
Hoe lang moet ik registraties bewaren?
Minimaal 2 jaar, maar 3 jaar is veiliger. Ook van ex-medewerkers. Bij een incident of klacht wil de NVWA kunnen terugkijken of iemand correct was getraind.
Wat als ik vergeten ben om trainingen te registreren?
Begin nu met registreren en plan direct nieuwe trainingen in. Je kunt niet terugwerkend bewijzen dat trainingen hebben plaatsgevonden zonder registratie. Focus op de toekomst en zorg dat het niet meer gebeurt.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
HACCP-compliant in minuten, niet in uren
KitchenNmbrs heeft een volledig HACCP-module: temperatuurregistratie, schoonmaakschema's, ontvangstcontrole en corrigerende acties. Alles digitaal, alles traceerbaar. Probeer het 14 dagen gratis.
Start gratis trial →