Documenter correctement une livraison refusée est crucial pour ta sécurité alimentaire et ton portefeuille. Si ton fournisseur apporte des produits qui ne répondent pas aux exigences, tu dois documenter cela immédiatement et complètement. Ainsi, tu évites les discussions ultérieures et tu t'assures de ne pas perdre d'argent sur des produits défectueux.
Pourquoi la documentation est si importante
Une livraison refusée sans bonne documentation devient souvent une discussion entre toi et le fournisseur. Qui a raison ? Qu'est-ce qui n'allait pas exactement ? Sans preuve, tu es en position faible. De plus, l'autorité sanitaire exige que tu puisses démontrer quelles mesures tu as prises en cas de problème de sécurité alimentaire.
⚠️ Attention :
N'accepte jamais une mauvaise livraison « pour cette fois ». Une portion de poisson avarié peut causer des mois de dégâts à ton restaurant à cause des mauvais avis et des clients malades.
Ce que tu dois vérifier immédiatement à chaque livraison
Contrôle chaque livraison avant de signer. Ce sont les points critiques :
- Température : Réfrigéré en dessous de 4°C, congelé en dessous de -18°C
- Emballage : Pas de déchirures, bosses ou gonflements
- Durée de conservation : Au moins 2/3 de la durée de conservation restante
- Couleur et odeur : Est-ce que ça a l'air normal ? Est-ce que ça sent frais ?
- Quantité : La quantité correspond-elle à ta commande ?
💡 Exemple refusé :
Livraison mardi 8h30 de Poisson Frais SARL :
- 10 kg de filet de saumon commandés à 18€/kg
- Température à l'arrivée : 8°C (trop chaud !)
- Durée de conservation : encore 1 jour
- Odeur : aigre, pas frais
Action : Livraison complète refusée
Ce que tu dois documenter pour toi
Documente tout ce qui n'allait pas. Tu as besoin de cela pour ta propre administration et pour les contrôles sanitaires éventuels :
- Date et heure de la livraison
- Nom du fournisseur et du chauffeur
- Ce qui n'allait pas (température, odeur, emballage)
- Température mesurée (avec thermomètre)
- Photos du problème
- Quels produits tu as refusés
- Signature du chauffeur sur ton formulaire de refus
💡 Exemple de documentation :
« Livraison refusée - 15 mars 2025, 8h30 »
- Fournisseur : Poisson Frais SARL, chauffeur Jean
- Produit : 10 kg de filet de saumon, facture PF-2025-0847
- Problème : Température 8°C (norme : <4°C)
- Action : Livraison complète retournée au fournisseur
- Photos : Thermomètre + emballage
Ce que tu dois communiquer au fournisseur
Assure-toi que le fournisseur sait exactement ce qui n'allait pas et ce que tu attends de lui :
- Signaler immédiatement : Appelle tout de suite ta personne de contact
- Confirmer par écrit : Envoie un e-mail avec tous les détails
- Joindre des photos : La preuve visuelle fonctionne le mieux
- Livraison de remplacement : Quand attends-tu une nouvelle livraison ?
- Avoir de crédit : Demande la confirmation que tu ne paieras pas
💡 Exemple d'e-mail :
« Objet : Livraison refusée - Facture PF-2025-0847 »
« Bonjour Jean, J'ai refusé complètement la livraison de ce matin à 8h30 en raison d'une température trop élevée (8°C). Voir les photos ci-jointes. Je demande une nouvelle livraison aujourd'hui avant 14h00 et la confirmation d'un avoir. Cordialement, [Nom] »
Conservation de la documentation
Conserve toute la documentation pendant au moins 2 ans. Cela s'applique à :
- Formulaires de refus
- Photos des problèmes
- Correspondance e-mail avec le fournisseur
- Avoirs
- Nouveaux bons de livraison de remplacement
Le stockage numérique fonctionne le mieux. Dans une application comme KitchenNmbrs, tu peux enregistrer les photos et les notes directement avec la livraison, afin d'avoir tout au même endroit.
⚠️ Attention :
Ne jette pas immédiatement les produits refusés. Conserve-les jusqu'à ce que le fournisseur ait confirmé qu'il crée l'avoir. Sinon, tu pourrais payer deux fois.
Documenter une livraison refusée (étape par étape)
Vérifier immédiatement à la réception
Vérifie la température, l'emballage, la durée de conservation et l'odeur avant de signer la réception. Mesure la température avec un thermomètre et note-la. Prends des photos de tout ce qui ne va pas.
Remplir le formulaire de refus
Remplis un formulaire de refus avec la date, l'heure, le fournisseur, le chauffeur, les produits et la raison du refus. Fais signer ce formulaire par le chauffeur comme confirmation. Donne-lui une copie.
Contact direct avec le fournisseur
Appelle ta personne de contact chez le fournisseur dans les 30 minutes. Explique ce qui n'allait pas et envoie immédiatement un e-mail avec les photos pour confirmation. Demande une nouvelle livraison et un avoir.
Tout conserver numériquement
Conserve toutes les photos, formulaires et e-mails numériquement dans un dossier par fournisseur. Note dans ton registre HACCP ce que tu as fait. Conserve pendant au moins 2 ans pour les contrôles éventuels.
✨ Pro tip
Prends une photo de chaque livraison avec le thermomètre dedans, même si tout va bien. Cela prend 10 secondes mais peut t'épargner beaucoup de discussions si des problèmes surviennent plus tard.
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Questions fréquentes
Puis-je refuser une livraison si le chauffeur n'est pas d'accord ?
Oui, tu es responsable de la sécurité alimentaire dans ta cuisine. Si les produits ne répondent pas aux exigences, tu as le droit et le devoir de refuser. Fais simplement signer le formulaire de refus par le chauffeur.
Que faire si le fournisseur dit que je dois quand même payer ?
Avec une bonne documentation (photos, températures mesurées, formulaire de refus signé), tu es en position forte. La plupart des fournisseurs coopèrent si tu peux prouver que leurs produits ne répondaient pas aux accords.
Combien de temps puis-je conserver les produits refusés ?
Conserve les produits refusés séparément dans ta réfrigération jusqu'à ce que le fournisseur ait confirmé l'avoir. Cela prend généralement 1 à 2 jours ouvrables. Jette-les ensuite.
Dois-je documenter chaque petit écart ?
Documente tout ce qui affecte la sécurité alimentaire ou la qualité. Un seul emballage endommagé n'a pas besoin d'être documenté, mais les mauvaises températures ou les produits avarié toujours.
Puis-je accepter une partie de la livraison ?
Oui, tu peux décider par produit. Accepte seulement ce qui est bon et refuse le reste. Assure-toi que c'est clair sur ton formulaire quels produits tu acceptes et lesquels tu refuses.
Que faire si je découvre plus tard que les produits sont mauvais ?
Contacte immédiatement le fournisseur, même si tu as déjà signé. Prends des photos et explique quand tu l'as découvert. Beaucoup de fournisseurs coopèrent, surtout en cas de problèmes de qualité évidents.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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