Les écarts chez les fournisseurs peuvent te coûter cher s'il tu ne les enregistres pas. Un emballage endommagé ici, une mauvaise température là - cela semble anodin, mais les tendances apparaissent vite. En documentant systématiquement les écarts, tu vois quels fournisseurs ont des problèmes structurels et tu peux intervenir à temps.
Pourquoi enregistrer les écarts est crucial
Beaucoup de restaurateurs pensent : un emballage endommagé, pas de problème. Mais si le même fournisseur livre quelque chose de mal chaque semaine, tu perds des centaines d'euros par an sans t'en rendre compte.
💡 Exemple :
Un fournisseur de poisson livre du saumon 3 fois par mois juste après la date limite de consommation :
- Perte par fois : €45 (3kg de saumon)
- Par mois : €135
- Par an : €1.620
En enregistrant cela, tu vois la tendance et tu peux interpeller le fournisseur.
Ce que tu dois enregistrer à chaque livraison
Toutes les livraisons n'ont pas d'écarts, mais s'il y en a, enregistre au minimum ceci :
- Date et heure de livraison
- Fournisseur et chauffeur
- Ce qui n'allait pas (dommage, température, date limite)
- Quels produits et en quelle quantité
- Impact financier (ce que cela te coûte)
- Action entreprise (retourné, accepté avec réduction)
⚠️ Attention :
Enregistre aussi les petits écarts. Quelques tomates endommagées semblent anodines, mais si cela arrive chaque semaine, il y a un problème structurel dans leur transport.
Comment identifier les tendances dans tes enregistrements
Après quelques mois d'enregistrement, tu peux commencer à chercher des tendances. Vérifie au minimum 1 fois par mois ces points :
- Quel fournisseur a le plus d'écarts ?
- Quels jours les choses vont-elles mal ? (lundi = transport du week-end)
- Quels produits ont souvent des problèmes ? (marchandise fragile)
- Quels chauffeurs livrent de manière moins soignée ?
- Combien cela te coûte par mois ?
💡 Exemple de tendance :
Après 3 mois, tu vois que le Fournisseur de légumes X livre de la mauvaise salade chaque lundi matin :
- 12 des 13 livraisons du lundi avaient des problèmes
- Mardi à vendredi : pas de problèmes
- Conclusion : le stockage du week-end pose problème
Tu peux maintenant agir de manière ciblée : ne plus commander de salade le lundi.
Numérique vs. papier : qu'est-ce qui fonctionne mieux ?
Beaucoup de cuisines utilisent encore des listes papier pour le contrôle des livraisons. Cela fonctionne, mais rechercher des tendances devient un cauchemar.
Avantages de l'enregistrement numérique :
- Recherche rapide par fournisseur, date ou produit
- Calcul automatique des totaux
- Ajout de photos de produits endommagés
- Génération de rapports pour les discussions avec les fournisseurs
Inconvénient : Tu dois le remplir. Une application n'enregistre pas toute seule.
💡 Conseil pratique :
Prends des photos des produits endommagés avant de les jeter. En cas de discussion avec les fournisseurs, tu as une preuve. Et cela aide à expliquer le problème plus tard.
Engager une conversation avec les fournisseurs
Si tu vois des tendances, engage la conversation. Mais fais-le de manière professionnelle, avec des chiffres et des faits.
Approche efficace :
- Rassemble au minimum 4 semaines de données
- Calcule les coûts totaux
- Discute du problème, pas de la personne
- Demande leur solution
- Établis des accords sur l'amélioration
- Continue à surveiller si cela s'améliore
Beaucoup de fournisseurs apprécient les retours professionnels. Ils ne veulent pas non plus de clients insatisfaits.
KitchenNmbrs pour le suivi des fournisseurs
Dans KitchenNmbrs, tu peux enregistrer les écarts à chaque livraison avec des photos et l'impact financier. Le système montre automatiquement quels fournisseurs posent le plus de problèmes et ce que cela te coûte.
Tu vois ainsi en un seul aperçu quels fournisseurs sont fiables et lesquels te coûtent de l'argent. Parfait pour la discussion sur l'amélioration de la qualité.
Comment enregistrer les écarts de manière systématique ?
Vérifie chaque livraison à l'arrivée
Contrôle la température, l'emballage et la date limite avant de signer la réception. Prends des photos des problèmes et note immédiatement ce qui ne va pas.
Enregistre tous les détails de l'écart
Note : date, fournisseur, chauffeur, ce qui n'allait pas, quels produits, combien de perte et quelle action tu as entreprise (accepté, retourné, réduction demandée).
Analyse les tendances mensuellement
Vérifie quels fournisseurs, jours ou produits posent le plus de problèmes. Calcule les coûts totaux et engage la conversation en cas de problèmes structurels.
✨ Pro tip
Prends chaque semaine une photo de ta meilleure et de ta pire livraison. Après quelques mois, tu vois directement quels fournisseurs livrent systématiquement une bonne qualité et lesquels posent des problèmes.
Calculer vous-même ?
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Questions fréquentes
Dois-je enregistrer chaque petit dommage ?
Oui, aussi les petits problèmes. Trois tomates endommagées par semaine te coûtent €156 par an. Et les petits problèmes indiquent souvent des problèmes structurels plus importants chez le fournisseur.
Combien de temps dois-je conserver les enregistrements ?
Conserve les enregistrements au minimum 2 ans. En cas de discussion sur les factures ou la qualité, tu as une preuve. Et tu peux voir les tendances à long terme qui resteraient autrement invisibles.
Et si mon fournisseur se met en colère à cause de mes enregistrements ?
Un fournisseur professionnel apprécie les retours sur la qualité. S'il se met en colère pour des plaintes justifiées avec preuve, c'est justement un signal que tu dois chercher un autre fournisseur.
Puis-je récupérer de l'argent auprès des fournisseurs ?
Souvent oui, surtout en cas de problèmes structurels avec preuve. Beaucoup de fournisseurs accordent des réductions ou des notes de crédit en cas de problèmes de qualité répétés. Sans enregistrement, tu n'as pas de position de négociation.
Quels écarts coûtent le plus cher ?
Les problèmes de température avec la viande et le poisson, les emballages endommagés de produits fragiles, et les produits juste après la date limite. Ceux-ci entraînent souvent une perte de 100% du produit.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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