Excel peut calculer le coût alimentaire, mais cela prend beaucoup de temps et est sujet aux erreurs. De nombreux restaurateurs commencent par une feuille de calcul Excel, mais réalisent rapidement que la mise à jour des prix, des recettes et des calculs devient un défi quotidien. Dans cet article, nous comparons Excel avec une application spécialisée comme KitchenNmbrs.
Calculatrice de coût alimentaire Excel : les avantages et les inconvénients
Excel est flexible et tout le monde le connaît. Vous pouvez créer vos propres formules et tout organiser comme vous le souhaitez. Mais il y a aussi des limitations claires :
- Saisie manuelle de tous les prix des ingrédients
- Les formules peuvent se casser en cas de mauvaise saisie
- Pas de mise à jour automatique en cas de changement de prix
- Difficile à partager avec votre équipe
- Pas de sauvegarde si votre ordinateur portable plante
⚠️ Attention :
De nombreuses feuilles Excel calculent avec des prix incluant la TVA/VAT, ce qui fait que votre coût alimentaire semble plus bas qu'il ne l'est réellement. Calculez toujours hors TVA/VAT pour une comparaison équitable.
KitchenNmbrs : qu'est-ce qui est différent?
KitchenNmbrs est spécifiquement conçu pour le calcul des coûts de la restauration. La différence principale est que tout est automatisé :
- Bibliothèque d'ingrédients : Base de données centralisée avec les prix par fournisseur
- Calculs automatiques : Le coût alimentaire est calculé directement lors des modifications
- Accès mobile : Vérifiez vos coûts depuis la cuisine
- Accès à l'équipe : Tout le monde travaille avec les mêmes chiffres
- Sauvegarde dans le cloud : Jamais plus perdu
💡 Exemple de comparaison :
Vous voulez ajuster le coût de votre carbonara parce que le bacon est devenu plus cher :
- Excel : Trouvez le bon onglet, trouvez la cellule, ajustez le prix, vérifiez que la formule fonctionne toujours (10 minutes)
- KitchenNmbrs : Ajustez le prix du bacon dans votre bibliothèque d'ingrédients, toutes les recettes sont automatiquement recalculées (1 minute)
Quand Excel est-il encore logique?
Excel peut toujours être utile dans certaines situations :
- Vous avez un très petit menu (moins de 10 plats)
- Vos prix changent rarement
- Vous travaillez seul et n'avez rien à partager
- Le budget est très serré
Mais dès que vous avez plus de 15-20 plats ou que vous devez ajuster régulièrement les prix, Excel devient chronophage et sujet aux erreurs.
Quand KitchenNmbrs est-il plus logique?
Une application spécialisée comme KitchenNmbrs devient intéressante si :
- Votre menu a plus de 15 plats
- Vos fournisseurs augmentent régulièrement les prix
- Vous travaillez avec une équipe qui a besoin d'accès
- Vous voulez rapidement identifier vos plats les plus rentables
- Vous voulez gagner du temps sur l'administration
💡 Exemple de calcul des coûts :
Supposons que vous consacrez 2 heures par semaine à la mise à jour de vos coûts Excel :
- 2 heures × 52 semaines = 104 heures par an
- 104 heures × €25 (votre tarif horaire) = €2.600
- KitchenNmbrs : €24,99 × 12 = €300 par an
Économies de temps : €2.300 par an
En pratique : que disent les utilisateurs?
De nombreux restaurateurs commencent avec Excel et changent plus tard. Les principales raisons du changement :
- Gain de temps : Plus de calculs manuels
- Moins d'erreurs : Les calculs automatiques préviennent les erreurs de calcul
- Chiffres actuels : Toujours les derniers coûts, même sur votre téléphone
- Travail d'équipe : Le chef et le propriétaire travaillent avec les mêmes chiffres
⚠️ Attention :
Une application ne résout pas automatiquement votre rentabilité. Vous devez toujours mettre à jour vos prix et prendre des décisions. Cela rend juste les choses plus faciles et plus rapides.
Comparaison des coûts
L'investissement diffère bien sûr considérablement :
- Excel : €7 par mois (Microsoft 365), mais beaucoup d'investissement en temps
- KitchenNmbrs : €24,99 par mois, mais économise des heures de travail
Il ne s'agit pas seulement des coûts logiciels, mais surtout du temps que vous économisez. Ce temps peut être consacré à vos clients, votre équipe ou au développement de nouveaux plats.
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Comptez vos plats et calculez votre investissement en temps
Combien de plats avez-vous? Combien de temps consacrez-vous actuellement par semaine au calcul des coûts? Avec plus de 20 plats ou plus d'1 heure par semaine, une application devient intéressante.
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Calculez les coûts réels
Ne comptez pas seulement les coûts logiciels, mais aussi votre propre temps. 2 heures par semaine à €25 par heure = €2.600 par an d'investissement en temps dans Excel.
✨ Pro tip
Commencez avec vos 10 plats les plus vendus dans KitchenNmbrs à côté de votre Excel. De cette façon, vous pouvez comparer les deux systèmes sans avoir à tout transférer en une seule fois.
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Questions fréquentes
Puis-je importer mes données Excel dans KitchenNmbrs?
Vous pouvez retaper manuellement vos ingrédients et prix, mais il n'y a pas de fonction d'importation directe. La plupart des utilisateurs reconstruisent leurs recettes, ce qui conduit souvent à des coûts plus précis.
Que se passe-t-il si KitchenNmbrs disparaît?
Vous pouvez toujours exporter vos données et revenir à Excel. Mais KitchenNmbrs grandit régulièrement et a une base d'utilisateurs stable, donc ce risque est faible.
Excel n'est-il pas plus flexible pour les calculs personnalisés?
Excel est en effet plus flexible, mais pour le calcul du coût alimentaire, vous avez rarement besoin de cette flexibilité. KitchenNmbrs fait exactement ce dont vous avez besoin, sans la complexité.
Puis-je utiliser KitchenNmbrs sans Internet?
KitchenNmbrs fonctionne dans le cloud, vous avez donc besoin d'Internet. Excel fonctionne hors ligne, mais vous perdez alors les avantages de la sauvegarde automatique et de l'accès à l'équipe.
Combien de temps faut-il pour passer d'Excel à KitchenNmbrs?
Pour un restaurant moyen avec 30 plats, il faut environ 4 à 6 heures pour tout transférer. Après cela, vous économisez ce temps chaque mois.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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