Le calcul du food cost dans Excel coûte en moyenne 2-4 heures par semaine, tandis qu'une application spécialisée le réduit à 15-30 minutes. De nombreux propriétaires de restaurants sous-estiment le temps qu'ils consacrent aux calculs manuels, à la mise à jour des formules et à la correction des erreurs. Dans cet article, nous comparons l'investissement réel en temps et montrons où les plus grandes économies de temps peuvent être réalisées.
Répartition du temps Excel vs. App - La réalité
La plupart des entrepreneurs pensent qu'Excel est "rapide". Mais si tu comptes honnêtement ce que tu y consacres, c'est décevant.
💡 Exemple de répartition du temps par semaine :
Méthode Excel :
- Mise à jour des prix des ingrédients : 45 minutes
- Saisie de nouvelles recettes : 60 minutes
- Calcul du food cost : 30 minutes
- Recherche et correction des erreurs : 45 minutes
Total : 3 heures par semaine
📱 Méthode App :
- Mise à jour des prix : 10 minutes
- Nouvelles recettes : 15 minutes
- Food cost : automatique
- Erreurs : pratiquement aucune
Total : 25 minutes par semaine
Où va le temps dans Excel ?
Le problème avec Excel n'est pas le programme lui-même, mais qu'il n'a pas été conçu pour le calcul des coûts. Tu dois tout faire manuellement.
- Écrire et vérifier les formules : Une erreur dans une formule et tous tes calculs sont faux
- Maintenir les prix des ingrédients : Copier-coller à partir des e-mails des fournisseurs
- Calculs de TVA : Convertir manuellement les prix HT/TTC
- Lier les recettes : Si tu ajustes un prix d'ingrédient, tu dois mettre à jour toutes les recettes manuellement
⚠️ Attention :
De nombreux entrepreneurs ne comptent que le temps qu'ils consacrent activement. Mais ils oublient le temps qu'ils passent à chercher les erreurs, à recommencer et à la frustration.
Qu'est-ce qui rend une application plus rapide ?
Une application spécialisée comme KitchenNmbrs est conçue pour cet objectif spécifique. C'est pourquoi c'est plus rapide :
- Calculs automatiques : Le food cost est calculé immédiatement quand tu ajustes un prix
- Base de données des ingrédients : Saisis une fois, utilise partout
- Gestion de la TVA : Conversion automatique HT/TTC
- Liaison des recettes : Mets à jour un ingrédient, toutes les recettes sont automatiquement recalculées
💡 Exemple pratique :
Ton fournisseur augmente le prix du bœuf de 24 € à 28 € par kilo.
Excel : Tu dois ajuster manuellement les 12 recettes contenant du bœuf. Cela te prend 30 minutes.
App : Tu ajustes 1 ingrédient. Toutes les recettes sont automatiquement recalculées. Cela te prend 1 minute.
Coût du temps vs. coût de l'application
En tant qu'entrepreneur, ton temps c'est de l'argent. Fais le calcul de ce que 3 heures par semaine te coûtent.
🧮 Exemple de calcul :
3 heures par semaine × 50 semaines = 150 heures par an
150 heures × 25 € de l'heure = 3 750 € par an de temps
KitchenNmbrs coûte 300 € par an. Économie de temps : 3 450 € par an
Quand Excel est encore logique
Il y a des situations où Excel peut encore être logique pour le moment :
- Très petite entreprise : Si tu n'as que 5-10 plats
- Les prix changent rarement : Si tes fournisseurs ont des prix très stables
- Budget limité : Si chaque euro compte et tu as du temps disponible
⚠️ Attention :
Même pour les petites entreprises, une application est souvent rentable. La plupart des entrepreneurs sous-estiment le temps qu'ils consacrent à Excel et surestiment leurs compétences en Excel.
La vraie économie de temps : te concentrer sur ton entreprise
Il ne s'agit pas seulement des 2,5 heures par semaine que tu économises. Il s'agit de ce que tu peux faire avec ce temps :
- Développer de nouveaux plats
- Servir les clients
- Marketing et réseaux sociaux
- Simplement avoir du temps libre
De nombreux entrepreneurs disent après coup : "J'aurais dû faire ça bien plus tôt. Toutes ces soirées que j'ai passées à faire des calculs dans Excel..."
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Mesure ton temps actuel
Pendant 2 semaines, note combien de temps tu consacres au calcul des coûts. Enregistre tout : mise à jour des ingrédients, saisie des recettes, correction des erreurs. De nombreux entrepreneurs sous-estiment cela.
Calcule ce que ton temps coûte
Multiplie ton temps hebdomadaire par 50 (semaines de travail). Multiplie cela par ton tarif horaire en tant qu'entrepreneur (minimum 25 €). C'est ton investissement annuel en temps en euros.
Compare avec les coûts de l'application
Soustrais les coûts annuels d'une application (par exemple 300 € pour KitchenNmbrs) de tes coûts de temps. Si la différence est positive, tu gagnes de l'argent avec une application. La plupart des entrepreneurs économisent 2 000-4 000 € par an.
✨ Pro tip
Teste une application 1 semaine en parallèle avec ton Excel. Mesure le temps que tu consacres aux deux méthodes. La plupart des entrepreneurs sont surpris par la différence.
Cet article vous a-t-il été utile ?
Questions fréquentes
Excel n'est-il pas simplement gratuit et donc toujours moins cher ?
Excel ne coûte pas d'argent, mais beaucoup de temps. Si tu consacres 3 heures par semaine au calcul des coûts, cela te coûte 3 750 € par an en temps. Une application à 300 € par an t'économise donc 3 450 €.
Ne puis-je pas simplement télécharger un modèle Excel ?
Les modèles aident, mais tu dois toujours mettre à jour manuellement tous les prix et vérifier les formules. Lors des changements de prix, tu dois toujours ajuster toutes les recettes. Une application le fait automatiquement.
Combien de temps faut-il pour passer d'Excel à une application ?
La transition prend généralement 2-4 heures pour saisir tes recettes et ingrédients. Après cela, tu économises 2-3 heures chaque semaine. Tu auras récupéré le temps de transition en 2 semaines.
Et si je suis très bon en Excel ?
Même les experts en Excel économisent du temps avec une application spécialisée. Il ne s'agit pas de compétences en Excel, mais d'automatisation. Même le meilleur utilisateur d'Excel doit mettre à jour manuellement les prix et vérifier les formules.
Y a-t-il d'autres avantages que l'économie de temps ?
Oui, moins d'erreurs (pas de mauvaises formules), des pourcentages de food cost toujours à jour, et tu peux facilement calculer différents scénarios. De plus, tu as toujours accès via ton téléphone.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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