Du denkst, dein Lagerbestand ist unter Kontrolle, aber eine echte Zählung zeigt oft eine erschreckende Realität. Viele Gastronomiebetreiber unterschätzen ihren Lagerbestand und entdecken bei einer Zählung, dass sie tausende Euro mehr haben als gedacht. Dieser Artikel erklärt, warum das passiert und was du dagegen tun kannst.
Warum deine Lagerbestandsschätzung immer zu niedrig ist
Wenn du deinen Lagerbestand schätzt, ohne zu zählen, machst du systematische Fehler. Du siehst nur, was auf Augenhöhe steht, vergisst kleine Lagerbestände und unterschätzt Mengen. Die Folge: Du kaufst zu viel ein, weil du denkst, dein Lagerbestand ist niedrig.
💡 Beispiel:
Restaurant De Smaak dachte, €2.800 Lagerbestand zu haben. Bei einer vollständigen Zählung stellte sich heraus, dass es €4.600 waren:
- Trockenlagerung: geschätzt €800, tatsächlich €1.400
- Kühlbereich: geschätzt €1.200, tatsächlich €1.800
- Gefrierschrank: geschätzt €600, tatsächlich €900
- Getränke: geschätzt €200, tatsächlich €500
Unterschied: €1.800 mehr als gedacht
Die versteckten Plätze, die du vergisst
Deine Küche hat mehr Lagerplätze als du denkst. Bei einer Zählung entdeckst du Dinge an Orten, wo du nicht täglich schaust:
- Untere Regale: Dosen und Gläser, die du nicht siehst
- Hinten in der Kühlanlage: Produkte, die weggeschoben wurden
- Reservelagerung: Diese Ölflasche, die du letzten Monat gekauft hast
- Gefrierschrank-Boden: Fleisch und Fisch unter anderen Produkten
- Büro/Lagerraum: Getränke und Trockenwaren
- Bar-Lagerbestand: Flaschen und Mixer
⚠️ Achtung:
Überprüfe auch die 'vergessenen' Plätze: hinter der Fritteuse, unter Arbeitstischen, in Personalräumen. Dort liegen oft Produkte, die Monate alt sind.
Mengen schätzen geht immer schief
Menschen sind schlecht darin, Mengen zu schätzen. Ein 5-kg-Paket sieht genauso aus wie ein 2,5-kg-Paket, wenn du schnell hinschaust. Eine volle Schachtel sieht voll aus, aber ist vielleicht nur halb voll.
💡 Beispiel:
Typische Schätzungsfehler bei einer Zählung:
- Öl: geschätzt 2 Flaschen, tatsächlich 6 Flaschen (€48 Unterschied)
- Reis: geschätzt 5 kg, tatsächlich 15 kg (€20 Unterschied)
- Wein: geschätzt 8 Flaschen, tatsächlich 24 Flaschen (€160 Unterschied)
- Tiefkühlfisch: geschätzt 3 kg, tatsächlich 8 kg (€75 Unterschied)
Gesamt unterschätzt: €303 nur bei diesen 4 Produkten
Warum das dich Geld kostet
Eine zu niedrige Lagerbestandsschätzung führt zu Überbestellungen. Du bestellst Produkte, die du bereits hast, wodurch dein Lagerbestand weiter wächst. Das kostet dich doppelt:
- Geld gebunden: €4.000 Lagerbestand bedeutet €4.000 weniger auf deinem Konto
- Verderb: Zu viel Lagerbestand bedeutet mehr Verschwendung
- Platzmangel: Volle Kühlanlage funktioniert weniger effizient
- Übersicht verloren: Du weißt nicht mehr, was du hast
💡 Beispielberechnung:
Restaurant mit €500.000 Jahresumsatz und 30% Lebensmittelkosten:
- Jahreseinkauf: €150.000
- Normaler Lagerbestand: 1 Woche = €2.900
- Tatsächlicher Lagerbestand nach Zählung: €5.200
- Unterschied: €2.300 zu viel gebunden
Bei 3% Zinsen kostet dich das €69 pro Jahr an entgangenen Zinsen, plus Risiko für Verderb.
Wie oft musst du zählen?
Eine vollständige Zählung ist zeitaufwändig, aber essentiell, um die Kontrolle über deinen Lagerbestand zu behalten. Die Häufigkeit hängt von deinem Umsatz und der Art deiner Küche ab:
- Kleine Bistro: 1× pro Monat vollständige Zählung
- Belebtes Restaurant: 1× alle 2 Wochen vollständige Zählung
- Mehrere Standorte: 1× pro Woche pro Standort
- Tägliche Kontrolle: Nur teure/verderbliche Produkte
⚠️ Achtung:
Zähle immer zur gleichen Zeit, zum Beispiel Montagmorgen vor der Öffnung. Dann ist dein Lagerbestand am niedrigsten und die Zählung am genauesten.
Digital führen spart Zeit
Eine Lagerbestandsliste auf Papier ist schnell verloren und schwer zu pflegen. Digital geht es schneller und gibt dir sofort Einblick in den Wert deines Lagerbestands.
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du deine Zählung direkt eingeben und siehst sofort, wie viel dein Lagerbestand wert ist. Das spart Rechnen und verhindert Fehler.
Wie machst du eine genaue Lagerbestandszählung? (Schritt für Schritt)
Erstelle eine vollständige Liste aller Lagerplätze
Gehe durch deine ganze Küche und notiere alle Orte, wo du Lebensmittel lagerst. Auch die Plätze, wo du selten hinschaust: untere Regale, hinter Geräten, in Lagerraum oder Büro. Vergiss nicht Getränke und Reinigungsmittel.
Zähle systematisch nach Kategorie
Beginne mit Trockenlagerung, dann Kühlbereich, dann Gefrierschrank, dann Getränke. Zähle alles, was du siehst, auch angebrochene Verpackungen. Schätze angebrochene Produkte in Prozenten: 25%, 50%, 75% voll.
Berechne den Wert mit aktuellen Einkaufspreisen
Multipliziere jede Menge mit deinem letzten Einkaufspreis. Addiere alles pro Kategorie und dann das Gesamtergebnis. Dies gibt dir den tatsächlichen Wert deines Lagerbestands zu diesem Zeitpunkt.
✨ Pro tip
Zähle immer zu zweit: Eine Person zählt, die andere notiert. Das verhindert Fehler und geht schneller. Die Person, die zählt, kennt die Küche am besten und sieht alle versteckten Plätze.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert eine vollständige Lagerbestandszählung?
Für ein durchschnittliches Restaurant 2-3 Stunden. Das erste Mal dauert länger, weil du alle Plätze entdecken musst. Danach geht es schneller, weil du weißt, wo alles steht.
Muss ich angebrochene Verpackungen auch zählen?
Ja, auf jeden Fall. Schätze in Prozenten: 25%, 50%, 75% voll. Eine halbvolle Flasche Olivenöl für €12 zählst du mit €6. Sonst unterschätzt du deinen Lagerbestand wieder.
Wann ist der beste Zeitpunkt zum Zählen?
Montagmorgen vor der Öffnung, nach einem ruhigen Wochenende. Dann ist dein Lagerbestand am niedrigsten und du bekommst das genaueste Bild von dem, was du wirklich brauchst.
Was ist, wenn meine Zählung viel höher ausfällt als erwartet?
Stoppe vorübergehend die Bestellung von Produkten, von denen du zu viel hast. Verbrauche zuerst deinen Lagerbestand. Passe deine Bestellmengen an, damit das nicht mehr passiert.
Wie verhindere ich, dass mein Lagerbestand wieder zu hoch wird?
Überprüfe wöchentlich deinen Lagerbestand teurer Produkte. Bestelle nur, was du wirklich für die kommende Woche brauchst. Verfolge, was du verkaufst vs. was du einkaufst.
Muss ich Reinigungsmittel auch zählen?
Ja, wenn sie teuer sind. Professionelle Reinigungsmittel kosten oft €50+ pro Verpackung. Zähle sie in einer separaten Kategorie 'non-food' mit, um einen vollständigen Überblick zu haben.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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