Excel-Tabellen sind das am häufigsten verwendete Tool für Lebensmittelkostenberechnungen in der Gastronomie, aber sie sind voller Fallstricke. Viele Restaurantbesitzer machen unbewusst Rechenfehler, die ihren Gewinn untergraben, ohne dass sie es bemerken. In diesem Artikel entdeckst du die 7 häufigsten Fehler und wie du sie vermeidest.
Die 7 häufigsten Rechenfehler in Excel
1. Mit Preisen inklusive MwSt. rechnen
Der größte Fehler, den Besitzer machen: Sie berechnen die Lebensmittelkosten mit dem Preis der Speisekarte (inklusive MwSt.) statt ohne MwSt.
⚠️ Achtung:
Bei Lebensmittelkostenberechnungen rechnest du IMMER mit dem Preis ohne MwSt. Sonst scheinen deine Lebensmittelkosten niedriger zu sein, als sie wirklich sind.
💡 Beispiel Fehler:
Pasta Carbonara: €18,50 auf der Speisekarte, Zutaten €5,10
- Fehler: €5,10 / €18,50 = 27,6% Lebensmittelkosten
- Richtig: €5,10 / €16,97 (ohne MwSt.) = 30,1% Lebensmittelkosten
Unterschied: 2,5 Prozentpunkte zu optimistisch!
2. Lebensmittelkosten-Formel bei der Preisgestaltung umdrehen
Bei der Bestimmung der Verkaufspreise geht es oft schief. Viele Besitzer multiplizieren die Zutatenkosten mit den gewünschten Lebensmittelkosten, statt zu dividieren.
💡 Beispiel Fehler:
Zutaten €9,00, gewünschte Lebensmittelkosten 30%
- Fehler: €9,00 × 0,30 = €2,70 Verkaufspreis
- Richtig: €9,00 / 0,30 = €30,00 Verkaufspreis (ohne MwSt.)
Die richtige Formel: Verkaufspreis = Zutatenkosten / (Lebensmittelkosten% / 100)
3. Schnittabfall falsch berechnen
Bei frischen Produkten wie Fisch und Fleisch hast du Schnittabfall. Viele Excel-Tabellen berechnen dies falsch, wodurch die tatsächliche Kostpreis zu niedrig wirkt.
💡 Beispiel Fehler:
Ganzer Lachs €18/kg, 45% Schnittabfall
- Fehler: €18 × 0,55 = €9,90/kg Filet
- Richtig: €18 / 0,55 = €32,73/kg Filet
Du hast weniger Produkt, also wird es pro Kilo teurer!
4. Zutaten vergessen
Excel-Tabellen übersehen oft die kleinen Zutaten, die trotzdem Kosten verursachen:
- Öl und Butter zum Braten
- Salz, Pfeffer, Gewürze
- Saucen und Dressings
- Garnitur und Dekoration
- Brot als Beilage
Diese "kleinen" Kosten können zusammen 10-15% deiner Zutatenkosten ausmachen.
5. Falsche Einheiten und Umrechnungen
Viele Fehler entstehen durch falsche Umrechnungen zwischen verschiedenen Einheiten:
⚠️ Achtung:
1 Liter ist NICHT 1 Kilogramm. Wasser schon, aber Öl ist leichter (±0,9 kg/Liter) und Honig ist schwerer (±1,4 kg/Liter).
6. Preise nicht aktuell halten
Excel-Tabellen werden oft monatelang nicht aktualisiert, während Lieferanten regelmäßig Preise erhöhen. Dadurch rechnest du mit alten, zu niedrigen Einkaufspreisen.
💡 Beispiel Auswirkung:
Rindfleisch steigt von €24 auf €28/kg (+17%)
- Alte Berechnung: 28% Lebensmittelkosten
- Tatsächliche Lebensmittelkosten: 33% Lebensmittelkosten
- Bei 50 Steaks/Woche: €10.400/Jahr Unterschied
7. Formelfehler durch Kopieren
In Excel kopierst du Formeln in andere Zellen. Ein Fehler in der Basis-Formel verbreitet sich dann durch dein ganzes Blatt, ohne dass du es siehst.
Warum diese Fehler so teuer sind
Diese Rechenfehler scheinen klein zu sein, haben aber große finanzielle Auswirkungen:
- Unterschätzte Lebensmittelkosten: Du denkst, du machst Gewinn, verlierst aber Geld
- Falsche Preisgestaltung: Zu niedriger Menüpreis = Verlust pro Gericht
- Keine Kontrolle über Margen: Du weißt nicht, welche Gerichte Gewinn bringen
- Späte Entdeckung: Erst am Ende des Monats siehst du, dass nichts übrig bleibt
Die Alternative zu Excel
Immer mehr Restaurantbesitzer wechseln von Excel zu spezialisierter Software wie KitchenNmbrs. Die Vorteile:
- Automatische Berechnungen (keine Formelfehler)
- MwSt. wird automatisch korrekt verarbeitet
- Schnittabfall wird richtig berechnet
- Preise von Lieferanten einfach zu aktualisieren
- Mobil nutzbar (auch in der Küche)
Viele Besitzer sparen damit 2-3 Stunden pro Woche an Excel-Arbeit und machen keine Rechenfehler mehr.
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Kostenlose Testversion starten →Wie überprüfst du deine Excel-Lebensmittelkostenberechnungen?
Überprüfe deine MwSt.-Berechnung
Stelle sicher, dass deine Lebensmittelkosten mit Preisen ohne MwSt. berechnet werden. Teile Speisekartpreise durch 1,09 für Essen (9% MwSt.) oder durch 1,21 für Alkohol (21% MwSt.).
Überprüfe deine Formeln
Teste deine Preisgestaltungs-Formel: Zutatenkosten DIVIDIEREN durch Lebensmittelkosten-Prozentsatz, nicht multiplizieren. Bei €9 Zutaten und 30% Lebensmittelkosten gehört €30 Verkaufspreis (ohne MwSt.) dazu.
Aktualisiere deine Einkaufspreise
Überprüfe monatlich, ob deine Einkaufspreise in Excel noch mit deinen tatsächlichen Rechnungen übereinstimmen. Lieferanten erhöhen regelmäßig Preise, ohne dass du es bekommst.
✨ Pro tip
Teste deine Excel-Formeln immer mit runden Zahlen. €10 Zutaten bei 25% Lebensmittelkosten = €40 Verkaufspreis ohne MwSt. Wenn dein Ergebnis anders ist, steckt ein Fehler in deiner Formel.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich Excel weiterhin für Lebensmittelkosten verwenden, wenn ich diese Fehler vermeide?
Ja, das kannst du. Aber es kostet viel Zeit, alles manuell zu verwalten und zu überprüfen. Spezialisierte Software verhindert diese Fehler automatisch und spart dir Zeit.
Wie oft sollte ich mein Excel-Blatt auf Fehler überprüfen?
Mindestens 1x pro Monat. Überprüfe besonders deine Formeln nach dem Kopieren auf neue Gerichte und aktualisiere deine Einkaufspreise, wenn Lieferanten Preise erhöhen.
Was ist, wenn ich bereits Monate mit falschen Berechnungen arbeite?
Berechne deine 10 meistverkauften Gerichte mit den richtigen Formeln neu. Konzentriere dich zuerst darauf - diese Gerichte bestimmen 80% deiner Rentabilität.
Ist KitchenNmbrs wirklich besser als Excel für Lebensmittelkosten?
Für Kostpreis-Berechnungen ja. Excel ist allgemeine Software, KitchenNmbrs ist speziell für die Gastronomie entwickelt. Dadurch werden viele Rechenfehler automatisch vermieden.
Wie viel Zeit spare ich, wenn ich nicht mehr mit Excel arbeite?
Im Durchschnitt 2-3 Stunden pro Woche. Besonders das Aktualisieren von Preisen und das Überprüfen von Formeln kostet viel Zeit in Excel.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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