Digitale HACCP-Daten zu speichern ist eine gemeinsame Verantwortung. Du bist als Gastronomiebetreiber verantwortlich für das, was registriert wird, aber der Anbieter deines Systems sorgt für sichere Speicherung. Hier erfährst du genau, was du absprechen musst, um Probleme zu vermeiden.
Deine Verantwortungen als Gastronomiebetreiber
Als Inhaber deines Betriebs bleibst du immer letztendlich verantwortlich für deine HACCP-Dokumentation. Auch wenn du ein digitales System verwendest.
💡 Beispiel:
Du verwendest eine App, um Kühlschranktemperaturen zu überwachen. Die Lebensmittelkontrollbehörde kommt zur Kontrolle und fragt nach Temperaturregistrierungen vom letzten Monat.
- Du musst nachweisen können, dass Temperaturen gemessen wurden
- Du musst die Daten zeigen können (digital oder ausgedruckt)
- Der App-Anbieter muss nicht anwesend sein
Es bleibt deine Verantwortung, nicht die der App.
Was du immer selbst tun musst:
- Täglich Temperaturen messen und eingeben
- Überprüfen, ob Daten korrekt gespeichert sind
- Sicherstellen, dass du auf deine Daten zugreifen kannst, wenn du sie brauchst
- Sicherungen erstellen oder Ausdrucke aufbewahren
Verantwortungen des Systemanbieters
Der Anbieter deines digitalen HACCP-Systems hat andere Verantwortungen. Diese musst du explizit absprechen.
⚠️ Achtung:
Mache diese Absprachen schriftlich. Mündlich ist nicht ausreichend, wenn Probleme entstehen.
Was der Anbieter garantieren muss:
- Sichere Speicherung: Deine Daten stehen auf geschützten Servern
- Sicherungen: Automatische Sicherungen aller deiner Daten
- Zugänglichkeit: Du kannst jederzeit auf deine Daten zugreifen
- Aufbewahrungsfrist: Daten bleiben mindestens 2 Jahre verfügbar
- Exportmöglichkeit: Du kannst Daten als PDF oder Excel herunterladen
Wichtige Absprachen zum Festhalten
Halte diese Punkte immer schriftlich in deinem Vertrag oder den Nutzungsbedingungen fest:
💡 Beispiel Vertragsabsprachen:
- Daten werden mindestens 3 Jahre aufbewahrt (gesetzlich sind 2 Jahre erforderlich)
- Bei Problemen erhältst du innerhalb von 24 Stunden Zugriff auf deine Daten
- Du kannst jederzeit einen vollständigen Export erstellen
- Bei Vertragsbeendigung hast du 3 Monate Zeit, um Daten zu übertragen
Aufbewahrungsfrist: Vereinbare, dass Daten länger aufbewahrt werden als gesetzlich vorgeschrieben. Das Gesetz verlangt 2 Jahre, aber 3-5 Jahre geben mehr Sicherheit.
Zugriff bei Problemen: Was passiert, wenn der Anbieter Insolvenz anmeldet? Oder wenn es technische Probleme gibt? Stelle sicher, dass du immer auf deine Daten zugreifen kannst.
Eigentum der Daten: Mache klar, dass du Eigentümer aller HACCP-Daten bleibst. Der Anbieter ist nur Verwalter.
Was zu tun ist bei Problemen
Manchmal geht etwas schief. Serverprobleme, Insolvenz des Anbieters oder Konflikte über Zugriff.
⚠️ Achtung:
Erstelle regelmäßig Sicherungen oder drucke wichtige Berichte aus. Vertraue nicht blind auf ein System.
Vorbeugende Maßnahmen:
- Erstelle monatlich einen Export deiner wichtigsten Daten
- Drucke Temperaturlisten aus und bewahre sie physisch auf
- Teste regelmäßig, ob du auf alle deine Daten zugreifen kannst
- Halte Kontaktdaten des Anbieters bereit
Bei einer Lebensmittelkontrolle ohne Zugriff auf dein digitales System kannst du immer noch nachweisen, dass du Maßnahmen ergriffen hast. Aber es kostet dich viel mehr Stress und Zeit.
Praktische Tipps für verschiedene Systeme
Verschiedene Systemtypen haben unterschiedliche Risiken:
💡 Beispiel pro Systemtyp:
Apps wie KitchenNmbrs:
- Daten stehen in der Cloud
- Exportfunktion verfügbar
- Automatische Sicherungen
Excel-Dateien auf eigenem Computer:
- Du bist vollständig verantwortlich
- Erstelle täglich Sicherungen in der Cloud
- Risiko: Computerabsturz = alles weg
Für Cloud-basierte Systeme: Überprüfe, ob der Anbieter ISO27001-Zertifizierung hat. Dies ist ein international anerkannter Standard für Informationssicherheit.
Wie sprichst du Verantwortungen ab? (Schritt für Schritt)
Überprüfe die Allgemeinen Geschäftsbedingungen
Lies, was über Datenspeicherung, Aufbewahrungsfristen und Dateneigentum steht. Achte besonders darauf, was passiert, wenn du das System nicht mehr nutzt.
Stelle zusätzliche Anforderungen
Fordere längere Aufbewahrungsfristen als gesetzlich vorgeschrieben und Garantien über Zugänglichkeit. Lass dies schriftlich bestätigen.
Teste die Exportfunktion
Überprüfe, ob du alle Daten leicht als PDF oder Excel herunterladen kannst. Teste dies, bevor du viele Daten eingegeben hast.
Mache Absprachen über Support
Halte fest, wie schnell du Hilfe bei Problemen erhältst und was passiert, wenn du während einer Kontrolle nicht auf deine Daten zugreifen kannst.
Plane regelmäßige Sicherungen
Erstelle monatlich einen Export wichtiger Daten und bewahre diese separat auf. So bist du nicht von einem System abhängig.
✨ Pro tip
Erstelle jeden Monat einen Export deiner HACCP-Daten und speichere diese in deiner eigenen Cloud (Google Drive, OneDrive). So hast du immer eine Sicherung, falls es Probleme mit deinem System gibt.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
War dieser Artikel hilfreich?
Häufig gestellte Fragen
Wer haftet, wenn meine digitalen HACCP-Daten weg sind?
Du bleibst letztendlich verantwortlich für deine HACCP-Dokumentation. Der Anbieter ist nur für sichere Speicherung verantwortlich, aber du musst nachweisen können, dass du Maßnahmen ergriffen hast.
Wie lange müssen HACCP-Daten aufbewahrt werden?
Gesetzlich mindestens 2 Jahre, aber viele Experten empfehlen 3-5 Jahre. Dies gibt mehr Sicherheit bei Kontrollen oder Ansprüchen von Gästen, die krank geworden sind.
Was ist, wenn mein HACCP-App-Anbieter Insolvenz anmeldet?
Deshalb musst du Absprachen über Zugriff auf deine Daten bei Problemen machen. Und erstelle regelmäßig Sicherungen, indem du Daten auf deinen eigenen Computer exportierst.
Kann ich mich nur auf digitale HACCP-Registrierung verlassen?
Ja, aber stelle sicher, dass du immer auf deine Daten zugreifen kannst. Bei einer Lebensmittelkontrolle musst du sofort zeigen können, was du registriert hast, auch wenn es technische Probleme gibt.
Muss ich einen Vertrag für digitale HACCP-Speicherung abschließen?
Nicht unbedingt einen separaten Vertrag, aber lies die Allgemeinen Geschäftsbedingungen sorgfältig. Stelle sicher, dass Dateneigentum, Aufbewahrungsfristen und Exportmöglichkeiten klar sind.
Was kostet es, wenn ich meine Daten auf ein anderes System übertragen möchte?
Dies unterscheidet sich je nach Anbieter. Einige berechnen Kosten für Datenexport, andere bieten dies kostenlos an. Frage dies im Voraus und lass es in deinem Vertrag festhalten.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
HACCP-konform in Minuten, nicht Stunden
KitchenNmbrs hat ein vollständiges HACCP-Modul: Temperaturerfassung, Reinigungspläne, Wareneingangskontrolle und Korrekturmaßnahmen. Alles digital, alles nachverfolgbar. 14 Tage kostenlos testen.
Kostenlose Testversion starten →