Bestandsdaten sind Gold wert für intelligente Beschaffung. Viele Restaurantbesitzer bestellen nach Gefühl, wodurch sie zu viel einkaufen oder zu wenig haben. Mit der richtigen Bestandsanalyse planst du deinen Einkauf präzise und vermeidest Verschwendung und entgangene Verkäufe.
Sammle deine Basisdaten für die Einkaufsplanung
Für intelligente Einkaufsplanung brauchst du drei Arten von Daten: was du jetzt hast, was du verkaufst und was du mindestens haben musst. Beginne mit einem Überblick über deinen aktuellen Bestand pro Zutat.
- Zähle deinen physischen Bestand: Kühlschrank, Gefrierschrank, Trockenlagerung
- Notiere das Verfallsdatum pro Produkt
- Prüfe, welche Produkte fast aufgebraucht sind (unter deinem Minimum)
- Schau dir deine Verkaufsdaten der letzten 2-3 Wochen an
💡 Beispiel:
Bistro De Smaak zählt am Montag den Bestand:
- Rinderfilet: 2,5 kg (hält 3 Tage)
- Lachs: 1,2 kg (hält 2 Tage)
- Champignons: 0,8 kg (hält 1 Tag)
- Letzte Woche: 45 Rinderfilet-, 38 Lachs-, 62 Champignon-Gerichte verkauft
Berechne deinen durchschnittlichen täglichen Verbrauch
Dein durchschnittlicher Tagesverbrauch bestimmt, wie viel du brauchst. Nimm die Verkaufszahlen der letzten 2-3 Wochen und teile durch die Anzahl der Tage. Berücksichtige Saisonnmuster und spezielle Veranstaltungen.
💡 Verbrauchsberechnung:
Rinderfilet letzte 3 Wochen:
- Woche 1: 52 Portionen
- Woche 2: 45 Portionen
- Woche 3: 48 Portionen
- Gesamt: 145 Portionen in 18 Tagen (6 Tage pro Woche)
Durchschnitt: 145 ÷ 18 = 8,1 Portionen pro Tag
Rechne auch mit deinem Portionsgewicht. Wenn du 200 Gramm Rinderfilet pro Portion verwendest, brauchst du durchschnittlich 8,1 × 200g = 1,62 kg pro Tag.
Lege deinen Mindestbestand und Bestellrhythmus fest
Dein Mindestbestand ist ein Puffer für unerwartete Auslastung oder Lieferprobleme. Für frische Produkte: mindestens 1-2 Tage Bestand. Für haltbare Produkte: 3-7 Tage Bestand.
- Frischer Fisch/Fleisch: 1-2 Tage Puffer
- Gemüse: 2-3 Tage Puffer
- Trockene Produkte: 5-7 Tage Puffer
- Berücksichtige die Lieferhäufigkeit (täglich, 2× pro Woche, etc.)
⚠️ Achtung:
Bestelle nie weniger als deinen Mindestbestand, auch wenn du denkst, dass es ruhig wird. Eine unerwartete Gruppe von Gästen kann dich sonst in Schwierigkeiten bringen.
Plane deine Bestellung für nächste Woche
Jetzt kannst du berechnen, was du bestellen musst. Formel: (Erwarteter Verbrauch × Anzahl der Tage) + Mindestbestand - aktueller Bestand = zu bestellende Menge
💡 Beispielberechnung:
Rinderfilet für nächste Woche (6 Tage):
- Erwarteter Verbrauch: 8,1 kg/Tag × 6 Tage = 48,6 kg
- Mindestbestand: 2 Tage = 16,2 kg
- Aktueller Bestand: 2,5 kg
- Zu bestellen: 48,6 + 16,2 - 2,5 = 62,3 kg
Bestellung: 62,3 kg Rinderfilet (gerundet 63 kg)
Prüfe auch die Haltbarkeit deines aktuellen Bestands. Wenn Produkte innerhalb von 1-2 Tagen ablaufen, verbrauche sie zuerst oder plane Maßnahmen, um sie zu verkaufen, bevor du neuen Bestand erhältst.
Berücksichtige besondere Umstände
Passe deine Einkaufsplanung für spezielle Situationen an, die deinen durchschnittlichen Verbrauch beeinflussen. Denke an Feiertage, Veranstaltungen in der Nähe, saisonale Auslastung oder neue Menükarten.
- Feiertage: oft 20-50% mehr Gäste
- Schlechtes Wetter: weniger Gäste, besonders Mittagessen
- Lokale Veranstaltungen: kann Auslastung verdoppeln
- Neue Gerichte: schwer einzuschätzen, bestelle konservativ
⚠️ Achtung:
Im Zweifelsfall: bestelle lieber etwas zu wenig als zu viel. Du kannst oft noch nachbestellen, aber weggeworfenes Essen kostet immer Geld.
Wie planst du Einkäufe mit Bestandsdaten? (Schritt für Schritt)
Zähle deinen aktuellen Bestand und prüfe Verkaufszahlen
Erstelle einen Überblick über das, was du jetzt pro Zutat hast, und schau dir an, wie viel du in den letzten 2-3 Wochen verkauft hast. Achte auch auf Verfallsdaten deines aktuellen Bestands.
Berechne deinen durchschnittlichen Tagesverbrauch pro Produkt
Teile deinen Gesamtumsatz durch die Anzahl der Tage, um deinen durchschnittlichen Tagesverbrauch zu erhalten. Multipliziere mit deinem Portionsgewicht, um das Gewicht pro Tag zu berechnen.
Bestimme deinen Mindestbestand pro Produkt
Lege einen Puffer von 1-2 Tagen für frische Produkte und 3-7 Tagen für haltbare Produkte fest. Dies verhindert, dass du bei unerwarteter Auslastung zu wenig hast.
Berechne deine Bestellmenge
Verwende die Formel: (erwarteter Verbrauch × Anzahl der Tage) + Mindestbestand - aktueller Bestand = zu bestellende Menge. Runde auf praktische Verpackungseinheiten ab.
✨ Pro tip
Erstelle eine Standard-Bestellliste mit deinen Mindestmengen pro Lieferant. So vergisst du nie Grundprodukte und musst nur die variablen Mengen anpassen.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich meinen Bestand für gute Einkaufsplanung zählen?
Zähle mindestens 1× pro Woche deinen Bestand, vorzugsweise am selben Tag. Für frische Produkte wie Fisch und Fleisch kannst du besser 2× pro Woche zählen, um genauer zu planen.
Was ist, wenn mein Verkauf stark von Tag zu Tag schwankt?
Nimm dann den Durchschnitt von mindestens 3 Wochen und berücksichtige Muster. Freitag und Samstag sind oft voller, Montag ruhiger. Plane pro Tag statt pro Woche.
Wie viel Puffer sollte ich für unerwartete Auslastung halten?
Für frische Produkte 1-2 Tage Puffer, für haltbare Produkte 3-7 Tage. In Stoßzeiten (Feiertage, Sommer) kannst du deinen Puffer vorübergehend auf 20-30% extra erhöhen.
Kann ich die Bestandsplanung automatisieren?
Ja, mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du deine Rezepte, Verkaufsdaten und Bestand verknüpfen. Es berechnet automatisch, was du bestellen musst, basierend auf deinen Einstellungen.
Was ist, wenn ich falsche Einkaufsprognosen mache?
Beginne konservativ und passe schrittweise an. Es ist besser, 1× pro Woche nachzubestellen, als wöchentlich Produkte wegzuwerfen. Halte fest, wo du Fehler machst, und lerne daraus.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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