Deine Gewinn- und Verlustrechnung ist die Grundlage für deine Steuererklärung, aber du kannst nicht einfach alle Zahlen kopieren. Viele Gastronomiebetreiber machen Fehler, indem sie die MwSt. falsch verarbeiten oder Kosten in die falsche Kategorie einordnen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du deine Gewinn- und Verlustrechnung in korrekte Daten für deinen Buchhalter oder das Finanzamt umwandelst.
Warum deine Gewinn- und Verlustrechnung nicht direkt deine Steuererklärung ist
Deine Gewinn- und Verlustrechnung zeigt dein Geschäftsergebnis, aber für die Steuererklärung gelten andere Regeln. Das Finanzamt möchte wissen, was du wirklich verdient hast, nach Steuerregeln und nicht nach geschäftlicher Logik.
⚠️ Achtung:
Deine Gewinn- und Verlustrechnung enthält oft MwSt.-Beträge und Abschreibungen, die steuerlich anders behandelt werden. Kopiere niemals einfach Zahlen aus deiner Gewinn- und Verlustrechnung in deine Steuerformulare.
Umsatz: von brutto zu netto
In deiner Gewinn- und Verlustrechnung steht oft dein Gesamtumsatz inklusive MwSt. Für deine Steuererklärung brauchst du den Umsatz ohne MwSt.
💡 Beispiel:
Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Gesamtumsatz: €545.000 (inkl. MwSt.)
- Essen/Getränke (9% MwSt.): €500.000 inkl. MwSt. = €458.716 ohne MwSt.
- Alkoholische Getränke (21% MwSt.): €45.000 inkl. MwSt. = €37.190 ohne MwSt.
Steuerpflichtiger Umsatz: €495.906
Kosten: Was darfst du abziehen und was nicht?
Nicht alle Kosten in deiner Gewinn- und Verlustrechnung sind steuerlich absetzbar. Das Finanzamt hat spezifische Regeln für Gastronomiebetreiber.
- Absetzbar: Zutaten, Personal, Miete, Energie, Reinigungsmittel
- Begrenzt absetzbar: Autokosten (geschäftliche Nutzung), Repräsentationskosten (80%-Regel)
- Nicht absetzbar: Private Ausgaben, Bußgelder, einige Geschenke an Geschäftspartner
💡 Beispiel Repräsentationskosten:
Deine Gewinn- und Verlustrechnung zeigt €8.000 für Geschäftsessen und Kundenveranstaltungen.
Steuerlich absetzbar: €8.000 × 80% = €6.400
Abschreibungen: Buchhaltung vs. Steuern
Dein Buchhalter verwendet oft andere Abschreibungssätze als steuerlich zulässig. Für deine Steuererklärung gelten die Sätze des Finanzamts.
- Küchengeräte: 20% pro Jahr (5 Jahre)
- Möbel: 20% pro Jahr (5 Jahre)
- Umbau: 10% pro Jahr (10 Jahre)
- Auto: 20% pro Jahr (5 Jahre)
MwSt.-Erklärung vs. Einkommensteuer
Du reichst zwei verschiedene Erklärungen mit Zahlen aus deiner Gewinn- und Verlustrechnung ein. Verwechsle sie nicht.
⚠️ Achtung:
Die MwSt.-Erklärung befasst sich mit der MwSt., die du eingezogen und bezahlt hast. Die Einkommensteuer befasst sich mit deinem Gewinn. Dies sind zwei verschiedene Berechnungen mit denselben Basisdaten.
Was dein Buchhalter braucht
Gib deinem Buchhalter nicht nur deine Gewinn- und Verlustrechnung, sondern auch die zugrunde liegenden Daten. So kann er oder sie die Zahlen korrekt für Steuerzwecke umwandeln.
- Gewinn- und Verlustrechnung mit Aufschlüsselung nach Kostenart
- MwSt.-Erklärungen des ganzen Jahres
- Übersicht der Investitionen und Abschreibungen
- Private Entnahmen und Einzahlungen
- Bestandsaufnahme zum 31. Dezember
💡 Beispiel Bestandskorrektur:
Deine Gewinn- und Verlustrechnung zeigt €120.000 an Einkäufen. Aber:
- Bestand 1. Januar: €8.000
- Bestand 31. Dezember: €12.000
Tatsächliche Kosten: €120.000 - €4.000 = €116.000
Digitale Verwaltung macht es einfacher
Mit einem System wie KitchenNmbrs hast du deine Zahlen bereits gut organisiert. Du kannst Berichte generieren, die dein Buchhalter direkt für deine Steuererklärung verwenden kann, ohne mühsam in Stapeln von Belegen zu suchen.
Wie bereitest du deine Gewinn- und Verlustrechnung für die Steuererklärung vor?
Teile deinen Umsatz nach MwSt.-Satz auf
Berechne, wie viel Umsatz unter 9% MwSt. fällt (Essen/Getränke) und wie viel unter 21% MwSt. (Alkohol). Rechne beide ohne MwSt. um für deinen steuerpflichtigen Umsatz.
Überprüfe die Abzugsfähigkeit von Kosten
Gehe deine Kostenpositionen durch und prüfe, welche vollständig, begrenzt oder gar nicht absetzbar sind. Achte besonders auf Repräsentationskosten (80%-Regel) und private Ausgaben.
Berechne steuerliche Abschreibungen
Nutze die Sätze des Finanzamts für deine Investitionen, nicht die Sätze aus deiner Buchhaltung. Dies kann von dem abweichen, was in deiner Gewinn- und Verlustrechnung steht.
Korrigiere für Bestandsveränderungen
Ziehe die Bestandszunahme von deinen Einkäufen ab oder addiere die Bestandsabnahme. Dein Bestand zum 31. Dezember bestimmt deine tatsächlichen Kosten für das Jahr.
Sammle unterstützende Unterlagen
Stelle sicher, dass du deine MwSt.-Erklärungen, Investitionsübersichten und Bestandsaufnahmen zur Hand hast. Dein Buchhalter braucht mehr als nur deine Gewinn- und Verlustrechnung.
✨ Pro tip
Halte während des Jahres fest, welche Ausgaben privat und welche geschäftlich sind. Das spart deinem Buchhalter viel Zeit und dir viel Geld an Beratungskosten bei der Erstellung deiner Erklärung.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Kann ich meine Gewinn- und Verlustrechnung direkt für meine Steuererklärung verwenden?
Nein, deine Gewinn- und Verlustrechnung enthält oft MwSt.-Beträge und Abschreibungen, die steuerlich anders behandelt werden. Dein Buchhalter muss die Zahlen zunächst nach Steuerregeln umrechnen.
Welche MwSt.-Sätze gelten für meinen Gastronomieumsatz?
Essen und alkoholfreie Getränke unterliegen 9% MwSt. Alkoholische Getränke unterliegen 21% MwSt. Für deine Steuererklärung rechnest du beide ohne MwSt. um.
Warum unterscheidet sich mein steuerlicher Gewinn von meinem Gewinn- und Verlustrechnung-Ergebnis?
Durch unterschiedliche Abschreibungssätze, begrenzt absetzbare Kosten und Bestandskorrektionen. Das Finanzamt hat andere Regeln als deine Buchhaltung.
Muss ich meinen Bestand in die Berechnung einbeziehen?
Ja, Bestandsveränderungen beeinflussen dein steuerliches Ergebnis. Wenn dein Bestand steigt, sind deine tatsächlichen Kosten niedriger als deine Einkäufe. Bei Bestandsabnahme umgekehrt.
Welche Gastronomikosten sind nicht steuerlich absetzbar?
Private Ausgaben, Bußgelder und einige Geschenke an Geschäftspartner sind nicht absetzbar. Repräsentationskosten sind nur zu 80% absetzbar. Autokosten nur für geschäftliche Nutzung.
Wie oft muss ich meinen Bestand für die Steuern zählen?
Mindestens zum 31. Dezember für deine Jahreserklärung. Viele Betreiber zählen auch zwischendurch, um ihre Gewinn- und Verlustrechnung genauer zu machen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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