Afwijkingen van je standaard hygiënecode moeten altijd worden gedocumenteerd. Dit is niet alleen verplicht, maar ook je veiligheidslijn als er later iets misgaat. In dit artikel leer je precies wat je moet noteren en hoe je dit het beste organiseert.
Waarom afwijkingen registreren?
Je hebt een hygiënecode met standaardprocedures. Maar soms wijkt de werkelijkheid af. De koeling valt uit, een leverancier komt te laat, of je moet een product toch gebruiken terwijl het bijna over de datum is.
⚠️ Let op:
Elke afwijking die invloed kan hebben op voedselveiligheid moet je registreren. Bij een NVWA controle of klacht kun je dan aantonen dat je bewust hebt gehandeld.
Wat moet je precies noteren?
Bij elke afwijking leg je vijf dingen vast:
- Wat: Welke procedure week af?
- Wanneer: Datum en tijd
- Waarom: Oorzaak van de afwijking
- Actie: Wat heb je gedaan?
- Wie: Wie heeft de beslissing genomen?
? Voorbeeld:
Koeling valt uit op zondag:
- Wat: Koeltemperatuur steeg naar 12°C (norm: max 7°C)
- Wanneer: 15 januari 2025, 14:30
- Waarom: Storing compressor
- Actie: Producten verplaatst naar reserve koeling, monteur gebeld
- Wie: Chef John Bakker
Veelvoorkomende afwijkingen
Deze situaties kom je vaak tegen in de keuken:
- Temperatuur afwijkingen: Koeling defect, warmhouden onder 60°C
- Leveringen: Te warme producten, beschadigde verpakking
- Houdbaarheid: Product net over datum maar nog goed
- Schoonmaak: Apparatuur niet op tijd gereinigd door personeelstekort
- Allergenen: Andere leverancier met andere ingrediënten
? Voorbeeld:
Yoghurt 1 dag over de datum:
- Wat: Griekse yoghurt gebruikt 1 dag na THT
- Wanneer: 20 januari 2025, 10:00
- Waarom: Vergeten te bestellen, product zag er nog goed uit
- Actie: Visueel en geur gecontroleerd, alleen voor warme gerechten gebruikt
- Wie: Souschef Maria Jansen
Digitaal vs. papieren registratie
Veel keukens gebruiken nog papieren formulieren. Dat werkt, maar heeft nadelen:
- Formulieren raken kwijt
- Handschrift is slecht leesbaar
- Terugzoeken kost veel tijd
- Geen backup als papier verdwijnt
Digitale registratie (bijvoorbeeld in een app zoals KitchenNmbrs) maakt het makkelijker om later terug te zoeken. Vooral handig bij controles.
⚠️ Let op:
Of je nu digitaal of op papier werkt: de registratie zelf blijft jouw verantwoordelijkheid. Een app registreert niet automatisch. Jij moet de afwijking invoeren.
Hoe lang bewaren?
Bewaar afwijkingenregistraties minimaal 2 jaar. In veel landen is dit wettelijk verplicht. Bij producten met langere houdbaarheid soms langer.
Maak regelmatig een backup van digitale registraties. Bij papieren registraties: maak kopieën en bewaar op verschillende plekken.
Hoe registreer je een afwijking? (stap voor stap)
Signaleer de afwijking direct
Zodra je merkt dat iets afwijkt van je standaardprocedure, noteer dit meteen. Wacht niet tot het einde van de dag, dan vergeet je details.
Noteer de vijf W-vragen
Schrijf op: Wat ging er mis? Wanneer gebeurde het? Waarom gebeurde het? Welke actie heb je ondernomen? Wie nam de beslissing?
Bewaar de registratie veilig
Zorg dat de registratie niet kwijt kan raken. Bij papier: kopieer en bewaar op verschillende plekken. Bij digitaal: check of er een backup wordt gemaakt.
✨ Pro tip
Maak een standaard template voor afwijkingen met de vijf W-vragen. Dan vergeet je niks en gaat het sneller.
Dit zelf berekenen?
In de KitchenNmbrs app doe je dit in een paar klikken. 7 dagen gratis, geen creditcard.
Was dit artikel nuttig?
Veelgestelde vragen
Moet ik elke kleine afwijking noteren?
Alles wat invloed kan hebben op voedselveiligheid moet je noteren. Een vergeten temperatuurmeting niet, maar een koeling die uitvalt wel.
Wat als ik de afwijking pas later ontdek?
Noteer het alsnog, maar vermeld dan wanneer je het ontdekte én wanneer het waarschijnlijk is gebeurd. Bijvoorbeeld: 'Ontdekt om 14:00, waarschijnlijk gebeurd rond 10:00'.
Kan ik afwijkingen ook mondeling doorgeven?
Mondeling doorgeven is goed voor directe actie, maar je moet het altijd ook schriftelijk vastleggen. Bij een controle of klacht heb je bewijs nodig.
Hoe lang duurt het om een afwijking te noteren?
Maximaal 2-3 minuten per afwijking. Het kost meer tijd om achteraf uit te zoeken wat er is gebeurd dan om het direct te noteren.
Wat als mijn personeel afwijkingen niet noteert?
Maak het onderdeel van de training en leg uit waarom het belangrijk is. Niet voor controle, maar voor ieders veiligheid. Check regelmatig of het gebeurt.
📚 Geraadpleegde bronnen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Officiële bron
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Officiële bron
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Officiële bron
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Officiële bron
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Officiële bron
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Officiële bron
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Officiële bron
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Officiële bron
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Officiële bron
NVWA (Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit) — https://www.nvwa.nl
De HACCP-normen in deze applicatie zijn uitsluitend informatief. KitchenNmbrs garandeert niet dat de getoonde waarden actueel of volledig zijn. Raadpleeg altijd de NVWA of uw branche-hygiënecode voor de meest recente wetgeving.
Geschreven door
Jeffrey Smit
Oprichter & CEO van KitchenNmbrs
Jeffrey Smit bouwde KitchenNmbrs vanuit 8 jaar hands-on ervaring als keukenmanager bij 1NUL8 Group in Rotterdam. Zijn missie: elke restauranteigenaar grip geven op food cost.
HACCP-compliant in minuten, niet in uren
KitchenNmbrs heeft een volledig HACCP-module: temperatuurregistratie, schoonmaakschema's, ontvangstcontrole en corrigerende acties. Alles digitaal, alles traceerbaar. Probeer het 14 dagen gratis.
Start gratis trial →