El 73% de los hosteleros paga de más por su software simplemente por elegir el modelo de suscripción equivocado. La diferencia entre pagar por local o por usuario puede superar los 500 euros anuales, y con un equipo de varios empleados, esa cifra sube más rápido de lo que parece.
Por local vs. por usuario: ¿en qué se diferencian?
Con un abono por local pagas una tarifa fija por cada establecimiento, sin importar cuántas personas accedan al sistema. Con un abono por usuario pagas por cada persona que tenga acceso. Parece sencillo, pero la elección incorrecta duele en la cuenta de resultados.
? Ejemplo:
Un restaurante con 6 empleados (propietario, jefe de cocina y 4 cocineros):
- Por local: 50 €/mes para usuarios ilimitados
- Por usuario: 15 €/mes × 6 usuarios = 90 €/mes
Diferencia: 480 € al año
¿Cuándo sale más a cuenta el modelo por local?
El abono por local compensa cuando hay varios empleados que necesitan el sistema:
- Más de 3-4 usuarios por establecimiento
- El equipo rota con frecuencia (trabajadores de temporada, personal a tiempo parcial)
- Todos deben poder registrar datos (temperaturas APPCC, recepciones de mercancía)
- Transparencia en el coste de alimentos para todo el equipo
⚠️ Ojo:
Hay proveedores que anuncian «usuarios ilimitados» pero en la letra pequeña limitan a 5-10 cuentas. Revisa siempre las condiciones antes de contratar.
¿Cuándo es más barato el modelo por usuario?
El abono por usuario puede ser la opción más económica si tu equipo es pequeño:
- Solo el propietario utiliza el sistema
- Máximo 2-3 personas necesitan acceso
- Quieres controlar quién ve qué
- El presupuesto es ajustado y prefieres empezar con una sola cuenta
? Cálculo de ejemplo:
Bistró con propietario + jefe de cocina:
- Por usuario: 15 € × 2 = 30 €/mes
- Por local: 50 €/mes
El modelo por usuario ahorra 240 € al año
Costes ocultos que debes vigilar
Ambos modelos pueden esconder cargos adicionales que no aparecen en el precio de portada:
- Coste de alta por local (pago único de 50-200 €)
- Módulos adicionales (APPCC, registro de alérgenos)
- Soporte técnico (asistencia telefónica)
- Coste de ampliación al añadir usuarios o locales
Según KitchenNmbrs, he trabajado con decenas de negocios de hostelería y he visto cómo estos extras elevan la inversión total entre un 30 y un 40% respecto al precio inicial. Fíjate bien en eso antes de firmar.
Cálculo práctico para tu negocio
La verdad es que basta con una operación sencilla para tomar la decisión correcta. Primero, cuenta los miembros del equipo que necesitarán el sistema. Incluye también los turnos rotativos y el personal de temporada.
Multiplica ese número por el coste por usuario y compáralo con la tarifa fija por local. No olvides añadir los costes ocultos a ambos lados de la ecuación.
? Ejemplo real:
Restaurante con 8 empleados:
- Modelo por local: 35 €/mes (los 8 tienen acceso)
- Competidor por usuario: 12 € × 8 = 96 €/mes
Ahorro: 732 € al año
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Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar del modelo por usuario al modelo por local más adelante?
¿Qué pasa si necesito más usuarios de forma temporal?
¿Los usuarios inactivos cuentan en los abonos por usuario?
¿Hay límites reales en los «usuarios ilimitados» del modelo por local?
¿Qué modelo conviene más si tengo varios locales?
¿Hay descuento si pago anualmente en lugar de mes a mes?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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