Jede Filiale, die eigene Einkaufsvereinbarungen ohne zentrale Kontrolle trifft, verliert durchschnittlich 15-25% bei ihren Einkaufskosten. Es scheint logisch, lokal zu verhandeln, aber in der Praxis führt dies zu Chaos in deinen Selbstkosten und Margen. Du verlierst den Überblick, die Kontrolle und am Ende Geld.
Warum lokale Beschaffung so teuer wird
Wenn jede Filiale selbst einkauft, entstehen Probleme, die du erst merkst, wenn es zu spät ist. Es fängt harmlos an: "Wir kennen hier bessere Lieferanten." Aber es endet mit einem Chaos aus Preisen und Qualität.
💡 Beispiel:
Restaurantkette mit 3 Filialen, jede kauft eigenes Rindfleisch:
- Filiale A: €24/kg (kleiner Lieferant)
- Filiale B: €22/kg (großer Lieferant)
- Filiale C: €26/kg (lokaler Metzger)
Unterschied: €4/kg zwischen teuerster und günstigster
Die Folge: Deine Lebensmittelkosten pro Gericht unterscheiden sich je Filiale. Filiale C hat eine Lebensmittelkostenquote von 35%, während Filiale B bei 28% liegt. Dasselbe Gericht, unterschiedliche Rentabilität.
Die versteckten Kosten des eigenen Einkaufs
Das Problem liegt nicht nur in den Einkaufspreisen. Es gibt weitere Kosten, die du nicht sofort siehst:
- Zeit: Jeder Manager verbringt 3-5 Stunden pro Woche damit, Lieferanten anzurufen und Preise zu vergleichen
- Verwaltung: Drei verschiedene Systeme, drei Sätze Rechnungen, drei Arten der Registrierung
- Qualitätsunterschiede: Nicht jeder Lieferant liefert die gleiche Qualität, auch wenn auf der Rechnung das Gleiche steht
- Bestand: Keine zentrale Planung bedeutet Verschwendung bei einer Filiale und Engpässe bei einer anderen
⚠️ Achtung:
Manager, die selbst einkaufen, konzentrieren sich auf den niedrigsten Preis pro Kilo. Aber sie vergessen, Transport, Zuverlässigkeit und Qualität einzurechnen.
Auswirkungen auf deine Selbstkosten und Margen
Ohne zentrale Kontrolle über den Einkauf kannst du keine zuverlässigen Selbstkosten berechnen. Dasselbe Gericht kostet je Filiale unterschiedlich, aber deine Menüpreise sind gleich.
💡 Beispiel: Steak für €32 (inkl. 19% MwSt.)
Verkaufspreis exkl. MwSt.: €26,89
- Filiale A: €10,50 Zutaten → 39,1% Lebensmittelkosten
- Filiale B: €8,98 Zutaten → 33,4% Lebensmittelkosten
- Filiale C: €11,18 Zutaten → 41,6% Lebensmittelkosten
Unterschied in der Rentabilität: 8,2 Prozentpunkte
Bei einem Jahresumsatz von €300.000 pro Filiale bedeutet dieser Unterschied:
- Filiale B: €100.200 Lebensmittelkosten (33,4%)
- Filiale C: €124.800 Lebensmittelkosten (41,6%)
- Unterschied: €24.600 weniger Gewinn pro Jahr
Verlust von Kontrolle und Überblick
Das größte Problem ist nicht einmal der Preis. Es ist der Verlust der Kontrolle. Du weißt nicht mehr, was Dinge kosten, welche Lieferanten zuverlässig sind, und wo du das meiste Geld sparen kannst.
Folgen dieses Kontrollverlusts:
- Keine zentrale Verhandlungsmacht: Du kaufst 3× weniger Volumen pro Lieferant
- Keine Vergleichswerte: Du weißt nicht, welche Filiale am besten abschneidet und warum
- Keine schnellen Anpassungen: Preiserhöhungen bei Lieferanten werden zu spät in die Menüpreise übernommen
- Keine Qualitätskontrolle: Jede Filiale hat andere Standards
💡 Beispiel: Lieferant erhöht Preise
Rindfleisch steigt von €22 auf €26/kg (+18%)
- Zentraler Einkauf: Innerhalb von 1 Woche alle Filialen angepasst
- Lokaler Einkauf: Filiale A merkt es nach 2 Wochen, Filiale B nach 1 Monat, Filiale C hat anderen Lieferanten
Ergebnis: 3 Wochen Verlust bei jedem Steak
Die Lösung: zentraler Einkauf mit lokaler Flexibilität
Der beste Ansatz kombiniert zentrale Kontrolle mit lokalen Möglichkeiten. Nicht alles muss zentral sein, aber die wichtigsten Produkte schon.
Zentral einkaufen:
- Fleisch und Fisch (größte Kostenposten)
- Standardzutaten (Öl, Butter, Gewürze)
- Getränke (große Mengen)
Lokal einkaufen:
- Frisches Gemüse und Obst (täglich)
- Brot (lokale Bäckerei)
- Spezialzutaten für Saisonkarte
Wie KitchenNmbrs bei der zentralen Kontrolle hilft
Mit einem System für alle Filialen behältst du den Überblick, ohne Flexibilität zu verlieren. Du siehst sofort, welche Filiale welche Preise zahlt und wo die Unterschiede liegen.
Vorteile der zentralen Registrierung:
- Eine Selbstkosten-Datenbank: Alle Filialen arbeiten mit den gleichen Zutatenpre isen
- Automatische Updates: Preisänderung im System, sofort sichtbar bei allen Rezepten
- Vergleich zwischen Filialen: Sehe, welche Filiale bei Lebensmittelkosten am besten abschneidet
- Schnelle Analysen: Entdecke sofort, wo du am meisten sparen kannst
⚠️ Achtung:
Ein System allein löst das Problem nicht. Du musst auch Absprachen treffen, wer was einkaufen darf und bei welchen Lieferanten.
Wie bekommst du Kontrolle über den Einkauf bei mehreren Filialen?
Analysiere aktuelle Einkaufskosten pro Filiale
Sammle alle Rechnungen der letzten 3 Monate pro Filiale. Erstelle eine Liste der 10 größten Kostenposten und vergleiche die Preise. Dies gibt dir sofort Einblick, wo die größten Unterschiede liegen.
Bestimme, was zentral und was lokal eingekauft wird
Erstelle eine Liste von Produkten, die zentral eingekauft werden können (Fleisch, Fisch, Standardzutaten) und was lokal bleiben kann (frische Produkte, Brot). Konzentriere dich zunächst auf die größten Kostenposten.
Verhandle zentrale Verträge mit Lieferanten
Nutze dein Gesamteinkaufsvolumen, um bessere Preise zu verhandeln. Ein Restaurant, das 150kg Rindfleisch pro Woche abnimmt, bekommt bessere Preise als drei Restaurants, die je 50kg kaufen.
Implementiere ein System für alle Filialen
Stelle sicher, dass alle Filialen die gleichen Zutatenpre ise für Selbstkostenberechnungen verwenden. Dies gibt dir zuverlässige Zahlen und ermöglicht Vergleiche zwischen Filialen.
Überwache und passe monatlich an
Überprüfe jeden Monat die Lebensmittelkosten pro Filiale und pro Gericht. Große Abweichungen können auf lokale Einkäufe zu anderen Preisen oder Portionsgrößenunterschiede hindeuten.
✨ Pro tip
Beginne mit deinen 5 größten Kostenposten. Wenn du dort zentrale Kontrolle bekommst, hast du 70% deines Einkaufsproblems gelöst, ohne deine Manager zu sehr einzuschränken.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Können Manager überhaupt nicht mehr selbst einkaufen?
Lokale Beschaffung ist noch möglich, aber nur für abgesprochene Produkte und vorzugsweise bei genehmigten Lieferanten. Die großen Kostenposten wie Fleisch und Fisch werden zentral eingekauft.
Was ist, wenn ein lokaler Lieferant wirklich günstiger ist?
Überprüfe, ob du Äpfel mit Äpfeln vergleichst: gleiche Qualität, Zuverlässigkeit und Service. Oft sind lokale Preise nur bei kleinen Mengen günstiger, aber teurer bei größeren Volumen.
Wie verhindere ich, dass frische Produkte bei zentraler Lieferung verderben?
Frische Produkte wie Gemüse und Fisch kannst du lokal einkaufen. Konzentriere zentrale Beschaffung auf haltbare Produkte und Produkte, von denen du große Mengen abnimmst.
Was ist, wenn eine Filiale andere Gerichte hat?
Filialspezifische Gerichte können lokale Zutaten haben, aber stelle sicher, dass diese im gleichen System mit den richtigen Preisen für die Selbstkostenberechnung registriert werden.
Wie lange dauert es, zentralen Einkauf aufzubauen?
Rechne mit 2-3 Monaten für eine vollständige Umstellung. Beginne mit den größten Kostenposten und erweitere langsam. Die ersten Einsparungen siehst du oft bereits nach 4-6 Wochen.
Was ist, wenn Lieferanten nicht an alle Filialen liefern wollen?
Suche Lieferanten, die breit liefern können, oder arbeite mit regionalen Verteilern. Manchmal ist es besser, etwas mehr zu zahlen für einen Lieferanten, der alle Filialen bedienen kann.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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