Buchhalterkosten sind eine Fixkostenposition, die du korrekt in deiner P&L verbuchen musst. Viele Restaurantbetreiber wissen nicht, ob dies Betriebskosten sind oder unter einen separaten Posten fallen. In diesem Artikel lernst du, wie du externe Buchhalterkosten richtig verbuchst und was das für deine Gewinncijfers bedeutet.
Wo gehören Buchhalterkosten in deine P&L?
Externe Buchhalterkosten sind Betriebskosten und gehören unter die Kategorie 'Allgemeine Kosten' oder 'Verwaltungskosten' in deiner P&L. Sie zählen NICHT als Personalkosten, da dein Buchhalter kein Arbeitnehmer ist.
💡 Beispiel P&L-Aufbau:
- Umsatz: €50.000
- Lebensmittelkosten: €15.000 (30%)
- Personalkosten: €18.000 (36%)
- Miete: €4.500
- Energie: €2.000
- Buchhalter: €500
- Sonstige Kosten: €3.000
Gewinn vor Steuern: €7.000
Wie berechnest du den Prozentsatz deines Umsatzes?
Buchhalterkosten sind normalerweise ein fester Betrag pro Monat oder Quartal. Um zu wissen, was dies als Prozentsatz deines Umsatzes bedeutet, teilst du die Jahreskosten durch deinen Jahresumsatz.
💡 Berechnung:
Buchhalter kostet €150 pro Monat = €1.800 pro Jahr
Jahresumsatz: €600.000
Prozentsatz: (€1.800 / €600.000) × 100 = 0,3% des Umsatzes
Für die meisten Restaurants liegen Buchhalterkosten zwischen 0,2% und 0,5% des Jahresumsatzes. Höher als 0,5% kann bedeuten, dass du zu viel zahlst oder zusätzliche Dienstleistungen in Anspruch nimmst.
VAT auf Buchhalterkosten
Buchhalterdienstleistungen unterliegen 21% VAT. Wenn dein Buchhalter €150 zzgl. VAT berechnet, zahlst du €181,50 inkl. VAT. Für deine P&L rechnest du mit dem Betrag zzgl. VAT (€150).
⚠️ Achtung:
Die VAT auf Buchhalterkosten kannst du als Unternehmer bei der Steuerbehörde zurückfordern. Vergiss nicht, dies in deiner VAT-Erklärung zu berücksichtigen.
Monatliche vs. jährliche Verbuchung
Auch wenn du deinen Buchhalter vielleicht pro Quartal bezahlst, verteile die Kosten auf alle Monate. Dies gibt dir ein faireres Bild deiner monatlichen Rentabilität.
- Jahresvertrag €1.800: Buche €150 pro Monat
- Quartalsrechnung €450: Buche €150 pro Monat
- Zusätzliche Dienstleistungen: Buche im Monat, in dem du sie nutzt
Was fällt unter Buchhalterkosten?
Nicht alle Dienstleistungen deines Buchhalters gehören unter denselben Kostenpunkt:
- Jahresabschluss erstellen: Buchhalterkosten
- VAT-Erklärungen: Buchhalterkosten
- Steuererklärung: Buchhalterkosten
- Beratung beim Kauf von Ausrüstung: Beratungskosten (separater Posten)
- Rechtliche Hilfe: Rechtskosten (separater Posten)
💡 Praktisches Beispiel:
Restaurant mit €40.000 Monatsumsatz:
- Fester Buchhalter: €125/Monat
- Zusätzliche VAT-Beratung: €200 (einmalig)
- Steuererklärung: €300 (jährlich = €25/Monat)
Durchschnittlich pro Monat: €150 = 0,375% des Umsatzes
Auswirkung auf deine Gewinnmarge
Buchhalterkosten sind eine Fixkostenposition, die sich nicht mit deinem Umsatz bewegt. Bei höherem Umsatz wird der Prozentsatz niedriger, bei niedrigerem Umsatz höher.
Mit einem System wie KitchenNmbrs kannst du alle deine Kostenpunkte übersichtlich verfolgen und sehen, wie sich jeder Kostenpunkt zu deinem Umsatz verhält.
Wie verbuchst du Buchhalterkosten in deiner P&L? (Schritt für Schritt)
Sammle alle Buchhalterrechnungen des Jahres
Addiere alle Rechnungen: feste Monatskosten, Quartalskosten und einmalige Dienstleistungen wie Steuererklärung. Rechne immer zzgl. VAT für deine P&L.
Verteile die Kosten auf 12 Monate
Auch wenn du pro Quartal zahlst, verteile den Betrag auf alle Monate. So erhältst du ein realistisches Bild deiner monatlichen Kosten.
Platziere unter 'Allgemeine Kosten' in deiner P&L
Buchhalterkosten sind Betriebskosten, keine Personalkosten. Setze sie unter Verwaltungskosten oder allgemeine Betriebskosten in deiner P&L.
✨ Pro tip
Treffe mit deinem Buchhalter klare Absprachen darüber, was unter dem Festtarif enthalten ist und was zusätzlich berechnet wird. So vermeidest du Überraschungen und kannst deine Kosten besser budgetieren.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Sind Buchhalterkosten Personalkosten?
Nein, Buchhalterkosten sind allgemeine Betriebskosten. Dein Buchhalter ist kein Arbeitnehmer, sondern ein externer Dienstleister.
Wie viel Prozent meines Umsatzes dürfen Buchhalterkosten sein?
Für Restaurants sind 0,2% bis 0,5% des Jahresumsatzes normal. Über 0,5% zahlst du wahrscheinlich zu viel oder nimmst zusätzliche Dienstleistungen in Anspruch.
Muss ich VAT in meiner P&L für Buchhalterkosten berücksichtigen?
Nein, in deiner P&L rechnest du mit Beträgen zzgl. VAT. Die 21% VAT auf Buchhalterdienstleistungen kannst du bei der Steuerbehörde zurückfordern.
Kann ich Buchhalterkosten monatlich buchen, wenn ich pro Quartal zahle?
Ja, das ist sogar besser. Verteile Quartalskosten auf 3 Monate für ein realistischeres Bild deiner monatlichen Rentabilität.
Gehören Beratungskosten meines Buchhalters auch unter Buchhalterkosten?
Standarddienstleistungen wie Jahresabschluss und VAT-Erklärung ja. Einmalige Beratung zu Investitionen oder rechtlichen Angelegenheiten kannst du besser unter separaten Kostenpunkten verbuchen.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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