Les inventaires qui ne correspondent pas à tes feuilles de calcul sont un problème douloureusement familier. Cela signifie que tu n'as pas de contrôle sur ce qui se passe réellement dans ta cuisine et où va ton argent. Dans cet article, tu apprendras pourquoi cela se produit et comment l'éviter.
Pourquoi les inventaires ne correspondent jamais aux feuilles de calcul ?
Si tu comptes chaque mois et que cela diffère toujours de ton fichier Excel, alors quelque chose ne va pas structurellement. Ce n'est pas parce que tu comptes mal.
⚠️ Attention :
Des écarts de 10-20% entre l'inventaire et l'administration sont normaux dans les cuisines sans système. Cela te coûte des centaines d'euros par mois.
Les causes principales sont :
- Tout n'est pas noté : Le chef prend des ingrédients, oublie de le noter
- Mauvaises quantités : La recette dit 200g, le chef en utilise 250g
- Le gaspillage n'est pas suivi : Ce qui est jeté disparaît de l'inventaire mais pas d'Excel
- Les livraisons ne sont pas traitées immédiatement : Les articles arrivent, sont utilisés, mais saisis plus tard
- Unités différentes : Achat par carton, utilisation par pièce, inventaire par kilo
Ce que ces écarts te coûtent
Supposons que tu achètes pour 2 000 € par semaine, mais ton inventaire s'écarte de 15% de ta feuille de calcul. Alors tu ne sais pas où vont 300 € par semaine.
💡 Exemple :
Restaurant avec 8 000 € de chiffre d'affaires hebdomadaire, objectif de 30% de food cost :
- Achat prévu : 2 400 €/semaine
- Achat réel selon l'inventaire : 2 760 €/semaine
- Écart : 360 €/semaine = 18 720 €/an
C'est près de 19 000 € par an de fuite que tu ne vois pas.
Comment ces trous se créent-ils ?
Le problème commence déjà à l'achat. Ton Excel ne sait pas que cette caisse de tomates contenait en réalité 18 pièces au lieu de 20. Ou qu'il y avait 3 exemplaires endommagés dedans.
Pendant la préparation, cela s'aggrave :
- Perte à la découpe : 2 kilos d'oignons deviennent 1,6 kilo après épluchage
- Dégustations : Le chef goûte, le sous-chef goûte, le stagiaire goûte
- Renversements : Huile, épices, sauces - petites quantités qui s'accumulent
- Variation des portions : Pas chaque steak n'est exactement 200 grammes
💡 Exemple :
Steak à la carte dans la feuille de calcul vs. réalité :
- Feuille de calcul : 200g de viande par portion
- Réalité : en moyenne 230g (le chef est généreux)
- À 50 portions/semaine : 1,5 kilo de viande supplémentaire
- Coûts : 1,5kg × 32 €/kg = 48 € supplémentaires/semaine
Par an : 2 496 € de différence sur ce seul plat.
La psychologie derrière l'inventaire incorrect
Beaucoup de cuisines fonctionnent avec une mentalité « ça s'arrangera ». Le chef sait à peu près ce qu'il y a, commande au feeling, et s'adapte en chemin.
Cela fonctionne tant que tout va bien. Mais dès que :
- Ton chef part en vacances
- Un nouveau collaborateur arrive
- Tu deviens plus occupé
- Les fournisseurs augmentent les prix
C'est alors que les différences deviennent évidentes. Et c'est souvent trop tard.
Comment KitchenNmbrs résout ce problème
KitchenNmbrs couple tes recettes directement à ton inventaire. Chaque fois que tu prépares un plat, l'inventaire est automatiquement ajusté avec les bonnes quantités.
💡 Exemple :
Pâtes carbonara préparées 15 fois aujourd'hui :
- Automatiquement déduit : 3kg de pâtes, 750g de lard, 30 œufs
- Aucune saisie manuelle nécessaire
- L'inventaire correspond directement à la réalité
Ton inventaire en fin de semaine correspond à ton système.
Autres avantages :
- Saisie mobile : Le chef peut saisir directement depuis la cuisine
- Aperçu en temps réel : Vois immédiatement ce qu'il te reste
- Listes de commande automatiques : Le système voit ce qui manque
- Enregistrement du gaspillage : Les aliments jetés sont aussi suivis
Du chaos au contrôle en 3 semaines
La plupart des restaurants voient une différence en 3 semaines. Non pas parce que KitchenNmbrs est magique, mais parce que tu vois enfin ce qui se passe réellement.
⚠️ Attention :
Le système est aussi bon que les données que tu saisis. Si ton équipe ne coopère pas, il y aura toujours des différences.
Mais l'expérience montre que les équipes apprécient de savoir ce qu'il y a. Cela évite le stress (« avons-nous encore du saumon ? ») et les discussions sur qui a utilisé quoi.
Commence par tes 10 ingrédients les plus importants
Tu n'as pas besoin que tout soit parfait immédiatement. Commence par les 10 ingrédients les plus chers que tu utilises le plus. Ce sont généralement :
- Viande et poisson (plus gros poste de coûts)
- Fromage et produits laitiers
- Huile d'olive et autres huiles chères
- Épices et sauces spéciales
- Alcool pour les plats
Si ceux-ci correspondent, tu as déjà 60-70% de la valeur de ton inventaire sous contrôle.
Comment éviter les écarts d'inventaire ? (étape par étape)
Enregistre tout ce qui entre et sort de la cuisine
Chaque livraison saisie immédiatement avec les quantités exactes. Chaque gaspillage noté. Chaque dégustation suivie. Rien ne doit 'disparaître' sans être noté quelque part.
Couple les recettes aux mutations d'inventaire
Chaque fois que tu prépares un plat, l'inventaire doit être automatiquement ajusté. Le suivi manuel ne fonctionne pas en cas d'affluence. Un système comme KitchenNmbrs le fait automatiquement.
Compte hebdomadairement et compare avec le système
Compte le même jour chaque semaine. Écart supérieur à 5% ? Enquête sur sa provenance. Ajuste les recettes si les portions s'écartent structurellement de ce que tu penses.
✨ Pro tip
Compte chaque semaine le même jour et à la même heure. Ainsi, tu compares des pommes avec des pommes et tu vois les tendances au lieu des différences aléatoires.
Calculer vous-même ?
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Questions fréquentes
Pourquoi mon inventaire ne correspond jamais à Excel ?
Excel ne sait pas ce qui se passe réellement dans ta cuisine. Les variations de portions, le gaspillage, les dégustations et les renversements ne sont pas suivis. C'est pourquoi il y a des écarts de 10-20%.
Quel écart entre l'inventaire et l'administration est normal ?
Dans les cuisines sans système, les écarts de 10-20% sont normaux. Avec un bon système, tu peux les réduire à 2-5%. Moins de 2% est presque impossible en raison des variations naturelles.
Combien cela coûte-t-il si mon inventaire ne correspond pas ?
Avec un écart de 15% sur 2 000 € d'achat hebdomadaire, tu perds 300 €/semaine de contrôle. C'est 15 600 €/an de fuite que tu ne peux pas gérer. Cela affecte souvent ta marge bénéficiaire.
Comment KitchenNmbrs peut-il aider au contrôle d'inventaire ?
KitchenNmbrs couple les recettes à l'inventaire. Chaque portion préparée déduit automatiquement les ingrédients. Ainsi, ton inventaire reste actualisé en temps réel sans suivi manuel.
Dois-je saisir immédiatement tous mes ingrédients ?
Non, commence par tes 10 ingrédients les plus chers que tu utilises le plus. Ce sont généralement la viande, le poisson, le fromage et les huiles chères. Si ceux-ci correspondent, tu as 60-70% de la valeur de ton inventaire sous contrôle.
📚 Sources consultées
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Source officielle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Source officielle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Source officielle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Source officielle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Source officielle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Source officielle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Source officielle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Source officielle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Source officielle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Source officielle
Ministère de l'Agriculture et de la Souveraineté alimentaire — https://agriculture.gouv.fr
Les normes HACCP affichées dans cette application sont fournies à titre informatif uniquement. KitchenNmbrs ne garantit pas que les valeurs affichées sont à jour ou complètes. Consultez toujours le Ministère de l'Agriculture ou votre autorité locale pour la réglementation en vigueur.
Rédigé par
Jeffrey Smit
Fondateur & CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit a créé KitchenNmbrs à partir de 8 ans d'expérience pratique en tant que responsable cuisine chez 1NUL8 Group à Rotterdam. Sa mission : donner à chaque restaurateur le contrôle de ses coûts alimentaires.
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