La semana pasada, al dueño de un restaurante en el centro de Madrid se le averió la cámara frigorífica durante el fin de semana y no se enteró hasta el lunes por la mañana. Porque documentó todo minuto a minuto, la inspección sanitaria solo le puso un aviso en lugar de una multa de 4.500 €. Un buen registro durante las emergencias puede ser la diferencia entre una advertencia y una sanción.
Qué registrar en situaciones de emergencia
Cualquier desviación de tu procedimiento APPCC estándar se documenta. Hablamos de situaciones como cortes de luz, averías de frigoríficos, problemas con entregas de proveedores o fallos de equipos.
💡 Ejemplo de emergencia:
Tu cámara frigorífica se avería el domingo. Lo descubres el lunes por la mañana. La temperatura ha subido a 12 °C.
- Momento del descubrimiento: lunes 08:30
- Duración estimada de la avería: 10-12 horas
- Temperatura al descubrirlo: 12 °C
- Productos revisados: carne, pescado, lácteos
- Acción: carne y pescado desechados, lácteos inspeccionados por olor y aspecto
Coste de la merma: 340 €
Las 5 preguntas para cada registro
Usa siempre la misma estructura para no olvidar nada:
- Qué ha pasado (avería de frigorífico, corte de luz, problema con entrega)
- Cuándo se ha descubierto (hora exacta)
- Dónde en la cocina (qué cámara, qué equipo)
- Quién lo ha descubierto y gestionado
- Por qué ha pasado (si se sabe)
Qué acciones documentar
Registra no solo el problema, sino tu reacción:
💡 Ejemplo de lista de acciones:
- Temperatura medida de todos los productos
- Control visual realizado (color, olor, textura)
- Productos dudosos desechados (180 € en carne, 90 € en pescado)
- Productos restantes inspeccionados antes de usarlos
- Técnico llamado a las 09:15, avería reparada a las 11:30
- Cámara de vuelta a 4 °C a las 13:00
⚠️ Atención:
Ante la duda, tira siempre. Una intoxicación alimentaria cuesta mucho más que la merma. Un cliente enfermo te puede salir por miles de euros.
Registro digital frente a papel
En emergencias necesitas poder encontrar rápido lo que pasó. Tras verlo en decenas de negocios de hostelería, los registros en papel a menudo se pierden o son difíciles de localizar.
- Papel: Escribe al momento, pero escanea o fotografía después como copia de seguridad
- Digital: Escríbelo en el móvil y mándatelo a ti mismo, o usa una app APPCC
- Fotos: Fotografía la situación, el termómetro, los productos desechados
Según KitchenNmbrs, una herramienta digital suele tener un módulo de emergencias donde puedes rellenar todos los datos rápidamente. Esto facilita mucho la búsqueda cuando llega una inspección.
¿Cuánto tiempo conservar los registros?
Guarda todos los registros de emergencias un mínimo de 2 años. En una inspección pueden preguntar por incidentes anteriores y cómo los gestionaste.
💡 Consejo práctico:
Crea un checklist estándar para emergencias y cuélgalo en la cocina. Así no olvidas pasos importantes cuando estás bajo presión.
Cómo registrar una emergencia (paso a paso)
Apunta los datos básicos de inmediato
Anota: fecha, hora del descubrimiento, qué ha pasado y quién lo ha descubierto. Hazlo antes de ponerte a solucionar nada. Bajo presión se olvidan los detalles rápido.
Documenta tus controles y mediciones
Mide temperaturas, inspecciona productos visualmente y huélelos. Anota qué has controlado y cuáles fueron los resultados. Haz fotos del termómetro y de la situación.
Registra tus acciones y decisiones
Escribe qué productos has desechado, cuáles has conservado y por qué. Anota a quién has llamado (técnico, proveedor) y cuándo se resolvió el problema.
✨ Pro tip
Cada 3 meses, revisa si tus registros de emergencias están completos y haz copias de seguridad digitales. Así evitas que documentos cruciales desaparezcan justo antes de una inspección sanitaria.
¿Calcularlo tú mismo?
En la app de KitchenNmbrs lo haces en unos pocos clics. 7 días gratis, sin tarjeta de crédito.
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Preguntas frecuentes
¿Tengo que registrar cada pequeña desviación?
¿Qué hago si no detecto la emergencia de inmediato?
¿Debería fotografiar los productos desechados?
¿Cómo evito olvidar cosas importantes bajo estrés?
¿Puedo usar el móvil para documentar la emergencia?
¿Qué pasa si no tengo registro y viene una inspección?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Fuente oficial
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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