Un restaurante en Sevilla pensaba que necesitaba una plataforma de 350 € al mes para calcular costes. Después de 2 meses resultó ser demasiado compleja y solo la usaba el dueño. Una herramienta sencilla como KitchenNmbrs le habría ahorrado miles de euros.
Por qué probar primero con una herramienta sencilla
Muchos emprendedores de hostelería piensan que necesitan un sistema grande desde el principio. Pero a menudo ni siquiera saben si tienen el tiempo y la disciplina para llevar las cifras al día. Una herramienta sencilla te ayuda a comprobar si la gestión digital de costes encaja con tu forma de trabajar.
? Ejemplo:
Un restaurante en Barcelona se plantea otra plataforma (350 €/mes). Primero prueba una opción más sencilla (24,99 €/mes):
- Mes 1: introducir recetas lleva más tiempo del esperado
- Mes 2: el equipo no lo usa con constancia
- Mes 3: solo el propietario lo mantiene al día
Conclusión: primero cambiar la cultura, después pasar a un sistema mayor
La diferencia de coste es enorme
La diferencia entre una herramienta sencilla y una plataforma grande puede ahorrarte miles de euros al año. Sobre todo si al final no la usas con constancia.
? Ejemplo de costes anuales:
- Herramienta sencilla: 24,99 € × 12 = 300 €
- otra plataforma: 350 € × 12 = 4.200 €
- otra plataforma: 200 € × 12 = 2.400 €
Diferencia: de 1.900 a 3.900 € al año
Descubres lo que realmente necesitas
Usando primero una herramienta sencilla, descubres qué funciones utilizas de verdad. Las plataformas grandes tienen cientos de funciones, pero la mayoría de restaurantes solo usan 10-20. Después de haber seguido esto de cerca en decenas de negocios de hostelería, siempre veo el mismo patrón.
- Cálculo de costes: ¿Lo usas a diario o solo con platos nuevos?
- Control de inventario: ¿Lo registras o vas calculando a ojo?
- Tareas HACCP: ¿Tu equipo lo hace digital o sigue en papel?
- Informes: ¿Consultas análisis detallados o solo resúmenes básicos?
⚠️ Ojo:
Muchos restaurantes pagan por funciones que nunca usan. Comprueba primero qué necesitas de verdad antes de firmar un contrato grande.
Más fácil convencer al equipo
Una app sencilla es más fácil de explicar a tu equipo. Empezar directamente con un sistema complejo puede generar resistencia. Lo viví en primera persona cuando trabajé en un grupo de restaurantes en Madrid: el dueño compró una plataforma carísima sin consultar al equipo, y a los tres meses nadie la abría excepto él. Empieza pequeño y construye poco a poco.
Sin contratos largos
Las plataformas grandes suelen pedir contratos anuales o tienen costes de puesta en marcha altos. Con una herramienta sencilla puedes cancelar cada mes. Sin riesgo, sin compromisos a largo plazo.
? Planteamiento inteligente:
Una taberna en el centro de Madrid lo hizo así:
- 6 meses con herramienta sencilla: aprender y acostumbrarse
- El equipo se habitúa al trabajo digital
- Saben exactamente qué funciones extra les faltan
- Pasan a un sistema mayor con requisitos claros
Resultado: mejor elección, menos frustración
Tus datos te los llevas
¿Quieres pasarte luego a una plataforma mayor? Tus recetas y costes ya están trabajados. No empiezas de cero, sino con una base de datos completa de tus platos.
¿Cuándo sí ir directamente a una plataforma grande?
Una plataforma grande puede tener más sentido si:
- Tienes varios locales (5+) que necesitan gestión centralizada
- Haces compras complejas con muchos proveedores
- Tienes un responsable dedicado para el sistema
- Tienes presupuesto para implementación y formación
Para la mayoría de la hostelería independiente, empezar pequeño es lo más sensato. Según KitchenNmbrs, el 82 % de los restaurantes que prueban primero una herramienta sencilla siguen usándola al cabo de un año, frente al 45 % de abandono en plataformas complejas.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo pasarme fácilmente a un sistema mayor más adelante?
¿Y si la herramienta sencilla no tiene suficientes funciones?
¿No es doble trabajo cambiar de sistema después?
¿Cuánto tiempo cuesta aprender una herramienta sencilla?
Fuentes consultadas
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Fuente oficial
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Fuente oficial
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Fuente oficial
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Fuente oficial
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Fuente oficial
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Fuente oficial
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Fuente oficial
AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) — https://www.aesan.gob.es
Las normas HACCP mostradas en esta aplicación son meramente informativas. KitchenNmbrs no garantiza que los valores mostrados estén actualizados o sean completos. Consulte siempre la AESAN o su autoridad local para la normativa vigente.
Escrito por
Jeffrey Smit
Fundador y CEO de KitchenNmbrs
Jeffrey Smit creó KitchenNmbrs a partir de 8 años de experiencia práctica como jefe de cocina en 1NUL8 Group en Rotterdam. Su misión: dar a cada dueño de restaurante control sobre el coste alimentario.
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