Die Lebensmittelkostenberechnung in Excel kostet durchschnittlich 2-4 Stunden pro Woche, während eine spezialisierte App dies auf 15-30 Minuten reduziert. Viele Restaurantbesitzer unterschätzen, wie viel Zeit sie für manuelle Berechnungen, Formelaktualisierungen und Fehlerkorrektur aufwenden. In diesem Artikel vergleichen wir die tatsächliche Zeitinvestition und zeigen dir, wo die größten Zeiteinsparungen zu erzielen sind.
Zeitaufwand Excel vs. App - Die Realität
Die meisten Unternehmer denken, dass Excel "schnell gemacht" ist. Aber wenn du ehrlich addierst, was du aufwendest, fällt es enttäuschend aus.
💡 Beispiel Zeitaufwand pro Woche:
Excel-Methode:
- Zutatenprise aktualisieren: 45 Minuten
- Neue Rezepte eingeben: 60 Minuten
- Lebensmittelkosten berechnen: 30 Minuten
- Fehler suchen und korrigieren: 45 Minuten
Gesamt: 3 Stunden pro Woche
📱 App-Methode:
- Preise aktualisieren: 10 Minuten
- Neue Rezepte: 15 Minuten
- Lebensmittelkosten: automatisch
- Fehler: praktisch keine
Gesamt: 25 Minuten pro Woche
Wo geht die Zeit in Excel hin?
Das Problem mit Excel ist nicht das Programm selbst, sondern dass es nicht für Kostenkalkulation entwickelt wurde. Du musst alles manuell machen.
- Formeln schreiben und überprüfen: Ein Fehler in einer Formel und alle deine Berechnungen stimmen nicht mehr
- Zutatenprise verwalten: Kopieren und Einfügen aus Lieferanten-E-Mails
- MwSt.-Berechnungen: Manuell exkl./inkl. MwSt. umrechnen
- Rezepte verknüpfen: Wenn du einen Zutatenpreis anpasst, musst du alle Rezepte manuell aktualisieren
⚠️ Achtung:
Viele Unternehmer rechnen nur die Zeit, die sie aktiv arbeiten. Aber sie vergessen die Zeit, die sie mit Fehlersuche, Neuanfängen und Frustration verbringen.
Was macht eine App schneller?
Eine spezialisierte App wie KitchenNmbrs ist für diesen spezifischen Zweck entwickelt. Deshalb geht es schneller:
- Automatische Berechnungen: Lebensmittelkosten werden sofort berechnet, wenn du einen Preis anpasst
- Zutatendatenbank: Einmal eingeben, überall verwenden
- MwSt.-Handling: Automatisch exkl./inkl. MwSt. umrechnen
- Rezeptverknüpfung: Aktualisiere eine Zutat, alle Rezepte werden automatisch angepasst
💡 Praktisches Beispiel:
Dein Lieferant erhöht den Preis für Rindfleisch von €24 auf €28 pro Kilo.
Excel: Du musst manuell alle 12 Rezepte mit Rindfleisch anpassen. Das kostet dich 30 Minuten.
App: Du passt 1 Zutat an. Alle Rezepte werden automatisch neu berechnet. Das kostet dich 1 Minute.
Kosten der Zeit vs. Kosten der App
Als Unternehmer ist deine Zeit Geld. Rechne mal aus, was 3 Stunden pro Woche dich kosten.
🧮 Rechenbeispiel:
3 Stunden pro Woche × 50 Wochen = 150 Stunden pro Jahr
150 Stunden × €25 pro Stunde = €3.750 pro Jahr an Zeit
KitchenNmbrs kostet €300 pro Jahr. Zeiteinsparung: €3.450 pro Jahr
Wann Excel trotzdem sinnvoll ist
Es gibt Situationen, in denen Excel vorerst noch sinnvoll sein kann:
- Sehr kleines Geschäft: Wenn du nur 5-10 Gerichte hast
- Preise ändern sich selten: Wenn deine Lieferanten sehr stabile Preise haben
- Begrenztes Budget: Wenn jeder Euro zählt und du Zeit im Überfluss hast
⚠️ Achtung:
Auch bei kleinen Betrieben lohnt sich eine App oft. Die meisten Unternehmer unterschätzen, wie viel Zeit sie in Excel verbringen, und überschätzen ihre Excel-Fähigkeiten.
Die echte Zeiteinsparung: Fokus auf dein Geschäft
Es geht nicht nur um die 2,5 Stunden pro Woche, die du sparst. Es geht darum, was du mit dieser Zeit tun kannst:
- Neue Gerichte entwickeln
- Gäste bedienen
- Marketing und Social Media
- Einfach freie Zeit haben
Viele Unternehmer sagen hinterher: "Ich hätte das viel früher tun sollen. All diese Abende, die ich in Excel saß und rechnete..."
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Messe deinen aktuellen Zeitaufwand
Notiere 2 Wochen lang, wie viel Zeit du für Kostenkalkulation aufwendest. Schreibe alles auf: Zutaten aktualisieren, Rezepte eingeben, Fehler korrigieren. Viele Unternehmer unterschätzen dies.
Berechne, was deine Zeit kostet
Multipliziere deinen wöchentlichen Zeitaufwand mit 50 (Arbeitswochen). Multipliziere das mit deinem Stundensatz als Unternehmer (mindestens €25). Das ist deine jährliche Zeitinvestition in Euro.
Vergleiche mit App-Kosten
Ziehe die Jahreskosten einer App (zum Beispiel €300 für KitchenNmbrs) von deinen Zeitkosten ab. Wenn die Differenz positiv ist, verdienst du Geld mit einer App. Die meisten Unternehmer sparen €2.000-4.000 pro Jahr.
✨ Pro tip
Teste eine App 1 Woche parallel zu deinem Excel. Messe die Zeit, die du bei beiden Methoden aufwendest. Die meisten Unternehmer sind überrascht vom Unterschied.
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Häufig gestellte Fragen
Ist Excel nicht einfach kostenlos und daher immer günstiger?
Excel kostet kein Geld, aber viel Zeit. Wenn du 3 Stunden pro Woche für Kostenkalkulation aufwendest, kostet dich das €3.750 pro Jahr an Zeit. Eine App für €300 pro Jahr spart dir also €3.450.
Kann ich nicht einfach eine Excel-Vorlage herunterladen?
Vorlagen helfen, aber du musst trotzdem manuell alle Preise aktualisieren und Formeln überprüfen. Bei Preisänderungen musst du immer noch alle Rezepte anpassen. Eine App macht das automatisch.
Wie lange dauert der Wechsel von Excel zu einer App?
Der Wechsel dauert normalerweise 2-4 Stunden, um deine Rezepte und Zutaten einzugeben. Danach sparst du jede Woche 2-3 Stunden. Du hast die Umstiegszeit in 2 Wochen wieder heraus.
Was ist, wenn ich sehr gut in Excel bin?
Auch Excel-Experten sparen Zeit mit einer spezialisierten App. Es geht nicht um Excel-Fähigkeiten, sondern um Automatisierung. Selbst der beste Excel-Benutzer muss manuell Preise aktualisieren und Formeln überprüfen.
Gibt es noch andere Vorteile außer Zeiteinsparung?
Ja, weniger Fehler (keine falschen Formeln), immer aktuelle Lebensmittelkostenprozentsätze, und du kannst leicht verschiedene Szenarien durchrechnen. Außerdem hast du immer Zugriff über dein Telefon.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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