Zentralisierte Beschaffung kann dir viel Zeit und Geld sparen, indem du seltener bestellst und bessere Preise aushandelst. Viele Gastronomiebetriebe bestellen täglich oder jeden zweiten Tag, wodurch sie teure kleine Bestellungen aufgeben und viel Zeit mit Lieferantengesprächen verbringen. Durch die Bündelung von Bestellmomenten berechnest du genau, wie viel Zeit und Geld dies einbringt.
Warum sich zentralisierte Beschaffung lohnt
Die meisten Restaurants bestellen zu oft und zu wenig auf einmal. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld durch höhere Preise pro Einheit und Lieferkosten.
⚠️ Achtung:
Tägliches Bestellen wirkt flexibel, kostet dich aber oft 20-30% mehr als 2-3x pro Woche mit guter Planung zu bestellen.
Berechne deine aktuelle Bestellmethode
Bevor du berechnen kannst, was du sparst, musst du wissen, was dich die aktuelle Beschaffung kostet. Addiere:
- Zeit pro Bestellung: Anrufen, E-Mails, Waren annehmen
- Anzahl der Bestellungen pro Woche: Bei jedem Lieferanten separat
- Durchschnittlicher Bestellwert: Pro Bestellung
- Lieferkosten: Fixkosten pro Lieferung
💡 Beispiel aktuelle Situation:
Restaurant mit täglichen Bestellungen:
- 6 Bestellungen pro Woche × 15 Minuten = 1,5 Stunden
- Lieferkosten: €8 pro Bestellung = €48/Woche
- Kleine Bestellungen: durchschnittlich 15% höhere Einkaufspreise
Gesamtzusatzkosten: €48 + Zeitkosten + 15% Preisunterschied
Berechne die Einsparungen bei Lieferkosten
Die meisten Lieferanten berechnen Fixkosten pro Lieferung, unabhängig von der Bestellgröße. Durch selteneere Bestellungen sparst du direkt bei diesen Kosten.
Formel Lieferkosteneinsparung:
(Aktuelle Anzahl Lieferungen - Neue Anzahl Lieferungen) × Lieferkosten pro Mal
💡 Beispiel Lieferkosteneinsparung:
Von 6x auf 2x pro Woche bestellen:
- Einsparung: (6 - 2) × €8 = €32 pro Woche
- Pro Monat: €32 × 4,3 = €138
- Pro Jahr: €138 × 12 = €1.656
Nur bei Lieferkosten sparst du €1.656 pro Jahr
Berechne Zeiteinsparungen und Arbeitskosten
Jede Bestellung kostet Zeit: anrufen, Bestellung aufgeben, Waren kontrollieren und lagern. Diese Zeit hat einen Wert.
Formel Zeiteinsparung:
(Aktuelle Bestellungen - Neue Bestellungen) × Zeit pro Bestellung × Stundenlohn
- Zeit pro Bestellung: Durchschnittlich 10-20 Minuten
- Stundenlohn Unternehmer: Rechne mit €25-35 pro Stunde
- Verwaltung danach: Auch einbeziehen (Rechnungen, Buchhaltung)
💡 Beispiel Zeiteinsparung:
Von 6x auf 2x pro Woche bestellen:
- Einsparung: 4 Bestellungen × 15 Minuten = 1 Stunde pro Woche
- Stundenlohn: €30 pro Stunde
- Pro Woche: €30 Einsparung
- Pro Jahr: €30 × 52 = €1.560
Zeiteinsparung bringt €1.560 pro Jahr
Berechne Einsparungen bei Einkaufspreisen
Größere Bestellungen bedeuten oft bessere Preise. Lieferanten geben Rabatt auf Volumen, weil ihre Kosten pro Einheit sinken.
Mögliche Rabatte bei größeren Bestellungen:
- 5-10% Rabatt: Bei Verdoppelung der Bestellgröße
- 2-5% zusätzlich: Bei festen Abnahmevereinbarungen
- Kostenlose Lieferung: Ab bestimmtem Bestellbetrag
💡 Beispiel Preiseinsparung:
Restaurant mit €2.000 Einkauf pro Woche:
- 5% Rabatt auf größere Bestellungen
- Einsparung pro Woche: €2.000 × 0,05 = €100
- Pro Jahr: €100 × 52 = €5.200
Preisrabatt spart €5.200 pro Jahr
Gesamteinsparung berechnen
Addiere alle Einsparungen, um den Gesamtvorteil zu sehen:
Gesamteinsparung = Lieferkosteneinsparung + Zeiteinsparung + Preiseinsparung
💡 Beispiel Gesamteinsparung:
Restaurant, das von 6x auf 2x pro Woche bestellen geht:
- Lieferkosteneinsparung: €1.656 pro Jahr
- Zeiteinsparung: €1.560 pro Jahr
- Preiseinsparung: €5.200 pro Jahr
Gesamteinsparung: €8.416 pro Jahr
Praktische Umsetzung
Damit zentralisierte Beschaffung funktioniert, brauchst du gute Planung. Du musst im Voraus wissen, was du für mehrere Tage brauchst.
- Bestandsplanung: Berechne, was du pro Tag verbrauchst
- Sicherheitsbestand: Halte einen Puffer für geschäftige Tage bereit
- Haltbarkeit: Achte darauf, dass Produkte nicht verderben
- Lagerraum: Sorge für ausreichend Kühl- und Lagerfläche
⚠️ Achtung:
Größerer Bestand bedeutet mehr Kapital gebunden. Rechne aus, ob die Einsparung die zusätzlichen Bestandskosten aufwiegt.
Wie berechnest du die Einsparung? (Schritt für Schritt)
Zähle deine aktuellen Kosten auf
Notiere, wie viele Bestellungen du pro Woche aufgibst, wie viel Zeit jede Bestellung kostet und was du für Lieferkosten zahlst. Rechne auch aus, wie viel du durchschnittlich pro Woche einkaufst.
Plane deine neuen Bestellmomente
Bestimme, wie oft du bestellen möchtest (zum Beispiel 2x pro Woche statt 6x). Überprüfe, ob deine Lieferanten Rabatt auf größere Bestellungen geben und was die Mindestabnahme ist.
Berechne alle Einsparungen
Addiere: Einsparung bei Lieferkosten, Zeiteinsparung (× dein Stundenlohn) und eventuell Rabatte auf Einkaufspreise. Ziehe hier aber zusätzliche Bestandskosten ab, wenn du mehr lagern musst.
✨ Pro tip
Starte mit einem Lieferanten, um zu testen, wie sich zentralisierte Beschaffung auswirkt. Wenn es gut läuft, erweitere es auf andere Lieferanten. So minimierst du das Risiko und lernst, was für deine Küche funktioniert.
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel kann ich maximal mit zentralisierter Beschaffung sparen?
Das hängt von deiner aktuellen Bestellmethode ab, aber Einsparungen von 10-20% auf deine Gesamteinkaufskosten sind realistisch. Bei Restaurants, die derzeit täglich bestellen, kann dies €5.000-15.000 pro Jahr sein.
Wie oft sollte ich dann bestellen, um die beste Einsparung zu erzielen?
Für die meisten Restaurants sind 2-3x pro Woche optimal. Weniger als 2x wird schwierig wegen der Haltbarkeit von frischen Produkten. Mehr als 3x bringt zu wenig Skaleneffekt.
Was ist, wenn mein Lieferant keinen Rabatt auf größere Bestellungen gibt?
Dann sparst du immer noch bei Lieferkosten und Zeit. Erwäge, Lieferanten zu vergleichen - viele geben Rabatt ab bestimmten Bestellgrößen. Manchmal kannst du auch bessere Preise aushandeln.
Wie verhindere ich, dass Produkte bei größerem Bestand verderben?
Plane dein Menü so, dass du Zutaten in mehreren Gerichten verwendest. Arbeite mit FIFO (first in, first out) und überwache deine Bestandsrotation. Kaufe nur frische Produkte für 2-3 Tage im Voraus.
Muss ich mehr Lagerraum für zentralisierte Beschaffung haben?
Normalerweise ja, besonders Kühlraum. Rechne aus, ob die Einsparung zusätzliche Kühlung oder Lagerung aufwiegt. Oft kannst du mit intelligenter Planung mit deinem aktuellen Raum auskommen, indem du besser organisierst.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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