Eine monatliche P&L (Gewinn- und Verlustrechnung) gibt dir Einblick in deinen tatsächlichen Gewinn. Viele Restaurantbesitzer schauen nur auf den Umsatz, vergessen aber alle Kosten zu addieren. Dadurch denken sie, dass sie Gewinn machen, während sie tatsächlich Verlust machen.
Was ist eine P&L und warum brauchst du eine?
Eine P&L ist eine Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben über einen Zeitraum. Für Restaurants ist dies entscheidend, da du viele verschiedene Kostenstellen hast: Zutaten, Personal, Miete, Energie und vieles mehr.
Ohne P&L weißt du nicht:
- Ob du wirklich Gewinn machst oder Verlust fährst
- Welche Kostenstellen zu hoch sind
- Ob du deine Preise erhöhen musst
- Wie viel Puffer du für Rückschläge hast
Der grundlegende Aufbau einer Restaurant-P&L
Eine Restaurant-P&L hat eine feste Struktur. Beginne immer mit dem Umsatz und ziehe dann alle Kosten ab:
💡 Beispiel P&L-Struktur:
Umsatz (exkl. MwSt.):
- Speisenumsatz: €45.000
- Getränkeumsatz: €15.000
- Gesamtumsatz: €60.000
Kosten:
- Lebensmittelkosten: €18.000 (30%)
- Getränkekosten: €3.750 (25%)
- Personalkosten: €18.000 (30%)
- Miete: €6.000 (10%)
- Energie: €2.400 (4%)
- Sonstige Kosten: €3.600 (6%)
Nettogewinn: €8.250 (13,8%)
Sammle alle Daten
Für eine gute P&L brauchst du genaue Zahlen. Keine Schätzungen, sondern tatsächliche Beträge:
- Umsatz: Aus deinem Kassensystem oder der Buchhaltung
- Lebensmittelkosten: Alle Rechnungen von Lieferanten
- Personalkosten: Bruttolöhne + Arbeitgeberabgaben
- Fixkosten: Miete, Versicherungen, Abonnements
- Variable Kosten: Energie, Reparaturen, Marketing
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit Umsatz OHNE MwSt. Die MwSt., die du erhältst, musst du an das Finanzamt abführen, also gehört sie dir nicht.
Berechne deine wichtigsten Prozentsätze
Die Stärke einer P&L liegt in den Prozentsätzen. Diese zeigen, ob deine Kostenstruktur gesund ist:
- Lebensmittelkosten: Üblich 28-35% des Speisenumsatzes
- Personalkosten: Üblich 28-35% des Gesamtumsatzes
- Gesamtkosten: Maximal 85-90% des Umsatzes für gesunden Gewinn
💡 Beispielberechnung:
Speisenumsatz: €45.000 | Eingekaufte Zutaten: €15.000
Lebensmittelkosten %: (€15.000 ÷ €45.000) × 100 = 33,3%
Dies liegt im gesunden Bereich von 28-35%.
Mache es übersichtlich und vergleichbar
Stelle deine P&L immer in der gleichen Reihenfolge dar und verwende die gleichen Kategorien. So kannst du Monate vergleichen und Trends erkennen:
- Verwende eine Tabellenkalkulation oder Buchhaltungssoftware
- Erstelle jeden Monat am gleichen Datum
- Vergleiche mit dem Vormonat und dem gleichen Monat des Vorjahres
- Achte auf große Abweichungen und finde heraus, warum
💡 Praktischer Tipp:
Apps wie KitchenNmbrs helfen bei der Verfolgung der Lebensmittelkosten und können automatisch Prozentsätze berechnen. Das spart viel Zeit beim manuellen Rechnen.
Signale, auf die du achten musst
Eine P&L ist nur wertvoll, wenn du weißt, worauf du achten musst. Diese Signale erfordern Maßnahmen:
- Lebensmittelkosten über 35%: Preise zu niedrig oder zu viel Verschwendung
- Personalkosten über 35%: Zu viel Personal oder zu hohe Löhne
- Gewinn unter 10%: Zu wenig Puffer für Rückschläge
- Große Schwankungen: Mangelnde Kostenkontrolle
Erstelle jeden Monat deine P&L und vergleiche sie mit deinen Zielen. So behältst du die Kontrolle über dein Geschäft und vermeidest Überraschungen.
Wie erstellst du eine P&L? (Schritt für Schritt)
Sammle Umsatzzahlen
Hole deine Umsatzzahlen aus deinem Kassensystem oder der Buchhaltung. Unterteile in Speisenumsatz und Getränkeumsatz. Rechne immer ohne MwSt.
Addiere alle Kosten
Erstelle Kategorien: Lebensmittelkosten (alle Zutaten), Personalkosten (Bruttolohn + Arbeitgeberabgaben), Fixkosten (Miete, Versicherungen) und variable Kosten (Energie, Reparaturen).
Berechne Prozentsätze
Teile jeden Kostenposten durch deinen Gesamtumsatz und multipliziere mit 100. Überprüfe, ob die Lebensmittelkosten unter 35% bleiben und die Personalkosten unter 35%.
Bestimme deinen Nettogewinn
Ziehe alle Kosten von deinem Umsatz ab. Der verbleibende Betrag ist dein Nettogewinn. Strebe mindestens 10-15% Nettogewinn für ein gesundes Restaurant an.
✨ Pro tip
Überprüfe jeden Monat deine Top 5 meistverkauften Gerichte separat. Wenn diese eine gesunde Marge haben, hast du 80% deines Problems gelöst.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Wie oft sollte ich eine P&L erstellen?
Erstelle jeden Monat eine P&L, am besten innerhalb von 10 Tagen nach Monatsende. So kannst du schnell gegensteuern, wenn etwas schiefgeht. Bis zum Jahresende zu warten ist zu spät.
Sollte ich MwSt. in meine P&L einbeziehen?
Nein, rechne immer mit Beträgen ohne MwSt. Die MwSt., die du erhältst, musst du an das Finanzamt abführen, also zählt sie nicht als Umsatz.
Was ist eine gesunde Gewinnmarge für ein Restaurant?
Strebe 10-15% Nettogewinn an. Weniger als 10% gibt zu wenig Puffer für Rückschläge. Mehr als 20% ist ausgezeichnet, aber selten in der Gastronomie.
Wie berechne ich Arbeitgeberabgaben bei Personalkosten?
Arbeitgeberabgaben betragen etwa 25-30% zusätzlich zum Bruttolohn. Dies sind Sozialversicherungsbeiträge, Rentenbeiträge und andere Pflichtkosten, die du als Arbeitgeber zahlst.
Was ist, wenn meine Lebensmittelkosten zu hoch sind?
Überprüfe zunächst, ob deine Rezepte und Portionsgrößen stimmen. Dann schaust du dir Verschwendung und Einkaufspreise an. Manchmal musst du deine Menüpreise erhöhen, um rentabel zu bleiben.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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