Prime Cost (Lebensmittelkosten + Arbeitskosten) bestimmt, ob dein Restaurant rentabel läuft. Viele Unternehmer planen Personal nach Gefühl, wodurch ihre Arbeitskosten aus dem Ruder laufen. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du eine Personalplanung aufbaust, bei der deine Prime Cost automatisch im Rahmen bleibt.
Was ist Prime Cost und warum ist es entscheidend?
Prime Cost ist die Summe deiner Lebensmittelkosten und Arbeitskosten. Es ist die wichtigste Kennzahl, um zu wissen, ob dein Restaurant gesund läuft.
💡 Beispiel:
Restaurant mit €50.000 Monatsumsatz:
- Lebensmittelkosten: €15.000 (30%)
- Arbeitskosten: €20.000 (40%)
- Prime Cost: €35.000 (70%)
Dieses Restaurant macht Verluste. Prime Cost muss unter 60% bleiben.
Übliche Prime-Cost-Richtwerte:
- Gehobene Gastronomie: 55-65%
- Casual Dining: 50-60%
- Fast Casual: 45-55%
- Lieferdienst: 50-65%
Berechne deine maximalen Arbeitskosten pro Tag
Für gute Personalplanung musst du wissen, wie viel du maximal für Personal pro Tag ausgeben kannst.
Formel:
Maximale Arbeitskosten = (Erwarteter Umsatz × Prime-Cost-%) - Erwartete Lebensmittelkosten
💡 Beispielberechnung:
Dienstag erwartest du €2.500 Umsatz:
- Gewünschte Prime Cost: 58%
- Erwartete Lebensmittelkosten: 30% = €750
- Prime-Cost-Budget: €2.500 × 0,58 = €1.450
- Maximale Arbeitskosten: €1.450 - €750 = €700
Du kannst maximal €700 für Personal einsetzen.
Verteile die Arbeitskosten auf deine Schichten
Jetzt, da du weißt, wie viel du ausgeben kannst, verteile dies auf deine Dienste basierend auf erwarteter Auslastung.
- Mittagsschicht: 30-40% der gesamten Arbeitskosten
- Abendschicht: 60-70% der gesamten Arbeitskosten
- Grundbesetzung (Vorbereitung, Reinigung): Fixkosten
💡 Beispielverteilung €700 Arbeitskosten:
- Vorbereitung/Grundbesetzung (10:00-16:00): €200
- Mittagsservice (12:00-15:00): €150
- Abendservice (17:00-23:00): €350
Kontrolle: €200 + €150 + €350 = €700 ✓
Setze dies in konkrete Stunden pro Funktion um
Verteile dein Budget auf verschiedene Funktionen basierend auf ihrem Stundensatz.
⚠️ Achtung:
Rechne mit ALL-IN-Kosten: Bruttolohn + Arbeitgeberabgaben + Urlaubsgeld. Meist 130-140% des Bruttolohns.
Beispiel All-In-Kosten pro Stunde:
- Chefkoch: €25/Stunde All-In
- Koch: €20/Stunde All-In
- Service: €18/Stunde All-In
- Spülen/Vorbereitung: €16/Stunde All-In
Baue deine Tagesplanung auf
Mit deinem Budget pro Schicht kannst du jetzt genau planen, wer wann arbeitet.
💡 Beispiel Abendschicht (€350 Budget):
- Chefkoch: 6 Stunden × €25 = €150
- Koch: 6 Stunden × €20 = €120
- Service: 5 Stunden × €18 = €90
Gesamt: €360 - €10 über Budget. Service 30 Min. kürzer = €351 ✓
Überwache und passe während des Tages an
Behalte deinen Umsatz im Auge und passe an, wenn es anders läuft als erwartet.
- Umsatz 20% niedriger? Schicke jemanden früher nach Hause
- Unerwartete Auslastung? Prüfe, ob du zusätzliches Personal leisten kannst
- Halte einen Puffer von 5-10% für unvorhergesehene Situationen
Nutze Tools für automatische Kontrolle
Manuelles Tracking kostet viel Zeit. Digitale Tools können diesen Prozess automatisieren.
Eine App wie KitchenNmbrs kann deine Prime Cost in Echtzeit berechnen und dich warnen, wenn du über Budget zu gehen drohst. Du siehst sofort, ob deine Personalplanung im Rahmen bleibt.
Wie stellst du eine Personalplanung mit Prime-Cost-Kontrolle auf?
Berechne deine maximalen Arbeitskosten pro Tag
Nimm deinen erwarteten Umsatz × gewünschte Prime-Cost-% und ziehe deine erwarteten Lebensmittelkosten ab. Dies ergibt dir das maximale Budget für Personal an diesem Tag.
Verteile das Budget auf deine Schichten
Teile dein Arbeitskostenbudget basierend auf erwarteter Auslastung auf: meist 30-40% für Mittag und 60-70% für Abend. Berücksichtige Fixkosten für Vorbereitung und Reinigung.
Setze Budget in konkrete Stunden pro Person um
Nutze All-In-Kosten (Brutto + Arbeitgeberabgaben) pro Funktion, um zu berechnen, wie viele Stunden du einsetzen kannst. Plane dann, wer wann innerhalb dieses Budgets arbeitet.
✨ Pro tip
Prüfe jeden Morgen deinen erwarteten Umsatz für diesen Tag und passe deine Personalplanung an. 10 Minuten Planung sparen hunderte Euro pro Monat an unnötigen Arbeitskosten.
Selbst berechnen?
In der KitchenNmbrs App geht das mit wenigen Klicks. 7 Tage kostenlos, keine Kreditkarte.
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Häufig gestellte Fragen
Was ist, wenn meine Prime Cost strukturell über 60% liegt?
Dann verdienst du zu wenig mit deinen Gerichten oder hast zu viel Personal. Prüfe zuerst deine Lebensmittelkosten pro Gericht und erhöhe ggf. deine Preise. Passe dann deine Personalbesetzung an.
Muss ich Arbeitgeberabgaben in meine Arbeitskostenberechnung einbeziehen?
Ja, unbedingt. Rechne mit All-In-Kosten: Bruttolohn + Arbeitgeberabgaben + Urlaubsgeld. Dies ist meist 130-140% des Bruttolohns. Sonst stimmt deine Berechnung nicht.
Wie gehe ich mit unerwarteter Auslastung oder ruhigen Tagen um?
Baue einen Puffer von 5-10% in deine Planung ein und überwache deinen Umsatz während des Tages. Bei 20% Abweichung kannst du Personal früher nach Hause schicken oder länger bleiben lassen, innerhalb deines Budgets.
Kann ich Prime Cost auch wöchentlich oder monatlich berechnen?
Ja, aber tägliche Kontrolle gibt dir mehr Kontrolle. Wöchentlich oder monatlich siehst du Probleme zu spät, um sie zu beheben. Tägliche Planung verhindert, dass du am Ende des Monats vor Überraschungen stehst.
Was ist eine realistische Prime Cost für mein Restaurant?
Gehobene Gastronomie: 55-65%, Casual Dining: 50-60%, Fast Casual: 45-55%. Beachte: Dies sind Richtlinien. Deine eigene Situation (Miete, Konzept, Lage) bestimmt, was für dich realistisch ist.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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