Break-Even-Auslastung bestimmt, wie viele Gäste du mindestens brauchst, um deine Kosten zu decken. Für Betriebskantinen ist dies entscheidend, da du oft mit festen Vertragspreisen und begrenzter Flexibilität arbeitest. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt, wie du berechnest, wie viele Couverts du pro Tag brauchst, um die Gewinnschwelle zu erreichen.
Was ist Break-Even-Auslastung?
Break-Even-Auslastung ist die Mindestanzahl von Gästen, die du pro Tag bedienen musst, um alle deine Kosten zu decken. In einer Betriebskantine hast du normalerweise Fixkosten (Miete, Personal, Ausrüstung) und variable Kosten (Zutaten, Verpackung), die du wieder einspielen musst.
💡 Beispiel:
Betriebskantine mit 500 Mitarbeitern im Gebäude:
- Fixkosten pro Tag: €650
- Durchschnittliche Rechnung: €8,50 exkl. MwSt.
- Lebensmittelkosten: 35% (€2,98 pro Couvert)
- Gewinnspanne pro Couvert: €5,52
Break-Even: €650 ÷ €5,52 = 118 Couverts pro Tag
Fixkosten vs. variable Kosten in Kantinen
Für eine gute Break-Even-Berechnung musst du deine Kosten aufteilen:
- Fixkosten: Personal, Miete, Energie, Abschreibungen, Versicherungen
- Variable Kosten: Zutaten, Verpackung, Reinigungsmittel
- Halbvariable Kosten: Zusätzliches Personal bei Stoßzeiten, Spülen bei mehr Gästen
In Kantinen sind die Fixkosten oft hoch, weil du jeden Tag offen hast, unabhängig von der Anzahl der Gäste.
⚠️ Achtung:
Rechne mit Arbeitstagen, nicht Kalendertagen. Eine Betriebskantine läuft normalerweise 5 Tage pro Woche, 47-50 Wochen pro Jahr.
Formel für Break-Even-Auslastung
Die Grundformel ist einfach:
Break-Even-Couverts = Fixkosten pro Tag ÷ Gewinnspanne pro Couvert
Wobei Gewinnspanne pro Couvert = Durchschnittliche Rechnung exkl. MwSt. - Variable Kosten pro Couvert
💡 Beispielberechnung:
Kantine mit diesen Zahlen:
- Fixkosten pro Monat: €18.000
- Arbeitstage pro Monat: 22
- Fixkosten pro Tag: €818
- Durchschnittliche Rechnung: €7,80 exkl. MwSt.
- Lebensmittelkosten: 32% = €2,50 pro Couvert
- Verpackung: €0,25 pro Couvert
- Variable Kosten insgesamt: €2,75
Gewinnspanne pro Rechnung: €7,80 - €2,75 = €5,05
Break-Even: €818 ÷ €5,05 = 162 Couverts pro Tag
Auslastungsquote berechnen
Deine Break-Even-Auslastung vergleichst du mit der Anzahl der potenziellen Gäste im Gebäude:
Erforderliche Auslastung % = Break-Even-Couverts ÷ Anzahl der Mitarbeiter × 100
- Unter 20%: Komfortabel erreichbar
- 20-30%: Normal für Kantinen
- 30-40%: Herausfordernd, aber möglich
- Über 40%: Riskant, überprüfe deine Kostenstruktur
⚠️ Achtung:
Nicht alle Mitarbeiter essen jeden Tag in der Kantine. Die durchschnittliche Auslastung liegt zwischen 15-35%, abhängig von Standort und Angebot.
Saisonschwankungen berücksichtigen
Betriebskantinen haben oft Schwankungen durch:
- Urlaubszeiten (Sommer, Weihnachten)
- Homeoffice (besonders montags und freitags)
- Wetter (mehr Gäste bei schlechtem Wetter)
- Veranstaltungen in der Nähe
Berechne deine Break-Even für die ruhigsten Monate. Wenn du dann noch die Gewinnschwelle erreichst, hast du einen Puffer für bessere Perioden.
💡 Praktischer Tipp:
Berechne Break-Even für verschiedene Szenarien:
- Ruhiger Monat (z.B. August): -30% Auslastung
- Normaler Monat: Standard-Auslastung
- Belebter Monat (z.B. März): +20% Auslastung
So siehst du, ob dein Geschäftsmodell robust genug ist.
Break-Even senken: praktische Tipps
Wenn deine Break-Even-Auslastung zu hoch ist, hast du diese Optionen:
- Fixkosten senken: Effizientere Personalplanung, Energiesparen, niedrigere Miete
- Gewinnspanne erhöhen: Preise anpassen (soweit der Vertrag es zulässt)
- Lebensmittelkosten senken: Bessere Einkäufe, weniger Verschwendung, intelligentere Menüs
- Zusätzliche Einnahmen: Catering, Besprechungen, externe Gäste
Der größte Gewinn liegt oft in der Optimierung der Lebensmittelkosten. Eine Senkung von 35% auf 30% Lebensmittelkosten bringt direkt €0,39 zusätzliche Gewinnspanne pro €7,80 Rechnung.
Wie berechnest du Break-Even-Auslastung? (Schritt für Schritt)
Sammle deine Fixkosten pro Tag
Addiere alle Kosten, die du jeden Tag hast, unabhängig von der Anzahl der Gäste: Personal, Miete, Energie, Abschreibungen, Versicherungen. Teile deine Monatskosten durch die Anzahl der Arbeitstage (normalerweise 22 pro Monat).
Berechne deine Gewinnspanne pro Couvert
Ziehe von deiner durchschnittlichen Rechnung (exkl. MwSt.) alle variablen Kosten ab: Lebensmittelkosten, Verpackung, zusätzliche Reinigung. Dies ist deine Gewinnspanne pro Gast, die zur Deckung deiner Fixkosten beiträgt.
Teile Fixkosten durch Gewinnspanne pro Couvert
Das Ergebnis ist deine Break-Even-Anzahl von Couverts pro Tag. Vergleiche dies mit der Anzahl der Mitarbeiter im Gebäude, um zu sehen, ob dies realistisch ist (normalerweise 15-35% Auslastung).
✨ Pro tip
Überwache deine tägliche Auslastung und vergleiche sie mit deiner Break-Even. Wenn du 3 Tage hintereinander unter deiner Break-Even-Auslastung liegst, analysiere sofort, was los ist: liegt es am Menü, am Wetter oder gibt es strukturelle Veränderungen im Gebäude?
Selbst berechnen?
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Häufig gestellte Fragen
Was ist eine realistische Auslastung für eine Betriebskantine?
Im Durchschnitt essen 15-35% der Mitarbeiter täglich in der Kantine. Dies hängt vom Standort, dem Angebot, dem Preisniveau und davon ab, wie viele Menschen im Homeoffice arbeiten. Rechne zur Sicherheit mit dem unteren Ende dieser Spanne.
Muss ich MwSt. in meine Break-Even-Berechnung einbeziehen?
Rechne immer exkl. MwSt. für deine internen Berechnungen. Die MwSt., die du von Gästen erhältst, gibst du an das Finanzamt ab, daher zählt sie nicht für deine Rentabilität.
Wie gehe ich mit Saisonschwankungen in der Auslastung um?
Berechne deine Break-Even für die ruhigsten Monate (oft August oder Dezember). Wenn du dann noch die Gewinnschwelle erreichst, hast du einen Puffer für die besseren Perioden. Viele Kantinen haben 20-40% weniger Auslastung während der Urlaubszeiten.
Was ist, wenn meine Break-Even-Auslastung höher ist als realistisch?
Dann musst du deine Kostenstruktur anpassen: Fixkosten senken, Lebensmittelkosten optimieren oder Preise erhöhen (wenn der Vertrag dies zulässt). Du kannst auch nach zusätzlichen Einnahmen wie Catering oder externen Gästen suchen.
Wie oft sollte ich meine Break-Even neu berechnen?
Überprüfe dies mindestens vierteljährlich oder nach großen Änderungen bei Kosten, Preisen oder Auslastung. Miete und Personalkosten können steigen, und Lieferanten erhöhen regelmäßig ihre Preise.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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