POS-Systemkosten gehören unter Betriebskosten in deine P&L, nicht unter Lebensmittel- oder Personalkosten. Viele Restaurantbesitzer wissen nicht, wo sie diese Kosten einordnen sollen, was ihre Kostenanalyse verfälscht. In diesem Artikel lernst du, wie du POS-Kosten korrekt verarbeitest und was das für deine Rentabilität bedeutet.
Wo gehören POS-Kosten in deine P&L?
POS-Systemkosten sind Betriebskosten, auch allgemeine Geschäftskosten genannt. Sie fallen NICHT unter Lebensmittelkosten oder Personalkosten, sondern unter eine separate Kategorie.
💡 Beispiel P&L-Gliederung:
- Umsatz: €50.000
- Lebensmittelkosten: €15.000 (30%)
- Personalkosten: €20.000 (40%)
- Betriebskosten: €8.000 (16%)
- - davon POS-System: €400
Gewinn vor Steuern: €7.000 (14%)
Welche POS-Kosten musst du berücksichtigen?
Ein POS-System hat verschiedene Kostenkomponenten, die du alle erfassen musst:
- Monatliche Softwarelizenz: €30-150 pro Monat
- Transaktionsgebühren: 1,5-3% des Umsatzes über Kartenzahlungen
- Hardware-Abschreibung: Tablet, Drucker, Kassenschublade
- Support und Wartung: oft 10-20% der Lizenzkosten
⚠️ Achtung:
Transaktionsgebühren sind variabel (steigen mit dem Umsatz), während Lizenzkosten fest sind. Dies beeinflusst deine Break-Even-Berechnung.
Wie berechnest du die Auswirkung auf deine Marge?
POS-Kosten machen normalerweise 1-3% deines Umsatzes aus. Das klingt wenig, aber es geht direkt von deinem Gewinn ab.
💡 Beispielberechnung:
Restaurant mit €40.000 Monatsumsatz:
- POS-Lizenz: €80/Monat
- Transaktionsgebühren (2%): €800/Monat
- Hardware-Abschreibung: €50/Monat
Gesamte POS-Kosten: €930/Monat = 2,3% des Umsatzes
Fixkosten vs. variable POS-Kosten
Für deine Break-Even-Berechnung musst du POS-Kosten aufteilen:
- Fixkosten: Softwarelizenz, Hardware-Abschreibung
- Variable Kosten: Transaktionsgebühren (Prozentsatz des Umsatzes)
Diese Unterscheidung ist entscheidend für Szenarioplannungen. Wenn dein Umsatz sinkt, sinken nur die Transaktionsgebühren mit.
POS-Kosten vs. andere Systeme
Vergleiche immer die Gesamtkosten, nicht nur den beworbenen Preis:
💡 Vergleich zweier Systeme:
System A: €50/Monat + 2,5% Transaktionsgebühren
System B: €120/Monat + 1,8% Transaktionsgebühren
Bei €30.000 Monatsumsatz:
- System A: €50 + €750 = €800
- System B: €120 + €540 = €660
System B ist €140/Monat günstiger!
Administrative Verarbeitung
Buche POS-Kosten immer unter der richtigen Kostenstelle:
- Softwarekosten: Konto 4050 (IT-Kosten)
- Transaktionsgebühren: Konto 4150 (Bankgebühren)
- Hardware: Konto 4000 (Bürokosten) oder Abschreibung
⚠️ Achtung:
Buche POS-Kosten NIEMALS unter Lebensmittelkosten. Dies verfälscht deine Kostenkalkulation und dein Lebensmittelkostenprozentsatz.
Wie verarbeitest du POS-Kosten korrekt? (Schritt für Schritt)
Sammle alle POS-bezogenen Kosten
Erstelle eine Liste aller Kosten: monatliche Lizenz, Transaktionsgebühren, Hardware-Abschreibung und Support. Überprüfe deine Rechnungen der letzten 3 Monate, um nichts zu übersehen.
Teile Fixkosten und variable Kosten auf
Unterteile deine POS-Kosten: Fixkosten (Lizenz, Hardware) gehen zu Betriebskosten, variable Kosten (Transaktionen) rechnest du als Prozentsatz des Umsatzes. Dies ist wichtig für deine Break-Even-Berechnung.
Berechne den Prozentsatz deines Umsatzes
Teile deine gesamten monatlichen POS-Kosten durch deinen Monatsumsatz und multipliziere mit 100. Dies gibt dir den Prozentsatz, den POS-Kosten von deinem Umsatz ausmachen, normalerweise 1-3%.
Buche unter der richtigen Kostenstelle
Verwende separate Konten: Software unter IT-Kosten, Transaktionsgebühren unter Bankgebühren. Buche NIEMALS unter Lebensmittelkosten oder Personalkosten.
✨ Pro tip
Überprüfe monatlich, ob deine Transaktionsgebühren zu deinem Umsatzwachstum passen. Bei starkem Wachstum kannst du oft über niedrigere Tarife verhandeln.
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Häufig gestellte Fragen
Wie viel Prozent meines Umsatzes dürfen POS-Kosten sein?
Üblich sind 1-3% deines Umsatzes für POS-Kosten. Über 3% wird es teuer und du solltest nach Alternativen suchen oder über Tarife verhandeln.
Muss ich Transaktionsgebühren separat von Lizenzkosten erfassen?
Ja, das ist wichtig für deine Break-Even-Berechnung. Transaktionsgebühren sind variabel (steigen mit dem Umsatz), Lizenzkosten sind fest. Bei niedrigerem Umsatz sinken nur die Transaktionsgebühren.
Kann ich POS-Hardware direkt abschreiben?
Hardware unter €450 kannst du direkt als Kosten buchen. Teurer als €450 muss es über 3-5 Jahre abgeschrieben werden. Überprüfe dies mit deinem Buchhalter.
Wie oft sollte ich meine POS-Kosten überprüfen?
Überprüfe jedes Quartal, ob deine POS-Kosten noch zu deinem Umsatz passen. Bei Wachstum oder Rückgang kann es sinnvoll sein, andere Tarife oder Systeme zu prüfen.
Fallen Kreditkartenzahlungsgebühren auch unter POS-Kosten?
Ja, alle zahlungsbezogenen Kosten gehören zu POS-Kosten: EC-Zahlung, Kreditkarte, kontaktloses Bezahlen. Buche diese unter Bankgebühren in deiner P&L.
⚠️ EU-Verordnung 1169/2011 — Allergeninformation — https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2011/1169/oj
Die Allergeninformationen auf dieser Seite basieren auf der EU-Verordnung 1169/2011. Rezepte und Zutaten können je nach Lieferant variieren. Überprüfen Sie stets die aktuellen Allergeninformationen bei Ihrem Lieferanten und kommunizieren Sie diese korrekt an Ihre Gäste. KitchenNmbrs haftet nicht für allergische Reaktionen.
In Deutschland überwacht das BVL die Allergenvorschriften gemäß LMIDV.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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