Flexibles Personal kann deine Personalkosten um 15-30% senken, aber die Auswirkung auf deine Marge hängt davon ab, wie du es berechnest. Viele Gastronomiebetreiber sehen nur die niedrigeren Stundenlöhne, vergessen aber die zusätzlichen Kosten und Risiken. In diesem Artikel lernst du Schritt für Schritt zu berechnen, was der Wechsel zu flexiblem Personal wirklich bringt.
Was ist flexibles vs. festes Personal?
Festes Personal: Arbeitnehmer mit festem Vertrag, festem Gehalt, Nebenleistungen (Urlaubsgeld, Rente, Krankenversicherung). Du zahlst auch, wenn es ruhig ist.
Flexibles Personal: Aushilfskräfte, Leiharbeiter, Freelancer, die du einsetzt, wenn du sie brauchst. Höhere Stundenlöhne, aber du zahlst nur für geleistete Stunden.
Die vollständige Kostenberechnung
Um die echte Auswirkung zu berechnen, musst du über den reinen Stundenlohn hinausschauen. Hier sind alle Kostenpositionen:
💡 Beispiel festes Personal:
Koch mit festem Vertrag, 40 Stunden pro Woche:
- Bruttoverdienst: €2.400/Monat
- Arbeitgeberabgaben (35%): €840
- Urlaubsgeld (8%): €192
- Krankheitskostenbeteiligung: €50
- Rentenkosten: €120
Gesamt pro Monat: €3.602 (€22,50 pro Stunde all-in)
💡 Beispiel flexibles Personal:
Flexibler Koch, durchschnittlich 120 Stunden pro Monat:
- Stundenlohn: €18,00
- Leihbüro-Aufschlag (25%): €4,50
- Kein Urlaubsgeld oder Rente
- Zahlung nur für geleistete Stunden
Gesamt pro Monat: €2.700 (€22,50 pro Stunde)
Die versteckten Kosten von flexiblem Personal
Flexibel scheint pro geleistete Stunde günstiger zu sein, aber es gibt versteckte Kosten:
- Schulungszeit: Neue Leute müssen deine Systeme lernen
- Qualitätsverlust: Weniger erfahrene Menschen machen mehr Fehler
- Managementzeit: Mehr Zeit für Planung und Anleitung
- Unsicherheit: Flexkräfte können kurzfristig absagen
⚠️ Achtung:
Rechne immer mit 10-20% zusätzlicher Zeit für Schulung und Anleitung von flexiblem Personal. Dies kostet deine Managementzeit und kann die Einsparung aufzehren.
Berechnung pro Szenario
Die echte Einsparung hängt von deiner Auslastung ab:
💡 Szenario 1: Gleichmäßige Auslastung
Restaurant mit stabiler Auslastung, 160 Stunden Personal pro Monat nötig:
- Festes Personal: €22,50 × 160 = €3.600
- Flexibles Personal: €22,50 × 160 = €3.600
- Unterschied: €0 (keine Einsparung)
Bei gleichmäßiger Auslastung gibt es keinen Vorteil.
💡 Szenario 2: Wechselnde Auslastung
Restaurant mit Spitzen und Tälern, durchschnittlich 120 Stunden pro Monat:
- Festes Personal: €22,50 × 160 (zahlst du trotzdem) = €3.600
- Flexibles Personal: €22,50 × 120 = €2.700
- Einsparung: €900 pro Monat (25%)
Bei wechselnder Auslastung kannst du ordentlich sparen.
Margenauswirkung berechnen
Um die Margenauswirkung zu berechnen, nutze diese Formel:
Margenauswirkung = (Alte Personalkosten - Neue Personalkosten) / Monatsumsatz × 100
💡 Margenauswirkung Beispiel:
Restaurant mit €25.000 Monatsumsatz:
- Einsparung Personalkosten: €900
- Margenverbesserung: €900 / €25.000 × 100 = 3,6%
Deine Marge steigt um 3,6 Prozentpunkte durch flexibles Personal.
Wann sich flexibles Personal lohnt
Flexibles Personal ist besonders vorteilhaft bei:
- Saisonale Betriebe: Terrasse im Sommer, Wintersport-Restaurant
- Event-Locations: Wechselnde Auslastung pro Veranstaltung
- Neue Betriebe: Noch unvorhersehbare Auslastung
- Spezifische Spitzen: Wochenend-Restaurants, Lunch-only Konzepte
Bei stabiler, vorhersehbarer Auslastung ist festes Personal oft besser für Qualität und Atmosphäre.
Wie berechnest du die Margenauswirkung? (Schritt für Schritt)
Berechne deine aktuellen Personalkosten all-in
Addiere zum Bruttoverdienst: Arbeitgeberabgaben (35%), Urlaubsgeld (8%), Rentenkosten, Krankenversicherung. Dies gibt dir die echten Kosten pro Stunde für festes Personal.
Berechne die Kosten für flexibles Personal
Rechne den Stundenlohn plus Leihbüro-Aufschlag (15-30%) oder Freelancer-Tarif. Multipliziere mit den Stunden, die du tatsächlich brauchst (nicht Vertragsstunden).
Berechne den Unterschied und die Margenauswirkung
Ziehe die neuen Kosten von den alten Kosten ab. Teile dies durch deinen Monatsumsatz und multipliziere mit 100 für das Prozentsatz der Margenverbesserung.
✨ Pro tip
Starten Sie mit einer flexiblen Kraft neben Ihrem festen Team. Messen Sie 3 Monate lang die echten Kosten und Qualitätsauswirkungen, bevor Sie mehr festes Personal ersetzen.
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Häufig gestellte Fragen
Was sind Arbeitgeberabgaben bei festem Personal?
Arbeitgeberabgaben sind etwa 35% des Bruttoverdiensts. Dies umfasst Sozialversicherungen, Arbeitslosenversicherungsprämie und andere obligatorische Kosten, die du als Arbeitgeber zahlst.
Ist flexibles Personal immer günstiger?
Nein, nur bei wechselnder Auslastung. Bei stabiler Auslastung sind die Kosten pro Stunde oft gleich, aber du verlierst Qualität und Kontinuität durch ständig neue Leute.
Wie rechne ich die zusätzliche Managementzeit ein?
Rechne 10-20% zusätzliche Zeit für Schulung und Anleitung. Wenn du €30/Stunde wert bist und 2 Stunden pro Woche zusätzlich beschäftigt bist, kostet das €240 pro Monat extra.
Kann ich flexibles und festes Personal kombinieren?
Ja, das ist oft das Beste. Behalte einen Kern von festem Personal für Qualität und Kontinuität und fülle Spitzen mit flexiblen Kräften auf.
Was ist, wenn flexible Kräfte absagen?
Baue einen Puffer ein: Arbeite mit mehreren Büros oder Freelancern und rechne mit 5-10% Ausfallrisiko. Dies kann deine Einsparung verringern, aber verhindert Stress.
📚 Konsultierte Quellen
- EU Verordening 852/2004 — Levensmiddelenhygiëne (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 853/2004 — Hygiënevoorschriften voor levensmiddelen van dierlijke oorsprong (2004) — Offizielle Quelle
- EU Verordening 1169/2011 — Voedselinformatie aan consumenten (2011) — Offizielle Quelle
- NVWA — Hygiënecode voor de horeca (2024) — Offizielle Quelle
- NVWA — Allergenen in voedsel (2024) — Offizielle Quelle
- Codex Alimentarius — International Food Standards (2024) — Offizielle Quelle
- FSA — Safer food, better business (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- BVL — Lebensmittelhygiene (HACCP) (2024) — Offizielle Quelle
- Warenwetbesluit Bereiding en behandeling van levensmiddelen (2024) — Offizielle Quelle
- WHO — Foodborne diseases estimates (2024) — Offizielle Quelle
BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) — https://www.bvl.bund.de
Die in dieser Anwendung angezeigten HACCP-Normen dienen ausschließlich der Information. KitchenNmbrs garantiert nicht, dass die angezeigten Werte aktuell oder vollständig sind. Konsultieren Sie stets das BVL oder Ihre zuständige Behörde für die neuesten Vorschriften.
Geschrieben von
Jeffrey Smit
Gründer & CEO von KitchenNmbrs
Jeffrey Smit hat KitchenNmbrs aus 8 Jahren praktischer Erfahrung als Küchenmanager bei der 1NUL8 Group in Rotterdam aufgebaut. Seine Mission: jedem Restaurantbesitzer Kontrolle über die Lebensmittelkosten geben.
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